Indledning
Denne vejledning henvender sig til bestyrelserne for institutioner for forberedende grunduddannelse, der har ansvaret for institutionens vedtægt, samt bestyrelsens sekretær. Vejledningen supplerer information om gældende regler på lov- og bekendtgørelsesniveau, se nedenfor i afsnit 1.
Afsnit I og II indeholder svar på ofte forekommende spørgsmål, der kan opstå ved udformning af en vedtægt. I afsnit III gives en kort beskrivelse af de praktiske procedurer i tilfælde af, 1) at børne- og undervisningsministeren skal godkende vedtægten, 2) at institutionen ønsker at ændre navn, eller 3) at institutionen ansøger om at fravige det maksimale antal bestyrelsesmedlemmer.
Det bemærkes, at denne vejledning ikke er udtømmende for alle bestemmelser, men alene vedrører forhold, der har betydning for udformningen af vedtægten, bestyrelsessammensætning og offentliggørelse af vedtægten.
Der kan i øvrigt henvises til instruktionen i bekendtgørelse nr. 313 af 21. marts 2023 om standardvedtægt for institutioner for forberedende grunduddannelse (fremover ”bekendtgørelsen”). Vejledningens tekst skal ses i sammenhæng med teksten i den enkelte bestemmelse i standardvedtægten.
Afsnit I
Institutionens vedtægt skal overholde lov om institutioner for forberedende grunduddannelse, jf. lovbekendtgørelse nr. 836 af 14. juni 2022 (fremover ”loven”), samt tilhørende bekendtgørelser.
Bestyrelsen har ansvaret for, at gældende regler om institutionens bestyrelse og vedtægt overholdes.
Bestyrelsen skal sikre, at institutionens vedtægt er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende vedtægtsbekendtgørelse, der aktuelt er bekendtgørelse nr. 313 af 21. marts 2023 om standardvedtægt for institutioner for forberedende grunduddannelse, som kan findes på www.retsinformation.dk: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/313\. Standardvedtægten i bekendtgørelsens bilag 1 (fremover ”standardvedtægten”) skal anvendes af institutioner for forberedende grunduddannelse (FGU).
Standardvedtægtens ordlyd
Teksten i standardvedtægten er obligatorisk og kan ikke fraviges, bortset fra de steder, hvor det i den enkelte bestemmelse er angivet, at der er flere muligheder.
Kantede og krøllede parenteser
Kantet parentes […] betyder, at institutionen selv skal formulere teksten. I de kantede parenteser er det med kursiv anført, hvad teksten skal vedrøre, jf. bekendtgørelsens § 2, nr. 1.
Krøllet parentes {…} betyder, at institutionen kan undlade den pågældende tekst, jf. dog bekendtgørelsens § 3.
Offentliggørelse af vedtægten m.v.
Det er et lovkrav, at institutionen offentliggør vedtægten på sin hjemmeside sammen med datoerne nævnt nedenfor. Vedtægten kan tidligst træde i kraft ved offentliggørelsen på institutionens hjemmeside. Offentliggørelsen er et gyldighedskrav.
Følgende datoer skal fremgå sammen med vedtægten:
Datoen for bestyrelsens vedtagelse af vedtægten.
Datoen for offentliggørelse af vedtægten.
Datoen for ministerens fastsættelse/godkendelse (seneste godkendelse) af vedtægten (for de FGU-institutioner, der blev oprettet i 2019, er denne dato den 19. september 2018).
Ved institutionens oprettelse fastsætter børne- og undervisningsministeren institutionens vedtægt, jf. lovens § 5, stk. 1, 2. pkt. Ved sammenlægning eller spaltning af en institution godkender ministeren institutionens vedtægt, jf. lovens § 9, stk. 3.
