Borgerservicecenterloven § 3a

Kommunalbestyrelsen kan sammen med en eller flere andre kommunalbestyrelser beslutte at oprette et fælleskommunalt callcenter, som yder service til borgere og virksomheder i de kommuner, der deltager i det fælleskommunale callcenter.

Stk. 2. Det fælleskommunale callcenter har til brug for varetagelsen af servicen nævnt i stk. 1 adgang til de deltagende kommuners elektroniske dokumenthåndteringssystemer.

Forarbejder til Borgerservicecenterloven § 3a

Retsinformation

Lovforslagets § 3, stk. 1 og 2, vedrører situationer, hvor et borgerservicecenter varetager opgaver, som efter lovgivningen påhviler en anden myndighed (den ansvarlige myndighed). Bestemmelserne gælder både, hvis borgerservicecenteret varetager opgaver, der har karakter af faktisk forvaltningsvirksomhed, og hvis myndigheden efter særlig hjemmel har overladt opgaver, der har karakter af myndighedsudøvelse. Bestemmelserne regulerer adgangen til udveksling af oplysninger mellem borgerservicecenteret og den anden myndighed.

Lovforslagets § 3, stk. 5, vedrører adgangen til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter i situationer, hvor oplysninger udveksles efter stk. 1 og 2.

Lovforslagets § 3, stk. 6, vedrører situationer, hvor borgerservicecenteret og en anden myndighed efter lovgivningen er ansvarlige for hver deres del af et integreret sagsbehandlingsforløb. I disse situationer finder lovforslagets § 3, stk. 1, 2 og 5, tilsvarende anvendelse.

Herudover vedrører § 3, stk. 3, situationer, hvor et borgerservicecenter og en anden del af forvaltningen har brug for at udveksle følsomme personoplysninger i forbindelse med behandlingen af ansøgningssager.

Bestemmelserne gælder kun ved udveksling af oplysninger mellem en anden myndighed henholdsvis anden del af forvaltningen og et borgerservicecenter, således som dette er defineret i § 2, stk. 1. Hvis udvekslingen sker mellem f.eks. en anden myndighed og en anden del af den kommunale forvaltning, finder de almindelige bestemmelser i lovgivningen anvendelse. Ligeledes hvis udvekslingen af oplysningerne ikke sker som følge af, at opgaven er overladt til kommunen, eller hvis der ikke er tale om tilknyttede opgaver.

Lovforslagets § 3 er ikke til hinder for, at der i lovgivningen som et supplement hertil fastsættes andre bestemmelser om udveksling af oplysninger.

Til stk. 1

Bestemmelsen vedrører et borgerservicecenters indhentning af oplysninger fra en ansvarlig myndighed, det vil sige en myndighed, som opgaven efter lovgivningen påhviler, og som fortsat har det overordnede ansvar for opgavens udførsel. Den gælder for de situationer, hvor et borgerservicecenter udfører alle dele eller en del af en opgave, som efter lovgivningen påhviler en anden myndighed, jf. nr. 1) og 2) i de almindelige bemærkninger, afsnit 4.6.1. I medfør af stk. 6 finder den tillige anvendelse i situationer, hvor kommunen(s borgerservicecenter) og en anden myndighed i henhold til lovgivningen varetager hver sin del af den samme opgave, jf. nr. 3) i de almindelige bemærkninger, afsnit 4.6.1.

Borgerservicecenteret kan efter bestemmelsen få udleveret de oplysninger, som er fornødne til borgerservicecenterets varetagelse af de opgaver, der er henlagt til borgerservicecenteret, det vil sige, at indhentningen af oplysningerne skal være saglig og nødvendig.

Bestemmelsen gælder både for manuelle oplysninger og elektronisk behandlede oplysninger, og for såvel personoplysninger som ikke-personoplysninger.

Borgerservicecenteret må f.eks. efter bestemmelsen få adgang til elektroniske systemer, som den ansvarlige myndighed er dataansvarlig for, i det omfang det er nødvendigt for borgerservicecenterets varetagelse af opgaven. Borgerservicecenteret kan ligeledes udbede sig manuelle oplysninger, såfremt det er nødvendigt.

