Politiet skal journalisere dokumenter, herunder breve og besøgsanmodninger, som politiet modtager eller afsender/videregiver i anledning af, at en arrestant er undergivet brev- og besøgskontrol, jf. offentlighedslovens § 15, stk. 1.
Journaliseringspligten gælder, uanset om dokumentet modtages personligt eller pr. post eller e-mail. Journaliseringen skal ske ved registrering i POLSAS efter nedenstående retningslinjer:
Breve:
Politiet skal registrere modtagelse af breve til eller fra arrestanten, der er undergivet brevkontrol efter retsplejelovens § 772.
Registreringen skal ske i POLSAS i bilag/anmærkninger. Datoen for politiets modtagelse af brevet og en kort tematisk angivelse af brevets indhold (overskrift/stikord – f.eks. ”brev fra kæreste”) skal fremgå af registreringen.
Registreringen skal ske snarest muligt efter, at brevet er modtaget.
Når brevkontrollen er gennemført, og politiet afsender eller videregiver brevet, skal politiet registrere afsendelsen/videregivelsen i POLSAS i bilag/anmærkninger med angivelse af dato for afsendelsen/videregivelsen samt en kort tematisk angivelse af brevets indhold (evt. ved henvisning til det løbenummer i bilag/anmærkninger, som modtagelsen af brevet er registreret under).
Hvis politiet afsender eller videregiver brevet samme dag, som det modtages hos politiet, kan registrering heraf ske under samme løbenummer i bilag/anmærkninger under forudsætning af, at det klart fremgår af tekstfeltet, at brevet er modtaget og afsendt/videregivet samme dag.
Anmodning om besøg:
Politiet skal efter samme retningslinjer, som gælder for breve, registrere modtagelse og afsendelse/videregivelse af besøgsanmodninger til og fra arrestanter, der er undergivet besøgskontrol efter retsplejelovens § 771, i POLSAS i bilag/anmærkninger.
Hvis en besøgsanmodningsseddel er vedlagt et brev til eller fra en arrestant, der er undergivet brev- og besøgskontrol, skal såvel brevet som besøgsanmodningen registreres i POLSAS i bilag/anmærkninger efter de retningslinjer, der er beskrevet ovenfor under breve.
Politiet skal herudover notere personlige eller telefoniske henvendelser vedrørende anmodninger om besøg til arrestanten, der er undergivet besøgskontrol efter retsplejelovens § 771. Politiet skal i disse tilfælde udfærdige et notat på sagen med angivelse af anmodningens indhold og datoen for henvendelsen. Politiet skal desuden registrere henvendelsen i POLSAS i bilag/anmærkninger.
