Landsskatteretten: Manglende dokumentation for rejse- og befordringsgodtgørelse medfører indberetningspligt og hæftelse

Sagen omhandler [virksomhed1] ApS' udbetaling af skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse til medarbejdere i indkomstårene 2017 og 2018. Skattestyrelsen havde pålagt selskabet at indberette de udbetalte godtgørelser som skattepligtig A-indkomst og hæftede selskabet for manglende indeholdt A-skat og arbejdsmarkedsbidrag. Det samlede krav udgjorde 718.631 kr. i A-skat og 128.606 kr. i arbejdsmarkedsbidrag.

Skattestyrelsens begrundelse

Skattestyrelsen anførte, at udbetalingerne ikke kunne foretages skattefrit, da betingelserne i Ligningsloven § 9 A, stk. 1 og Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1 og Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2 ikke var opfyldt. Specifikke mangler i dokumentationen omfattede:

• Rejsegodtgørelse: Manglende oplysninger om rejsens erhvervsmæssige formål, start- og sluttidspunkt, rejsens mål (adresser), anvendte satser og beregning af godtgørelsen. Derudover var det oplyst, at flere medarbejdere overnattede på selskabets adresse i løbet af ugen, hvilket strider mod kravet om at være på rejse.
• Befordringsgodtgørelse: Manglende oplysninger om kørslens erhvervsmæssige formål, mål (adresser), anvendte satser og beregning af godtgørelsen. For en medarbejder var der tvivl om sandsynligheden af de angivne kørselsmønstre, og for en anden var der tale om regelmæssig kørsel til arbejdsgivers adresse ud over de første 60 dage.

Skattestyrelsen vurderede, at selskabet ikke havde opfyldt sin kontrolpligt jf. Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1, stk. 1, og at godtgørelserne derfor var skattepligtig A-indkomst jf. Kildeskatteloven § 43, stk. 1. Selskabet hæftede for den manglende indeholdelse af A-skat og arbejdsmarkedsbidrag jf. Kildeskatteloven § 69, stk. 1 og Arbejdsmarkedsbidragsloven § 7, da der var udvist forsømmelighed. Forældelsesfristen var suspenderet jf. Forældelsesloven § 3, stk. 2.

Klagerens opfattelse

Selskabets repræsentant nedlagde påstand om, at der ikke var grundlag for indberetning eller hæftelse. Repræsentanten argumenterede for, at selskabets interne bilag (ugesedler, opsummeringsark og lønsedler) skulle ses samlet, og at de tilsammen opfyldte dokumentationskravene. Det blev fremhævet, at selskabets administration var fuldt bekendt med medarbejderne, projekterne og de anvendte forkortelser, og at formålet med arbejdet (teknisk isolering) var entydigt. Det blev også anført, at det ikke gav mening at anføre medarbejderens adresse og CPR-nr. på ugerapporterne i en mindre virksomhed. Vedrørende befordringsgodtgørelse blev det anført, at alle nødvendige oplysninger fremgik af de samlede bilag. Endelig anfægtede repræsentanten sagsbehandlerens habilitet og mente, at kravet i stedet burde rejses direkte mod medarbejderne, hvis godtgørelserne blev anset for skattepligtige.

Landsskatterettens afgørelse

Landsskatteretten stadfæstede Skattestyrelsens afgørelse om, at selskabet var forpligtet til at indberette udbetalt rejse- og befordringsgodtgørelse som A-indkomst og hæftede for manglende indeholdt A-skat og arbejdsmarkedsbidrag.

Retten henviste til Kildeskatteloven § 43, stk. 1 om A-indkomst, Kildeskatteloven § 46, stk. 1 om indeholdelsespligt, Arbejdsmarkedsbidragsloven § 1 og Arbejdsmarkedsbidragsloven § 2, stk. 1, nr. 1 om arbejdsmarkedsbidrag, samt Arbejdsmarkedsbidragsloven § 7 om anvendelse af kildeskattelovens bestemmelser. Hæftelsen blev fastslået i henhold til Kildeskatteloven § 69, stk. 1, idet selskabet ikke havde godtgjort, at der ikke var udvist forsømmelighed. Der blev henvist til Østre Landsretsdommen U.2021.1039.