Når bestyrelsen ændrer vedtægten med indhold, der ikke kræver godkendelse af børne- og undervisningsministeren, skal datoen for ministerens seneste godkendelse eller fastsættelse offentliggøres sammen med datoen for vedtagelsen og offentliggørelsen - se i øvrigt kommentarer til standardvedtægtens § 21.
Institutionen kan vælge at offentliggøre den underskrevne vedtægt med godkendelsespåtegning, eller en endelig version af vedtægten uden underskrifter og godkendelsespåtegning. Styrelsen anbefaler dog, at institutionen offentliggør den underskrevne vedtægt med godkendelsespåtegning, så der ikke er tvivl om vedtægtens samlede indhold.
Navnene på bestyrelsens medlemmer skal også offentliggøres på hjemmesiden.
På hjemmesiden skal informationerne være lettilgængelige.
Afsnit II
De følgende afsnit indeholder svar på ofte forekommende spørgsmål, der kan opstå ved udformning af en vedtægt, herunder til de vedtægtsbestemmelser, der har betydning for bestyrelsessammensætning og offentliggørelse.
Til § 1:
Institutionens navn i vedtægten er institutionens officielle navn. Det navn, inkl. stavemåde m.v., er det navn, som institutionen bliver registreret med i alle officielle registreringer, for eksempel CVR-registret og Institutionsregisteret.
Institutionens navn og senere ændringer heraf godkendes af børne- og undervisningsministeren, se vejledning om procedure for ansøgning om ændring af navn i afsnit III.
Både kommune og region skal angives i vedtægten.
Det geografiske dækningsområde fremgår af det stiftelsesdokument, som institutionen modtog ved oprettelsen.
Institutionens tilhørende skoler angives ved adresse, post.nr. og by.
Institutionens CVR-nummer skal angives.
Til § 2:
Her skrives datoen for institutionens oprettelse. Alle de første FGU-institutioner blev oprettet den 19. september 2018. Hvis der senere oprettes nye institutioner, vil det fremgå af dokumenterne i forbindelse med oprettelsen, hvilken dato der skal stå i vedtægten.
Til § 3:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 4:
Stk. 1. Her indskrives præcis det antal medlemmer med stemmeret, som bestyrelsen består af, idet antallet skal være 7, 9 eller 11, hvis ikke der er givet dispensation herfra, jf. afsnittet om udvidet bestyrelse nedenfor. Den øvrige tekst er obligatorisk og kan ikke fraviges. De nævnte to medlemmer uden stemmeret er henholdsvis en medarbejderrepræsentant og en elevtilforordnet.
Stk. 2 . Bestyrelsen sammensættes således:
Det skal være tydeligt i vedtægten, hvem de udpegningsberettigede organisationer, kommunalbestyrelser m.fl. er, jf. lovens § 12, stk. 2. Det skal også være tydeligt, at det er den udpegningsberettigede, der udpeger medlemmerne af bestyrelsen. Dette betyder, at det ikke må fremgå, at der udpeges ”et medlem af en kommunalbestyrelse ” eller ”et medlem fra en institution/organisation”. Kommunalbestyrelsen eller andre udpegningsberettigede skal angives ved navn. En kommunalbestyrelse kan udpege et medlem til bestyrelsen uden, at den udpegede er medlem af kommunalbestyrelsen.
Vedtægtens § 4, stk. 2, nr. 1), kan udformes på denne måde:
”Stk. 2. Bestyrelsen sammensættes således:
[antal] medlem/mer udpeges af [udpegningsberettigede],
eller
[udpegningsberettigede] udpeger [antal] medlem/mer
[antal] medlem/mer udpeges ved selvsupplering. ”
Selvsupplering er ikke et krav, men hvis der i bestyrelsen er udefrakommende medlemmer, der udpeges ved selvsupplering, skal § 6, stk. 2, 2. og 3. pkt., medtages i vedtægten.
stk. 2, nr. 2). Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
stk. 2, nr. 3). Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Hvis institutionen har udvidet medarbejderrepræsentation, jf. lovens § 12, stk. 3, 2. pkt., skal antallet af medarbejderrepræsentanter justeres.
