Bogføringsloven - Resumé

Bogføringspligt og grundlæggende krav

Bogføringsloven fastsætter regler for, hvordan virksomheder skal registrere og opbevare deres regnskabsmateriale. Loven gælder for:

• Erhvervsdrivende virksomheder etableret i Danmark uanset ejer- eller hæftelsesforhold
• Erhvervsaktiviteter udøvet i Danmark af virksomheder hjemmehørende i udlandet
• Virksomheder, der er afgifts- eller skattepligtige eller modtager direkte tilskud fra den danske stat eller EU Bogføringsloven § 1

Bogføringspligten omfatter registrering af virksomhedens transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale Bogføringsloven § 5. Bogføringen skal tilrettelægges under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.

Regnskabsmateriale og opbevaringskrav

Som regnskabsmateriale anses Bogføringsloven § 4:

1. Registreringer, herunder transaktionssporet
2. Beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer
3. Bilag
4. Oplysninger nødvendige for kontrolsporet
5. Dokumentation for oplysninger i årsrapportens noter og ledelsesberetning
6. Regnskaber, opgørelser og opstillinger krævet i lovgivning
7. Eventuelle revisionsprotokoller

Virksomheder skal på betryggende vis opbevare regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører Bogføringsloven § 12. Detailhandelsvirksomheders kassestrimler og tilsvarende interne bilag er undtaget fra denne 5-årige opbevaringspligt.

Virksomheder skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug Bogføringsloven § 13.

Krav til digitale bogføringssystemer

Virksomheder, der har pligt til at udarbejde en årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, skal registrere virksomhedens transaktioner og opbevare registreringer og bilag i et digitalt bogføringssystem, der enten:

1. Udbydes af en virksomhed registreret i en offentlig tilgængelig fortegnelse, eller
2. Opfylder kravene i bogføringslovens § 15 og regler udstedt i medfør heraf

Et digitalt bogføringssystem skal Bogføringsloven § 15:

• Understøtte løbende registrering af transaktioner med bilag og betryggende opbevaring i 5 år
• Opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed, herunder bruger- og adgangsstyring
• Sikre automatisk sikkerhedskopiering
• Understøtte automatisering af administrative processer

Transaktionsspor og kontrolspor

Virksomheder har pligt til at sikre transaktionssporet, ved at registreringer kan følges til regnskaber, opgørelser eller opstillinger, og tallene heri kan opløses i de registreringer, hvoraf de er sammensat Bogføringsloven § 8.

Myndighedernes adgang til regnskabsmateriale

Virksomheder har pligt til at stille regnskabsmateriale til rådighed for offentlige myndigheder, der er berettiget til at udføre kontrol Bogføringsloven § 22. Myndigheden kan forlange:

• Udlevering af nærmere angivet regnskabsmateriale
• Udlevering af materialet vederlagsfrit i et anerkendt filformat
• Omregning af registreringer i fremmed valuta til danske kroner
• Oversættelse af regnskabsmateriale til dansk eller engelsk

Straffebestemmelser

Overtrædelse af bogføringsloven kan straffes med bøde Bogføringsloven § 33. Ved udmåling af bøder tages hensyn til virksomhedens omsætning, overtrædelsens grovhed og varighed, og om der er tale om gentagne overtrædelser. Ved særligt omfattende overtrædelser idømmes en skærpet bøde.

Særligt grove overtrædelser af bogføringsloven kan også straffes efter straffeloven med bøde eller fængsel indtil 1 år og 6 måneder Straffeloven § 302.

Ledelsens ansvar

Virksomhedens ledelse har ansvaret for, at bogføringen sker i overensstemmelse med lovgivningen. Hvert enkelt ledelsesmedlem har ansvar for, at årsrapporten udarbejdes i overensstemmelse med lovgivningen og eventuelle yderligere krav Årsregnskabsloven § 8.

Ophører bogføringspligten, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med loven Bogføringsloven § 14.

Bekendtgørelser og vejledninger

Flere bekendtgørelser uddyber bogføringslovens bestemmelser, herunder:

• Momsbekendtgørelsen § 92, der specificerer opbevaringskrav for momsregnskaber
• Bekendtgørelse om krav til det skattemæssige årsregnskab § 6, der fastlægger opbevaringskrav for skattemæssige oplysninger

Erhvervsstyrelsen gennemfører en risikobaseret kontrol med overholdelse af reglerne i bogføringsloven Bogføringsloven § 23 og kan kræve, at en virksomhed indsender en revisorerklæring om overholdelse af loven.