Bestemmelsen vedrører også indhentelse af følsomme personoplysninger, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 1, og persondatalovens §§ 7 og 8.

Med hensyn til forholdet mellem bestemmelsen og forvaltningslovens § 28 og persondatalovens § 5, stk. 1 - 3, §§ 6 – 8 og § 11, stk. 1, henvises til de almindelige bemærkninger afsnit 4.6.3.1. og 4.6.3.2.

Med hensyn til andre bestemmelser end forvaltningslovens § 28 og persondatalovens § 5, stk. 1 - 3, §§ 6 – 8 og § 11, stk. 1, skal det i overensstemmelse med almindelige lovfortolkningsprincipper afgøres, hvorvidt disse finder anvendelse i stedet for lovforslagets bestemmelser eller finder anvendelse som et supplement hertil. Herunder vil bestemmelser, som regulerer videregivelse i særlige sagstyper eller på et særligt opgaveområde, finde anvendelse frem for lovforslagets. Dette gælder bl.a. i forhold til forvaltningslovens § 29 og lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, § 11 a og § 11 c.

Med hensyn til baggrunden for bestemmelsen henvises til de almindelige bemærkninger, afsnit 4.6.

Til stk. 2

Bestemmelsen vedrører den ansvarlige myndigheds indhentning af oplysninger fra et borgerservicecenter, der udfører en opgave på vegne af denne myndighed. Den gælder således for de situationer, hvor et borgerservicecenter udfører alle dele eller en del af en opgave, som efter lovgivningen påhviler en anden myndighed, jf. nr. 1) og 2) i de almindelige bemærkninger, pkt. 4.6.1. I medfør af stk. 6 finder den tillige anvendelse i situationer, hvor kommunen(s borgerservicecenter) og en anden myndighed i henhold til lovgivningen varetager hver sin del af den samme opgave, jf. nr. 3) i de almindelige bemærkninger, pkt. 4.6.1.

Det er efter bestemmelsen en betingelse, at indhentningen kun sker i det omfang, det er fornødent, det vil sige, at indhentningen af oplysninger skal være saglig og nødvendig.

Den ansvarlige myndighed kan efter bestemmelsen få udleveret de oplysninger, som er nødvendige for den ansvarlige myndigheds kontrol med borgerservicecenterets udførelse af opgaven. Herudover kan den ansvarlige myndighed få udleveret oplysninger til brug for myndighedens varetagelse af tilknyttede opgaver, det vil sige situationer, hvor opgaverne indgår som dele af et integreret sagsbehandlingsforløb. Det er f.eks. tilfældet, hvor borgerservicecenteret af den ansvarlige myndighed har fået overladt opgaven at udføre den indledende sagsbehandling, f.eks. at indsamle og videresende oplysninger (ansøgningsblanketter, dokumentation m.v.), og hvor den ansvarlige myndighed har til opgave at færdigbehandle sagen, f.eks. træffe en afgørelse eller vedligeholde et system, som har til formål at understøtte håndteringen af den pågældende opgave. Et eksempel herpå er et borgerservicecenters modtagelse af ansøgninger om ydelser fra borgere, som bor i en anden kommune, hvorefter borgerservicecenteret sender materialet til bopælskommunen, som herefter færdigbehandler sagen. Da vil den ansvarlige myndighed kunne afkræve borgerservicecenteret de oplysninger, som er nødvendige for, at den ansvarlige myndighed kan udføre den tilknyttede opgave, det vil sige myndighedens færdigbehandling af sagen. Borgerservicecentre er således berettiget til at videresende de nødvendige dokumenter.

Bestemmelsen gælder både for manuelle oplysninger og elektronisk behandlede oplysninger, og for såvel personoplysninger som ikke-personoplysninger.

Bestemmelsen vedrører også indhentelse af følsomme personoplysninger, jf. forvaltningslovens § 28, stk. 1, og persondatalovens §§ 7 – 8.

Med hensyn til baggrunden for bestemmelsen henvises til de almindelige bemærkninger, afsnit 4.6.