Landsskatteretten bemærkede, at arbejdsgivere har pligt til at indberette A-indkomst og godtgørelser jf. Skattekontrollov § 7. Godtgørelser for udgifter påført af arbejdet medregnes som udgangspunkt i indkomsten jf. Ligningsloven § 9, stk. 4, medmindre de er omfattet af Ligningsloven § 9 A (rejseudgifter) eller Ligningsloven § 9 B (befordringsudgifter) og ikke overstiger de fastsatte satser.

Kontrolpligt og dokumentationskrav

Det blev fremhævet, at arbejdsgiveren har pligt til at kontrollere, om betingelserne for skattefri godtgørelse er opfyldt, og at denne kontrol skal være forudgående, jf. SKM2009.430.HR. Manglende effektiv kontrol medfører, at hele den udbetalte godtgørelse anses som skattepligtig, jf. bl.a. SKM2007.247.HR.

For skattefri rejsegodtgørelse kræves det, at lønmodtageren er på rejse af mindst 24 timers varighed jf. Ligningsloven § 9 A, stk. 5, og at arbejdsgiveren har ført kontrol og har bogføringsbilag, der indeholder følgende jf. Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
• Rejsens erhvervsmæssige formål.
• Rejsens start- og sluttidspunkt.
• Rejsens mål med eventuelle delmål.
• De anvendte satser.
• Beregning af rejsegodtgørelsen.

For skattefri befordringsgodtgørelse kræves det, at kørslen er erhvervsmæssig jf. Ligningsloven § 9 B, stk. 1, og at arbejdsgiveren har ført kontrol og har bogføringsbilag, der indeholder følgende jf. Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
• Kørslens erhvervsmæssige formål.
• Dato for kørslen.
• Kørslens mål med eventuelle delmål.
• Angivelse af antal kørte kilometer.
• De anvendte satser.
• Beregning af befordringsgodtgørelsen.

Det er desuden et krav, at det på baggrund af bilagene er muligt at identificere det benyttede befordringsmiddel, jf. SKM2004.45.LSR.

Vurdering af selskabets dokumentation

Landsskatteretten fandt, at de fremlagte rejse- og kørselsbilag ikke opfyldte betingelserne i bekendtgørelsen. Specifikke mangler omfattede:

• Rejsebilag: Manglende angivelse af rejsens erhvervsmæssige formål, rejsens start- og sluttidspunkt, og utilstrækkelig angivelse af rejsens mål (kun forkortelser uden adresser).
• Kørselsbilag: Manglende angivelse af kørslens erhvervsmæssige formål og utilstrækkelig angivelse af kørslens mål (kun forkortelser uden adresser).
• Generelt: Manglende oplysninger om modtagerens adresse og CPR-nr., de anvendte satser og beregning af godtgørelserne (dog var satser og beregning for to medarbejdere anført på opsummeringsark).

Landsskatteretten konkluderede, at selskabet ikke havde foretaget den fornødne kontrol, og at hele den udbetalte godtgørelse derfor var skattepligtig. Selskabet var forpligtet til at indberette beløbene som A-indkomst og hæftede for den manglende indeholdelse af A-skat og arbejdsmarkedsbidrag, da selskabet havde udvist forsømmelighed ved fuldstændigt at tilsidesætte sine forpligtelser.

Habilitet

Landsskatteretten fandt, at det forhold, at Skattestyrelsens sagsbehandler tidligere havde behandlet en lignende sag for et andet selskab med samme navn, ikke medførte inhabilitet i henhold til Forvaltningsloven § 3.