Hvis institutionen har fået dispensation efter lovens § 11, stk. 3, hvorefter det samlede antal bestyrelsesmedlemmer med stemmeret kan være op til 15, skal § 4 tilrettes i tråd hermed. Se nærmere om ansøgning om dispensation nedenfor i afsnit III.
Stk. 3. __ Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Stk. 4 . Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Stk. 5 . Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 4 og § 5:
Generelt
Teksten i § 5 er obligatorisk og kan ikke fraviges, men har betydning for bestyrelsessammensætningen i § 4. Medlemmerne af bestyrelsen skal tilsammen have kompetencer, der bidrager til at fremme institutionens aktuelle og fremadrettede virke, jf. lovens § 13, stk. 1 og stk. 2.
De udefrakommende bestyrelsesmedlemmer
De udefrakommende bestyrelsesmedlemmer er ikke repræsentanter for dem, de er udpeget af, idet udefrakommende bestyrelsesmedlemmer udpeges i deres personlige egenskab, jf. lovens § 13, stk. 2, og standardvedtægtens § 5, stk. 2.
Medarbejdere og deltagere i uddannelse ved institutionen kan ikke udpeges som udefrakommende medlemmer af bestyrelsen, jf. standardvedtægtens § 4, stk. 4.
Der skal i vedtægten tages stilling til, hvem der udpeger de udefrakommende medlemmer. Der kan ved selvsupplering udpeges udefrakommende medlemmer til bestyrelsen, se nedenfor i afsnittet om selvsupplerende medlemmer.
Det anbefales, at institutionen altid, før en evt. ændring af bestyrelsessammensætningen vedtages, kontakter den eller de omhandlede udpegningsberettigede for at afklare, om disse ønsker at være udpegningsberettiget til bestyrelsen.
Hvis et udefrakommende medlem af bestyrelsen bliver ansat ved eller deltager i uddannelse ved institutionen, skal pågældende udtræde af bestyrelsen. I tilfælde hvor der ikke etableres et egentligt ansættelsesforhold, idet bestyrelsesmedlemmet for eksempel alene virker som gæstelærer, har dette ingen konsekvens for medlemmets bestyrelseshverv. Det samme gælder, hvis bestyrelsesmedlemmet deltager i kortvarige efteruddannelseskurser e.l. ved institutionen.
Hvis et medlem ikke længere opfylder betingelserne for at være medlem, jf. lovens § 15, skal medlemmet udtræde af bestyrelsen øjeblikkeligt. Den udpegningsberettigede skal hurtigst muligt udpege et nyt medlem for den resterende del af funktionsperioden, jf. standardvedtægtens § 6, stk. 3.
Selvsupplerende medlemmer
Bestyrelsen har mulighed for at tilføre bestyrelsen nødvendige kompetencer gennem selvsupplering. Det er bestyrelsens opgave at sikre, at bestyrelsen har de fornødne kompetencer.
Selvsupplerende medlemmer af bestyrelsen indgår i det samlede antal medlemmer af bestyrelsen og kan således ikke tilføres som ekstra medlemmer af bestyrelsen. Selvsupplerende medlemmer har stemmeret.
Det er de stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer (herunder medarbejderrepræsentanten med stemmeret), der er udpeget til den tiltrædende (dvs. nye) bestyrelse, som udpeger det antal udefrakommende medlemmer af bestyrelsen, der ifølge vedtægten udpeges ved selvsupplering.
Udpegningen skal ske i forening og i overensstemmelse med vedtægtens regler herom.
Da institutionens medarbejdere og elever allerede er repræsenteret i bestyrelsen, kan disse ikke udpeges til bestyrelsen ved selvsupplering.