Til stk. 3

Bestemmelsen gælder, hvor kommunen har organiseret et borgerservicecenter som en selvstændig del af forvaltningen.

Bestemmelsens 1. pkt. indebærer, at et sådan borgerservicecenter kan indhente oplysninger om en ansøgers rent private forhold hos en anden del af forvaltningen, under hvis lovgivningsområde sagen henhører. Bestemmelsens 2. pkt. indebærer tilsvarende, at en anden del af forvaltningen kan indhente sådanne oplysninger hos et borgerservicecenter, hvis borgerservicecenterets oplysninger er tilvejebragt i forbindelse med administrationen af samme lovgivningsområde, som henhører under den anden del af forvaltningen. Det er i begge situationer en betingelse, at oplysningerne er fornødne til sagens behandling for den del af forvaltningen, der indhenter oplysningerne, det vil sige, at udvekslingen af oplysningerne skal være saglig og nødvendig.

Et borgerservicecenter, som behandler en ansøgningssag efter sociallovgivningen, vil således uden samtykke kunne indhente oplysninger om bl.a. ansøgerens rent private forhold fra den fagforvaltning i kommunen, som i øvrigt varetager opgaver inden for sociallovgivning. Tilsvarende vil en sådan fagforvaltning kunne indhente oplysninger fra borgerservicecenteret, såfremt borgerservicecenteret har tilvejebragt oplysningerne i forbindelse med administrationen af opgaver efter sociallovgivningen.

Bestemmelsen gælder både i forhold til manuelle oplysninger og elektronisk behandlede oplysninger.

Med hensyn til baggrunden for bestemmelsen henvises til de almindelige bemærkninger, afsnit 4.3.1.4. og 4.3.2.4.

Til stk. 4

I bestemmelsen slås det udtrykkeligt fast, at såfremt et borgerservicecenter får brug for at indhente oplysninger – manuelt eller elektronisk – som beror på andre myndigheder (end kommunen og den ansvarlige myndighed) eller private, kan borgerservicecenteret gøre dette i samme omfang, som den ansvarlige myndighed efter lovgivningen ville kunne, hvis myndigheden selv varetog den pågældende opgave.

Til stk. 5

Bestemmelsen fastlægger, at interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem et borgerservicecenter og en anden myndighed efter bestemmelserne i § 3, stk. 1 og 2, ikke som følge heraf mister deres interne karakter. Bestemmelsen indebærer således en fravigelse af forvaltningslovens og offentlighedslovens regler om aktindsigt og en tilsvarende begrænsning i retten til indsigt efter persondataloven. Bestemmelsen finder udelukkende anvendelse i tilfælde, hvor der sker udveksling af oplysninger efter § 3, stk. 1 og 2, herunder jf. stk. 6. Den gælder således for de situationer, hvor et borgerservicecenter udfører alle dele eller en del af en opgave, som efter lovgivningen påhviler en anden myndighed, jf. nr. 1) og 2) i de almindelige bemærkninger, pkt. 4.6.1. I medfør af stk. 6 finder den tillige anvendelse i situationer, hvor kommunen(s borgerservicecenter) og en anden myndighed i henhold til lovgivningen varetager hver sin del af den samme opgave, jf. nr. 3) i de almindelige bemærkninger, pkt. 4.6.1.

Bestemmelsens 2. pkt. indebærer, at dette uanset bestemmelsen i § 2, stk. 2, 1. pkt., i lov om aktindsigt i miljøoplysninger også gælder for interne miljøoplysninger, der er omfattet af denne lov. Ved interne miljøoplysninger forstås miljøoplysninger i et dokument, der efter offentlighedslovens § 7 er internt. Miljøoplysninger skal forstås i overensstemmelse med § 3 i lov om aktindsigt i miljøoplysninger, hvoraf det bl.a. fremgår, at dette omfatter miljøoplysninger, som foreligger i en hvilken som helst form. Der fremsættes samtidig med dette lovforslag et lovforslag til ændring af lov om aktindsigt i miljøoplysninger, der bl.a. ændrer lovens § 2 om adgang til aktindsigt i bl.a. interne miljøoplysninger og lovens § 3.

