Forarbejder til Bekendtgørelse af lov om Digital Post fra offentlige afsendere § 7
Bestemmelsen fastlægger reglerne for, hvilke myndigheder mv. der kan anvende postløsningen til at kommunikere med tilsluttede borgere og virksomheder.
Forslaget til stk. 1 indebærer, at offentlige afsendere kan anvende postløsningen til at kommunikere med borgere og virksomheder, der er tilsluttet postløsningen. Begrebet offentlige afsendere defineres i stk. 2-4, jf. nedenfor. De offentlige afsenderes ret til at sende kommunikation til borgere og virksomheder indebærer således, at en borger/virksomhed, der f.eks. har sendt en almindelig e-mail til en offentlig myndighed ikke kan kræve at modtage svar via almindelig e-mail, men at den offentlige myndighed eksempelvis kan sende svaret via den digitale postløsning. Tilsvarende kan den offentlige myndighed besvare en henvendelse modtaget som papirpost via den digitale postløsning. Dette gælder også selv om borgeren eller virksomheden udtrykkeligt har anmodet om, at svaret sendes som papirpost.
Offentlige afsendere vil herunder kunne anvende postløsningen til at kommunikere med andre tilsluttede myndigheder mv. i medfør af lovens bestemmelser.
Bestemmelsen omfatter alle former for skriftlig kommunikation. Bestemmelsen omfatter således blandt andet afgørelser og påbud, der kan have indgribende karakter for dem, de retter sig til, men også al anden form for kommunikation, såsom processuelle henvendelser til borgere såsom partshøringer efter forvaltningslovens § 19.
Offentlige afsendere vil ikke i medfør af reglerne i det foreliggende lovforslag være forpligtede til at sende digital post til de tilsluttede personer og juridiske enheder via Offentlig Digital Post. Det er imidlertid intentionen, at Offentlig Digital Post anvendes til myndighedernes udgående post i videst muligt omfang i overensstemmelse med den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale digitaliseringsstrategi.
Tilsluttede personer og juridiske enheder har med andre ord ikke krav på at modtage meddelelser fra de tilsluttede offentlige afsendere via denne postløsning. Sådanne regler vil kunne fastsættes i anden lovgivning.
Offentlige afsendere vil således kunne vælge at sende post i fysisk form, hvor det vurderes hensigtsmæssigt, f.eks. hvor der kan være et ønske om, at et brev kommer frem til en bestemt fysisk postadresse, f.eks. et forretningssted.
Offentlige afsenderes tilslutning kan være delvis, således at der er udvalgte områder, hvor der kommunikeres via den digitale postløsning, mens øvrig kommunikation foregår digitalt på anden måde, enten via e-mail eller digitale selvbetjeningsløsninger. Det er således ikke en betingelse for en myndigheds tilslutning, at alle myndighedens afsendende systemer er tilsluttet den digitale postløsning Der kan – i det omfang der er adgang hertil efter gældende ret – også anvendes almindelig e-mail-kommunikation til og fra offentlige afsendere ligesom der som hidtil kan anvendes andre digitale løsninger, herunder særlige postfunktioner eller digitale selvbetjeningsløsninger på offentlige hjemmesider i overensstemmelse med lovgivningen på det pågældende område. På borgerområdet er det tanken, at kommunikation vedrørende følsomme personoplysninger eller fortrolige oplysninger skal ske via den digitale postløsning. På erhvervsområdet kan det endvidere komme på tale at anvende andre digitale løsninger, der tilbyder samme sikkerhed, f.eks. via fremsendelse af krypterede mails med digital signatur.
Tilsluttede fysiske personer og juridiske enheder skal – for så vidt angår kommunikation fra offentlige afsendere – være opmærksomme på, at offentlige afsendere kan kommunikere både ved fremsendelse i fysisk form og i digital form i Offentlig Digital Post. Det helt overvejende udgangspunkt vil imidlertid være, at tilsluttede myndigheder så vidt muligt sender post til tilsluttede personer og juridiske enheder i Offentlig Digital Post, medmindre andet følger af anden lovgivning. Dette følger af eDag3 og i øvrigt af hele målsætningen for digitaliseringsstrategien og af regeringsgrundlaget.
