Afgørelse om aktindsigt i dokumenter vedrørende rådgivning fra ekstern virksomhed

Miljø- og Fødevareklagenævnet traf afgørelse i en sag om delvis aktindsigt, der var indbragt af en kunde hos Guldborgsund Forsyning A/S. Klagen vedrørte forsyningens afslag på aktindsigt i dokumenter udvekslet med rådgivningsvirksomheden [virksomhed2].

Baggrund for aktindsigtsanmodningen

Guldborgsund Forsyning A/S modtog den 23. august 2016 en anmodning om aktindsigt i kommunikation mellem forsyningen og [virksomhed2]. Forsyningen afviste den 30. august 2017 delvist anmodningen med henvisning til to hovedbestemmelser i offentlighedsloven.

Dokumenter undtaget som interne, jf. Offentlighedslovens § 23, stk. 1:

• Faktura af 24.3.2017: mailkorrespondance vedrørende oversendelsesbrev, notatpligt og håndtering af klager.
• Faktura af 18.5.2017: Juridiske undersøgelser vedrørende beskatning af fri bil mv., herunder notat af 26.3.2017.

Dokumenter undtaget som brevveksling med sagkyndige om verserende retssager, jf. Offentlighedslovens § 27, stk. 4:

• Faktura af 24.3.2017: udkast til notat om ansvarsgrundlag.
• Faktura af 18.5.2017: udkast til vurdering af spildevandsanlæg, vurderingsnotat samt alle e-mails i sagen.
• Faktura af 30.6.2017: Ankesag i landsretten, herunder korrespondance af 21.3.2017, 28.3.2017, 31.3.2017, 6.4.2017, 5.5.2017, 15.5.2017.

Klagerens argumenter

Klageren anførte, at kommunikationen med [virksomhed2] ikke var intern, da [virksomhed2] ikke er en del af Guldborgsund Forsyning A/S. Klageren mente desuden, at forsyningens brug af offentlighedslovens § 27 var for bred, og anmodede nævnet om at gennemgå de undtagne dokumenter. Klageren accepterede dog undtagelsen af dokumenter vedrørende ankesagen i landsretten. Klageren anmodede også om vejledning i henhold til Forvaltningslovens § 7, stk. 1 vedrørende håndtering af forsyningen.

Forsyningens høringssvar

Guldborgsund Forsyning A/S fastholdt, at dokumenterne undtaget efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, var interne, da de udgjorde juridisk rådgivning, der kvalitetssikrede beslutningsprocesser og ikke forelå i endelig form. Vedrørende dokumenterne undtaget efter offentlighedslovens § 27, stk. 4, argumenterede forsyningen for, at brevveksling med sagkyndige om verserende retssager eller overvejelser om retssager kunne undtages. Dette omfattede et notat om ansvarsgrundlag i en verserende retssag og en vurdering af et spildevandsanlæg, der understøttede en beslutning om tilbagebetaling af tilslutningsbidrag.

Miljø- og Fødevareklagenævnets kompetence og prøvelse

Nævnet begrænsede sin prøvelse til aktindsigtsspørgsmålene efter offentlighedsloven og afviste at behandle anmodningen om vejledning, da dette faldt uden for nævnets kompetence. Nævnet fastslog sin kompetence til at behandle klager over vandselskabers aktindsigtsafgørelser i henhold til Vandsektorlovens § 26, stk. 3, idet Guldborgsund Forsyning A/S er 100% kommunalt ejet og omfattet af Vandsektorlovens § 2, stk. 1. Dette medfører, at både Offentlighedsloven og Miljøoplysningsloven finder anvendelse.

Vurdering af miljøoplysninger

Nævnet vurderede, om de undtagne dokumenter indeholdt miljøoplysninger, som defineret i Miljøoplysningslovens § 3. Det blev fastslået, at dokumenterne undtaget efter offentlighedslovens § 23, stk. 1, ikke var miljøoplysninger. Derimod indeholdt de dokumenter, der var undtaget efter offentlighedslovens § 27, stk. 4, miljøoplysninger, da de bl.a. vedrørte ansvarsgrundlaget for forurening af en drikkevandsforsyning og vurdering af et spildevandsanlæg. Da forsyningen havde truffet afgørelse på et forkert retsgrundlag for miljøoplysningerne, skulle denne del af sagen hjemvises til fornyet behandling under Miljøoplysningslovens § 2, stk. 1.

Vurdering af interne dokumenter

Miljø- og Fødevareklagenævnet vurderede, at dokumenter indhentet fra private rådgivende virksomheder normalt ikke kan anses for interne arbejdsdokumenter, medmindre den sagkyndige har en fast tilknytning til myndigheden. Nævnet fandt, at dokumenterne fra [virksomhed2] ikke var interne og derfor ikke kunne undtages efter offentlighedslovens § 23, stk. 1. Denne del af afgørelsen blev derfor også ophævet og hjemvist til fornyet behandling.

Miljø- og Fødevareklagenævnet ophævede Guldborgsund Forsyning A/S' afgørelse af 30. august 2017 om delvis aktindsigt og hjemviste sagen til fornyet behandling.

Hjemvisning vedrørende miljøoplysninger

For så vidt angår de dokumenter, der indeholdt miljøoplysninger, fandt nævnet, at Guldborgsund Forsyning A/S havde truffet afgørelse på et forkert retsgrundlag ved at anvende offentlighedsloven i stedet for miljøoplysningsloven. Sagen blev derfor hjemvist, så forsyningen kan foretage en ny vurdering i henhold til Miljøoplysningslovens § 2, stk. 3, som kræver en konkret afvejning af offentlighedens interesse i udlevering over for interessen i at afslå udlevering. Desuden skal der foretages en generel afvejning, da undtagelsesbestemmelserne i den tidligere Offentlighedsloven § 2, Offentlighedsloven § 7, Offentlighedsloven § 10, Offentlighedsloven § 12, stk. 1, og Offentlighedsloven § 13, stk. 1 (1985-offentlighedsloven) samt Forvaltningslovens § 12, stk. 1, Forvaltningslovens § 14, stk. 1, og Forvaltningslovens § 15, stk. 1 (2012-forvaltningsloven) skal anvendes restriktivt.

Hjemvisning vedrørende interne dokumenter

Nævnet vurderede, at de dokumenter, som forsyningen havde undtaget som interne, ikke opfyldte kriterierne for at være interne arbejdsdokumenter, da de stammede fra en ekstern rådgiver uden fast tilknytning til forsyningen. Denne del af afgørelsen blev derfor også ophævet og hjemvist til fornyet behandling. Guldborgsund Forsyning A/S blev vejledt om at overveje meroffentlighed i henhold til Offentlighedslovens § 14, stk. 1, hvis de fortsat måtte mene, at dokumenterne kan undtages.