Det er kun et mindretal af de udefrakommende bestyrelsesmedlemmer, der kan udpeges ved selvsupplering - normalt 1-2 medlemmer. Bestyrelsen skal, når de træffer beslutning om selvsupplering, være opmærksomme på, at der skal være flertal i bestyrelsen af udefrakommende medlemmer, jf. bekendtgørelsens § 4, stk. 2.
Den nytiltrådte bestyrelse skal have foretaget udpegning af medlemmer, der udpeges ved selvsupplering, senest en måned inde i sin funktionsperiode, jf. standardvedtægtens § 6, stk. 2, 3. pkt.
Der kan ske genudpegning af medlemmer udpeget ved selvsupplering, men dette kan kun ske én gang. Muligheden for genudpegning skal fremgå af vedtægtens § 6, stk. 2. At genudpegningen kun kan ske én gang betyder, at et medlem udpeget ved selvsupplering højst kan sidde i bestyrelsen i to funktionsperioder, dvs. maximalt 8 år, uanset hvornår i den indeværende funktionsperiode medlemmet udpeges. Den samlede tid kan således blive mindre end 8 år.
Medarbejderrepræsentanter
Der udpeges 2 medlemmer til bestyrelsen af og blandt institutionens medarbejdere - 1 medlem med stemmeret og 1 medlem uden stemmeret. Det er medarbejderne, der ved udpegningen beslutter, hvilken repræsentant der har stemmeret.
Disse medlemmer har de samme rettigheder som de udefrakommende medlemmer af bestyrelsen, herunder adgang til oplysninger, deltagelse i og taleret på bestyrelsesmøder etc.
Det er medarbejderne, der bestemmer fremgangsmåden ved udpegningen, idet lovgivningen ikke stiller nærmere krav til, hvordan medarbejdere udpeges til bestyrelsen, udover at disse udpeges af medarbejdere. På den enkelte institution kan der derfor, inden for vide rammer, lokalt fastsættes retningslinjer herfor. Der er ikke regler, der stiller krav om, at udpegning skal ske ved et lokalt valg. Der finder derfor ikke nødvendigvis en valghandling sted.
Medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen udpeges blandt de ansatte på institutionen. En medarbejder defineres som alle ansatte, der ikke har ledelsesfunktioner uanset ansættelsestidspunkt, beskæftigelse eller ansættelsesgrad. Institutionens leder/rektor/direktør og dennes stedfortræder i ledelsen bør ikke samtidig være medarbejderrepræsentant i bestyrelsen.
Det er ikke nærmere reguleret, hvem ledelsen eller medarbejderne på den enkelte institution består af. Typisk vil ledelsen være rektor/direktør, vicerektor/vicedirektør og andre i ledelsesgruppen, som rektor/direktør kan bede om at være med til at sekretariatsbetjene bestyrelsen. Der kan være forskel fra institution til institution, hvordan man har organiseret sig. Nogle vil derfor definere ledelsen som alle, der har personaleansvar og deltager i ledelsesmøder, andre vil definere, at ledere uden personaleansvar også er en del af ledelsesgruppen.
Det er således i høj grad op til de ansatte lokalt at få tilrettelagt en proces. Rektoren/direktøren kan vejlede medarbejderne om bestyrelsesarbejdet og muligheder for at få udpeget medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen.
Tilforordnede elevrepræsentanter
Hvis der er nedsat et elevråd, udpeger elevrådet en tilforordnet uden stemmeret, jf. lovens § 12, stk. 4. Den tilforordnede har samme rettigheder som bestyrelsesmedlemmer uden stemmeret.
Bestyrelsesmedlemmer uden stemmeret
Disse medlemmer har, bortset fra den manglende stemmeret, de samme rettigheder som de stemmeberettigede medlemmer af bestyrelsen, herunder adgang til oplysninger, deltagelse i og taleret på bestyrelsesmøder etc.