Lovforslaget ændrer ikke på reglerne om partsrepræsentation. Den, der er part i en sag, kan efter forvaltningslovens § 8, stk. 1, på ethvert tidspunkt af sagens behandling lade sig repræsentere eller bistå af andre. I det omfang en part lader sig bistå eller repræsentere af andre skal kommunikation – også efter de foreslåede regler – ske til partsrepræsentanten. Det vil kunne ske i Offentlig Digital Post i det omfang partsrepræsentanten er tilsluttet postløsningen.
Bestemmelsen i stk. 2 er begrundet i de gældende udbudsretlige regler, der indebærer, at ikke alle offentlige myndigheder fra lovens ikrafttræden vil kunne anvende Offentlig Digital Post til at sende meddelelser til tilsluttede personer og juridiske enheder. De udbudsretlige regler indebærer, at den eksisterende postløsning kun kan anvendes af myndigheder mv., der er oprindelige parter i den privatretlige aftale mellem staten og leverandøren af postløsningen.
De myndigheder der fra lovens ikrafttræden kan blive tilsluttet løsningen er: alle statslige myndigheder, statslige institutioner, ATP og ordninger administreret af ATP samt alle kommuner og regioner. Herudover kan en lang række selevejende institutioner, hvis bevillinger er optaget på finansloven, blive tilsluttet. Listen over hvilke selvejende institutioner det drejer sig om, er tilgængelig på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside www.digst.dk.
En myndighed skal for at blive tilsluttet indgå en tilslutningsaftale med den systemansvarlige og gennemføre en teknisk tilslutning. En myndighed defineres i tilslutningssammenhæng ved sit CVR nr. Det betyder, at en myndigheds enheder registreret med P-nummer kan tilsluttes under CVR- enhedens tilslutning.
I medfør af bemyndigelsen i stk. 2 vil finansministeren f.eks. i forbindelse med genudbud af postløsningen kunne fastsætte at offentlige afsendere omfatter alle offentlige myndigheder.
Udtrykket »offentlige myndigheder« skal forstås bredt, dvs. med en afgrænsning, som svarer til de myndigheder, der er omfattet af offentligheds- og forvaltningsloven.
I medfør af bemyndigelsen i stk. 3 kan finansministeren bestemme, at offentlige afsendere endvidere omfatter institutioner, foreninger og fonde, der ikke henregnes til den offentlige forvaltning. Det gælder dog kun for selvejende institutioner mv., hvis driftsbudget er optaget på bevillingslov, selvejende institutioner mv., som en kommune eller region har indgået driftsoverenskomst med, samt for institutioner, foreninger, fonde mv.,
-
hvis udgifter eller regnskabsmæssige underskud dækkes ved statstilskud eller ved bidrag, afgift eller anden indtægt i henhold til lov, eller
-
som modtager kapitalindskud, tilskud, lån, garanti eller anden støtte fra staten eller en institution mv., som er omfattet af nr.1, såfremt kapitalindskuddet mv. har væsentlig betydning for modtageren.
I medfør af bemyndigelsen i stk. 4 vil finansministeren efter drøftelse med Folketingets ledelse og rigsrevisor kunne bestemme, at Folketinget og institutionerne under Folketinget kan omfattes som offentlige afsendere.
Finansministerens bestemmelse efter stk. 1 om at en myndighed mv. skal betegnes som offentlig afsender, er afgørende for, at den pågældende myndighed kan kommunikere efter bestemmelsen i stk. 1, dvs. at myndigheden mv. kan anvende postløsningen til at sende meddelelser, herunder bebyrdende afgørelser, til tilsluttede personer og juridiske enheder med de retsvirkninger, der følger af § 10.
Bestemmelsen i stk. 5 skal ses på baggrund af de retsvirkninger der er knyttet til postløsningen – herunder at offentlige afsendere kan sende meddelelser, herunder bebyrdende afgørelser, til fysiske personer og juridiske enheder, der er omfattet af obligatorisk tilslutning, men ikke tilmeldt sig postløsningen. Det foreslås derfor, at finansministeren i den offentlige digitale postløsning offentliggør hvilke offentlige myndigheder, der er tilsluttet som offentlige afsendere. Denne offentliggørelse opdateres løbende.
