Planklagenævnets afgørelse om aktindsigt i fortrolighedserklæring mellem Tønder Kommune og projektmager

Tønder Kommune traf den 26. august 2024 afgørelse om aktindsigt i en skriftlig fortrolighedserklæring og tilhørende mailkorrespondance. Afgørelsen blev påklaget til Planklagenævnet.

Klageren anmodede den 19. august 2024 om aktindsigt i en fortrolighedserklæring mellem Tønder Kommune og en projektmager. Baggrunden for anmodningen var, at klageren ikke kunne få oplyst, hvem der deltog i et cafemøde den 19. april 2022 og et borgermøde den 3. oktober 2022, da kommunen havde lovet projektmageren fortrolighed vedrørende et kommende projekt. Klageren antog derfor, at der måtte foreligge en skriftlig fortrolighedserklæring.

Klageren anmodede desuden om aktindsigt i mailkorrespondance mellem [V1] ApS, [V2] og Tønder Kommune samt andre mails vedrørende fortroligheden.

Kommunens afgørelse

Tønder Kommune afslog den 26. august 2024 klagerens anmodning om aktindsigt. Kommunen begrundede afslaget med, at der ikke fandtes en skriftlig fortrolighedserklæring, da fortroligheden var baseret på mundtlige aftaler. Kommunen oplyste desuden, at det var op til projektpartnerne selv at udmelde, hvilke projektpartnere der var involveret i projekter.

Planklagenævnet modtog klagen den 9. september 2024 fra Ankestyrelsen.

Planklagenævnet kunne ikke give medhold i klagen over Tønder Kommunes afgørelse om afslag på aktindsigt. Dette betyder, at kommunens afgørelse står ved magt.

Planklagenævnets kompetence

Planklagenævnet vurderede sin kompetence til at behandle sagen. Afgørelser om aktindsigt i miljøoplysninger kan påklages til den myndighed, der er klageinstans for den sag, aktindsigtsbegæringen vedrører, jf. Miljøoplysningsloven § 4, stk. 6. Tilsvarende følger af Offentlighedsloven § 37, stk. 1 og Forvaltningsloven § 16, stk. 4. Da Planklagenævnet er klageinstans for kommunale afgørelser efter Planloven § 58, herunder vedtagelse af lokalplaner og kommuneplantillæg, fandt nævnet, at det havde kompetence til at behandle klagen, uanset hvilket regelsæt der gjaldt for aktindsigtsanmodningen.

Aktindsigt i eksisterende dokumenter

Retten til aktindsigt omfatter kun eksisterende dokumenter, jf. Offentlighedsloven § 7, stk. 1, Forvaltningsloven § 9, stk. 1 og Miljøoplysningsloven § 2, stk. 1. En kommune er ikke forpligtet til at udarbejde dokumenter, der ikke allerede findes. Tønder Kommune havde oplyst, at den skriftlige fortrolighedserklæring og den efterspurgte korrespondance ikke fandtes. Planklagenævnet fandt ikke grundlag for at antage, at dette ikke var korrekt, og konkluderede derfor, at kommunen ikke havde overtrådt reglerne om aktindsigt ved ikke at udlevere de ikke-eksisterende dokumenter.

Forhold, som ikke behandles

Planklagenævnet behandlede ikke klagepunktet om Tønder Kommunes notatpligt. Nævnet begrundede dette med, at et sådant klagepunkt ikke ville kunne medføre ugyldighed af kommunens afgørelse om aktindsigt. Desuden bemærkede nævnet, at det ikke har kompetence til at behandle spørgsmål om notatpligt og henviste i stedet til Ankestyrelsen.

Afsluttende bemærkninger

Planklagenævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Planklagenævnet § 3, stk. 3. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Planklagenævnet § 4.