Personer, der ikke kan være medlem af bestyrelsen
Efter lovens § 15 kan følgende personer ikke være medlem af bestyrelsen (gælder såvel de udefrakommende medlemmer samt medarbejder- og elevrepræsentanter):
Personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen.
Medlemmer af bestyrelsen i fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller som kontrollerer udlejer af ejendomme m.m. til institutionen.
Advokater, revisorer eller lignende rådgivere for personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller for fonde, selskaber, foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme til institutionen.
Ansatte i ledende stillinger hos personer, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen, eller i fonde, selskaber, kommunale selskaber el.lign., foreninger eller andre virksomheder, der udlejer ejendomme m.m. til institutionen.
Dette gælder dog ikke, hvis lejeforholdet er af uvæsentligt omfang.
Et lejeforhold, herunder leasingforhold, er af uvæsentligt omfang, jf. § 15, stk. 3, og § 39, stk. 3, i lov om institutioner for forberedende grunduddannelse, hvis lejen udgør 2,0 pct. eller derunder af institutionens samlede ejendomsudgifter inklusiv prioritetsrenter og afskrivning på bygninger inklusiv installationer, jf. § 10 i bekendtgørelse nr. 478 af 26. april 2019 om institutioner for forberedende grunduddannelse m.v.: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2019/478.
Ministerens godkendelse af bestyrelser med flere end 11 medlemmer med stemmeret
Bestyrelsen består som udgangspunkt af 7-11 stemmeberettigede medlemmer i ulige antal, jf. lovens § 11, stk. 2.
Børne- og undervisningsministeren kan for institutioner med dækningsområder inden for otte kommuner eller derover eller ved udvidet medarbejderrepræsentation, jf. lovens § 12, stk. 3, 2. pkt., tillade, at det samlede antal bestyrelsesmedlemmer med stemmeret kan være op til 15, jf. lovens § 11, stk. 3.
Børne- og undervisningsministeren kan endvidere ved institutionssammenlægninger tillade, at den fortsættende institution i en overgangsperiode på 4-8 år kan have mere end 11 medlemmer med stemmeret, jf. lovens § 11, stk. 4.
Se afsnit om procedure for ansøgning om udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer med stemmeret i afsnit III.
Bestyrelsens beslutning om at udvide antallet af medarbejderrepræsentanter
Bestyrelsen kan beslutte, at antallet af medarbejderrepræsentanter kan udvides med henblik på, at medarbejdere fra institutionens tilhørende skoler kan være repræsenteret i bestyrelsen, jf. lovens § 12, stk. 3, 2. pkt. Beslutning om at udvide antallet af medarbejderrepræsentanter kræver vedtagelse i bestyrelsen med 2/3 flertal af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer, jf. standardvedtægtens § 13, stk. 4. Bestyrelsen skal være opmærksom på, at det samlede antal stemmeberettigede medlemmer ikke må overstige 11. Til denne udvidelse af medarbejderrepræsentation kræves ikke dispensation fra ministeren. Bestyrelsen skal være opmærksom på, at antallet af medarbejderrepræsentanter uden stemmeret ikke kan udvides.
Til § 6:
Stk. 1. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Bestyrelsens funktionsperiode er 4 år løbende fra førstkommende 1. maj efter, der er afholdt valg til kommunalbestyrelser. Den nuværende bestyrelses funktionsperiode løber således fra 1. maj 2022 til og med 30. april 2026, mens næste funktionsperiode løber fra 1. maj 2026 til og med 30. april 2030 osv. Medlemmerne udpeges for hele funktionsperioden.
Det er den afgående bestyrelses ansvar at sikre, at der i passende tid før funktionsperiodens udløb tages kontakt til de udpegningsberettigede parter med henblik på udpegning til den kommende funktionsperiode.
Ændringer i løbet af funktionsperioden
En udpegningsberettiget organisation, institution m.fl. kan ikke udskifte de udpegede bestyrelsesmedlemmer i en funktionsperiode. De udpegede bestyrelsesmedlemmer sidder i bestyrelsen på eget mandat og repræsenterer ikke den udpegningsberettigede organisation, institution m.fl., som har udpeget dem.
