Afgørelse om afslag på slutudbetaling til økologifremmeprojekt i Silkeborg og Syddjurs Kommune

Miljø- og Fødevareklagenævnet har behandlet en klage over Landbrugsstyrelsens afgørelse af 18. september 2020. Afgørelsen vedrørte et afslag på slutudbetaling til et projekt med titlen ”Økologisk omlægning - i tanke og handling. Økologifremmeprojekt, Plejecentre i Silkeborg og Syddjurs Kommune” under ordningen Økologifremme 2015.

Landbrugsstyrelsen meddelte oprindeligt tilsagn om tilskud den 8. december 2016, med ændringer den 18. januar 2017. Tilsagnet indeholdt specifikke betingelser for dokumentation af udgifter, herunder krav til løn til personale, ekstern bistand og forplejning.

Klager anmodede om slutudbetaling den 26. marts 2019. Landbrugsstyrelsen efterspurgte herefter yderligere dokumentation, men fandt, at den fremsendte dokumentation var utilstrækkelig på flere punkter.

Landbrugsstyrelsens begrundelse for afslag

Landbrugsstyrelsen begrundede afslaget med, at en række udgifter ikke kunne godkendes, og at det anmodede beløb overskred det tilskudsberettigede beløb med mere end 10 %, hvilket udløste en sanktion i henhold til Kommissionens Gennemførelsesforordning (EU) nr. 809/2014.

Styrelsens hovedpunkter for afslaget var:

• Lønomkostninger: Klager havde ikke fremsendt fyldestgørende timeregnskaber for projektets medarbejdere. Timeregnskaberne manglede detaljer om arbejdsopgaver, og nogle timer var tilføjet i hånden. Desuden var lønberegningen baseret på en gennemsnitsløn for flere år, hvilket gjorde det umuligt at beregne den korrekte timesats for de enkelte år. Et årsværk var desuden angivet forkert i udbetalingsanmodningen.

• Ekstern bistand: Fakturaer for ekstern konsulentbistand (bilag F1, F2, F3) var ikke tilstrækkeligt specificerede. De manglede oplysninger om antal timer, timepris og detaljerede beskrivelser af de udførte opgaver, hvilket gjorde det umuligt for styrelsen at vurdere, om ydelserne var i overensstemmelse med tilsagnet.

• Forplejning fra intern kantine: Udgifter til forplejning (bilag F6, F7, F8, F9, F10, F12, F13) kunne ikke godkendes, da der ikke forelå tilstrækkelig betalingsdokumentation fra en bank. Klager oplyste, at der var tale om køb fra egen intern kantine, hvilket Landbrugsstyrelsen ikke accepterede som tilstrækkelig dokumentation.

Klagerens anbringender

Klager fastholdt, at projektet var gennemført i overensstemmelse med tilsagnet. Klager anførte, at de direkte undervisningstimer var registreret uge for uge, og at den anvendte timelønssats var gennemsnitslønnen for hver enkelt medarbejder i de relevante uger. Vedrørende forplejning henviste klager til, at det godkendte budget og tilsagnets bilag 1 og 2 specifikt havde godkendt udgifter til den interne kantine.

Miljø- og Fødevareklagenævnet har truffet afgørelse om ikke at give medhold i klagen over Landbrugsstyrelsens afslag på slutudbetaling til projektet ”Økologisk omlægning - i tanke og handling. Økologifremmeprojekt, Plejecentre i Silkeborg og Syddjurs Kommune”. Nævnets afgørelse er endelig og kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed, jf. Lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet § 17. Afgørelsen er truffet af formanden på nævnets vegne, jf. Lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet § 8.

Nævnet har begrænset sin prøvelse til de forhold, der er klaget over, i henhold til Lov om Miljø- og Fødevareklagenævnet § 11, stk. 1. Disse forhold omfatter lønomkostninger, udgifter til ekstern bistand og udgifter til forplejning ved intern kantine.

Lønomkostninger

Miljø- og Fødevareklagenævnet fandt, at klagers ansøgte lønomkostninger ikke var tilskudsberettigede. Nævnet lagde vægt på, at tilsagnets vilkår om oplysninger om medarbejdernes arbejdsopgaver, timepris og antal timer ikke var opfyldt. Dette skyldtes, at timeregnskaberne var mangelfulde, herunder at nogle timer var skrevet på i hånden, og at de vigtigste arbejdsopgaver ikke fremgik tydeligt. Desuden var lønberegningen baseret på en gennemsnitsløn, hvilket forhindrede en korrekt beregning af timesatsen for de enkelte år. Nævnet fandt derfor, at lønudgifterne ikke opfyldte tilsagnets betingelser, da klager ikke havde indsendt de nødvendige oplysninger i henhold til Bekendtgørelse om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer § 10, stk. 1, nr. 1. Landbrugsstyrelsen kunne dermed træffe afgørelse om delvist bortfald af tilskuddet, jf. Bekendtgørelse om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer § 21, nr. 5.

Udgifter til ekstern bistand

Nævnet godkendte ikke udgifterne til ekstern bistand, da fakturaerne (bilag F1, F2, F3) ikke opfyldte tilsagnets vilkår om, at antal timer og timepris skulle fremgå. Fakturaerne var ikke tilstrækkeligt specificerede til at vurdere, om de udførte opgaver var i overensstemmelse med tilsagnet. Derfor fandt nævnet, at udgifterne til ekstern bistand ikke opfyldte betingelsen i Bekendtgørelse om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer § 21, nr. 4, om at projektet skal gennemføres i overensstemmelse med tilsagnet.

Udgifter til forplejning ved intern kantine

Miljø- og Fødevareklagenævnet fandt, at udgifterne til forplejning fra klagers interne kantine ikke var tilskudsberettigede. Nævnet lagde vægt på, at der ikke forelå egentlige fakturaer eller tilstrækkelig betalingsdokumentation for disse udgifter, da der var tale om interne afregninger. Dette var i strid med tilsagnets vilkår om, at alle udgifter skal kunne dokumenteres som afholdt og betalt af tilsagnshaver. Udgifterne opfyldte dermed ikke betingelserne i Bekendtgørelse om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer § 18, stk. 1, nr. 3 og Bekendtgørelse om tilskud til fremme af produktion og afsætning af økologiske fødevarer § 18, stk. 1, nr. 4. Det forhold, at Landbrugsstyrelsen angiveligt havde givet tilsagn til forplejning fra den interne kantine, ændrede ikke ved kravet om korrekt dokumentation for afholdelse af udgifterne.