Der skal gives (akt)indsigt efter forvaltningsloven, offentlighedsloven og persondataloven i interne arbejdsdokumenter i samme omfang, som hvis opgaven blot var blevet udført af én myndighed. Herunder vil en part skulle have meddelelse om oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Tilsvarende skal der gives aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedslovens almindelige regler herom i oplysninger i interne arbejdsdokumenter om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagsforholdet, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1. Endvidere skal der gives aktindsigt i interne miljøoplysninger efter de regler herom, som følger af lov om aktindsigt i miljøoplysninger.

Bestemmelsen gælder kun i det omfang, at de interne arbejdsdokumenter er udvekslet efter reglerne i lovforslagets § 3, stk. 1, 2 eller 6. Er udveksling sket efter andre regler, fordi § 3 ikke finder anvendelse, gælder bestemmelsen i § 3, stk. 5, ikke.

Bestemmelsen gælder både i forhold til manuelle oplysninger og elektronisk behandlede oplysninger, såvel personoplysninger som ikke-personoplysninger.

Med hensyn til baggrunden for bestemmelsen henvises til de almindelige bemærkninger, afsnit 4.7.

Til stk. 6

Bestemmelsen vedrører udveksling af oplysninger mellem et borgerservicecenter og en anden myndighed i en situation, hvor borgerservicecenteret og myndigheden efter lovgivningen er ansvarlige for hver deres opgave, som er tilknyttet hinanden. Der sigtes således til situationer, hvor borgerservicecenteret og den anden myndighed har ansvaret for hver sin del af et integreret sagsbehandlingsforløb, jf. nr. 3) i pkt. 4.6.1. i de almindelige bemærkninger ovenfor. Det er f.eks. tilfældet, hvor borgerservicecenteret efter lovgivningen har til opgave at udføre den indledende sagsbehandling, f.eks. at indsamle og videresende oplysninger (ansøgningsblanketter, dokumentation m.v.), og hvor den ansvarlige myndighed har til opgave at færdigbehandle sagen, f.eks. træffe en afgørelse eller vedligeholde et system, som har til formål at understøtte håndteringen af den pågældende opgave. Et eksempel herpå er behandlingen af en skattesag, hvor borgerservicecenteret modtager dokumentation eller lign. fra en borger i en sag, som skal færdigbehandles af et skattecenter. Et andet eksempel er behandlingen af en pasansøgning, hvor borgerservicecenteret i nogle tilfælde, hvor ansøgningen ikke umiddelbart kan imødekommes, foretager visse sagsbehandlingsskridt, mens politiet foretager visse andre sagsbehandlingsskridt.

I disse tilfælde gælder lovforslagets § 3, stk. 1, 2 og 5, tilsvarende.

Konsekvensen heraf er bl.a., at hvis borgerservicecenteret i en sådan situation har behov for adgang til oplysninger, som beror hos den anden myndighed, f.eks. oplysninger som indgår i et elektronisk system, som denne myndighed er ansvarlig for, vil borgerservicecenteret kunne få adgang til disse i det omfang, det er nødvendigt for varetagelsen af borgerservicecenterets opgaver.

Konsekvensen er endvidere, at den anden myndighed tilsvarende kan kræve oplysninger fra et borgerservicecenter i det omfang, at det er nødvendigt for myndighedens varetagelse af de tilknyttede opgaver. Der vil dog ikke kunne indhentes oplysninger til brug for kontrol, idet den opgave, som udføres af borgerservicecenteret, er henlagt til kommunen i lovgivningen, og den anden myndighed således ikke har det overordnede ansvar for borgerservicecenterets opgavevaretagelse.

Endelig er det en konsekvens, jf. lovforslagets § 3, stk. 5, at interne arbejdsdokumenter, som udveksles i forbindelse med et integreret sagsbehandlingsforløb, ikke mister deres interne karakter ved udvekslingen.

Bestemmelsen gælder både i forhold til manuelle oplysninger og elektronisk behandlede oplysninger, såvel personoplysninger som ikke-personoplysninger.

Med hensyn til baggrunden for bestemmelsen henvises til de almindelige bemærkninger, afsnit 4.6.