Skattepligtig rejse- og befordringsgodtgørelse - manglende kontrol og dokumentation

Sagen omhandler en klagers skattepligt af udbetalt rejse- og befordringsgodtgørelse på 87.361 kr. i indkomståret 2016. Skattestyrelsen havde under en arbejdsgiverkontrol af klagerens arbejdsgiver, [virksomhed1] ApS, konstateret, at selskabet ikke havde ført den fornødne kontrol med udbetalingen af skattefrie godtgørelser, og at søsterselskabet [virksomhed3] A/S i visse tilfælde havde afholdt faktiske udgifter til rejser og kost for ansatte i [virksomhed1] ApS.

[virksomhed1] ApS, stiftet i 2015, er ejet af [person1], som også er eneejer og direktør for [virksomhed3] A/S, stiftet i 2013. Begge selskaber har samme adresse. [virksomhed1] ApS udlejer mandskab til [virksomhed3] A/S, der udfører overfladebehandling af stål og facader samt off-shore business.

Skattestyrelsen fandt, at der manglede tilstrækkelig dokumentation for de udbetalte godtgørelser. Afregningsbilagene for klageren indeholdt ikke oplysninger om rejsens eller kørslens start- og sluttidspunkt, formål, kørte kilometer eller anvendt bil. Selvom et elektronisk tidsregistreringssystem ([x1]) blev nævnt, var der uoverensstemmelser i oplysningerne om dets brug og tilgængelighed af data. Derudover var der konstateret tilfælde, hvor rejsegodtgørelse blev udbetalt med fuld sats, selvom arbejdsgiveren dækkede kost og logi, og hvor kørselsgodtgørelse blev udbetalt til ansatte uden egen bil.

Klagerens tidligere repræsentant påstod, at godtgørelserne skulle anses for skattefrie, idet betingelserne i Ligningsloven § 9, stk. 4, 2. pkt. var opfyldt. Det blev anført, at arbejdsgiveren havde opfyldt kontrolforpligtelsen og dokumentationskravene i henhold til ligningsloven og Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000. Repræsentanten henviste til tidligere utrykt landsskatteretspraksis (LSR 12-0191975, LSR 13-6640662) og den offentliggjorte afgørelse SKM2018.240.LSR, der ifølge klageren viste, at mindre fejl eller differencer i dokumentationen ikke nødvendigvis medfører skattepligt af hele beløbet, så længe der var mulighed for og faktisk blev ført kontrol. Det blev fremhævet, at selskabet havde et kontrol- og styringssystem, og at eventuelle fejl var af bagatelagtig karakter.

Landsskatterettens afgørelse

Landsskatteretten stadfæstede Skattestyrelsens afgørelse og fandt, at den udbetalte rejse- og befordringsgodtgørelse var skattepligtig for klageren.

Rejsegodtgørelse

Landsskatteretten henviste til Ligningsloven § 9, stk. 4 og Ligningsloven § 9 A, som fastslår, at rejsegodtgørelser er skattepligtige, medmindre de opfylder betingelserne for skattefrihed, herunder at rejsen varer mindst 24 timer (Ligningsloven § 9 A, stk. 5). Satserne for 2016 var 682 kr. pr. døgn (477 kr. for kost og 205 kr. for logi), og satserne skal reduceres ved fri kost eller betalt logi (Ligningsloven § 9 A, stk. 3).

Det er en betingelse, at arbejdsgiveren fører kontrol, og at bogføringsbilag indeholder specifikke oplysninger som angivet i Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 1, stk. 2:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
• Rejsens erhvervsmæssige formål
• Rejsens start- og sluttidspunkt
• Rejsens mål med eventuelle delmål
• De anvendte satser
• Beregning af rejsegodtgørelsen

Konsekvensen af manglende effektiv kontrol er, at hele den udbetalte godtgørelse anses som skattepligtig, jf. eksempelvis TfS 1994.495Ø, SKM2001.504ØLR og SKM2007.247HR. Hvis godtgørelsen overstiger satserne, er hele beløbet personlig indkomst, jf. SKM2018.61.BR.

Landsskatteretten lagde vægt på, at der ikke var fremlagt dokumentation med de krævede oplysninger, især manglen på rejsens start- og sluttidspunkt og præcise adresser for arbejdssteder. Dette gjorde det umuligt at kontrollere rejsens faktiske varighed og dermed, om den ansatte havde været på rejse i hele døgn eller kun dele af døgnet, hvilket er afgørende for satsberegningen. Oplysninger fra [x1] angav arbejdstid, ikke rejsetid. Retten fandt, at der var tale om flere forskellige typer af fejl, og at disse ikke var af bagatelagtig karakter, hvorfor Landsskatterettens afgørelse i SKM2018.240.LSR ikke var sammenlignelig. Selskabet havde ikke haft mulighed for at kontrollere, om betingelserne i Ligningsloven § 9 A var opfyldt.

Befordringsgodtgørelse

Landsskatteretten henviste til Ligningsloven § 9, stk. 4 og Ligningsloven § 9 B, som definerer erhvervsmæssig befordring og fastsætter betingelser for skattefrihed. For 2016 var satsen 3,63 kr. pr. km for de første 20.000 km og 1,99 kr. herefter. Det er en betingelse, at arbejdsgiveren fører kontrol, og at bogføringsbilag indeholder specifikke oplysninger som angivet i Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2, stk. 2:

• Modtagerens navn, adresse og CPR-nr.
• Kørslens erhvervsmæssige formål
• Dato for kørslen
• Kørslens mål og eventuelle delmål
• Angivelse af antal kørte kilometer
• De anvendte satser
• Beregning af befordringsgodtgørelsen

Derudover skal der være tale om kørsel i lønmodtagerens egen bil, og det skal være muligt at identificere den anvendte bil, jf. SKM2004.45.LSR. Kontrollen skal ske forudgående, senest på udbetalingstidspunktet, jf. SKM2009.430.HR og SKM2018.61.BR. Udbetales befordringsgodtgørelse med et højere beløb end Skatterådets satser, anses hele beløbet for personlig indkomst, jf. Bekendtgørelse om rejse- og befordringsgodtgørelse § 2, stk. 3 og SKM2017.60.LSR.

Landsskatteretten fandt, at der ikke var fremlagt dokumentation med de krævede oplysninger, herunder formål, adresser, start-/sluttidspunkt for kørsel, antal kørte kilometer eller dokumentation for brug af egen bil. Retten lagde vægt på, at udbetalingerne generelt ikke havde været underlagt fyldestgørende kontrol, hvilket blev bekræftet af fejl konstateret ved stikprøvekontrol hos arbejdsgiveren. De fremlagte afregningsbilag for udvalgte ansatte manglede afgørende oplysninger for at føre effektiv kontrol. Oplysningen om arbejdsgivers overblik over arbejdsopgaver og lokation kunne ikke ændre resultatet, da ikke alle ansatte anvendte [x1] til registrering, og der skulle ske forudgående kontrol. Fejlene blev ikke anset for bagatelagtige, og SKM2018.240.LSR var derfor ikke sammenlignelig.

Landsskatteretten stadfæstede Skattestyrelsens afgørelse for begge godtgørelsestyper.