Hvis et udefrakommende bestyrelsesmedlem, som er udpeget af og samtidig medlem af en kommunalbestyrelse, ikke bliver genvalgt ved valg til kommunalbestyrelsen, så er den pågældende fortsat medlem af bestyrelsen i den resterende del af funktionsperioden.
Tilsvarende gælder, hvis et udefrakommende bestyrelsesmedlem ikke længere har tilknytning til den organisation, institution m.fl., der har udpeget vedkommende (for eksempel fordi den pågældende ophører med at være medlem af den organisation, som har udpeget vedkommende til bestyrelsen), fortsætter vedkommende i bestyrelsen til funktionsperiodens afslutning.
Hvis et medlem selv vælger at fratræde midt i en funktionsperiode, skal bestyrelsen sørge for, at den udpegningsberettigede hurtigst muligt udpeger et bestyrelsesmedlem for resten af funktionsperioden.
Hvis en udpegningsberettiget organisation, institution m.fl. nedlægges, skal der ske en vedtægtsændring, hvori der tages stilling til, hvem der ved næste udpegning skal foretage udpegning til den pågældende plads. Hvis nedlæggelsen sker midt i funktionsperioden, vil det udpegede medlem fortsætte i bestyrelsen til funktionsperiodens afslutning. Vælger den pågældende efterfølgende at trække sig fra bestyrelsen, skal den nye udpegningsberettigede organisation, institution m.fl. hurtigst muligt udpege et nyt medlem til bestyrelsen. Ændring af bestyrelsessammensætningen skal fremgå af overgangsbestemmelsen i § 21, stk. 2, i den ændrede vedtægt.
Hvis en medarbejder eller en elev ved institutionen ikke længere er henholdsvis ansat ved eller indskrevet på en uddannelse ved institutionen, kan den pågældende ikke længere være udpeget som medlem af bestyrelsen, og medlemskabet ophører øjeblikkeligt. Den udpegningsberettigede skal hurtigst muligt udpege et nyt medlem for den resterende del af funktionsperioden, jf. standardvedtægtens § 6, stk. 4.
Vakante pladser i bestyrelsen skal dermed genbesættes hurtigst muligt.
For alle bestyrelsesmedlemmer, der indtræder i bestyrelsen i løbet af en funktionsperiode, vil denne udpegning gælde for resten af funktionsperioden. Uanset hvor lang denne periode bliver, vil perioden tælle som en fuld funktionsperiode.
Stk. 2. Genudpegning kan finde sted. Bestyrelsen fastsætter, hvor mange gange genudpegning kan finde sted. Genudpegning af medlemmer, der er udpeget ved selvsupplering, kan dog kun finde sted én gang. Den nytiltrådte bestyrelse skal have foretaget udpegning af medlemmer, der udpeges ved selvsupplering, senest en måned inde i sin funktionsperiode.
Stk. 3. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Hvis et medlem indtræder i bestyrelsen i løbet af en funktionsperiode, og medlemmet bliver genudpeget ved næste funktionsperiode, tæller den første udpegning som en fuld funktionsperiode, uanset hvor lang denne periode har været.
Stk. 4. __ Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Hvis en medarbejder eller en elevtilforordnet indtræder i bestyrelsen i løbet af en funktionsperiode, og medarbejderen eller den elevtilforordnede bliver genudpeget ved næste funktionsperiode, tæller den første udpegning som en fuld funktionsperiode, uanset hvor lang denne periode har været.
Til § 7:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Ved udarbejdelse af institutionens vedtægt skal den til enhver tid gældende standardvedtægt benyttes. Forretningsordenen skal som minimum indeholde de krav, der følger af lovens § 17.
Til § 8:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges
Til § 9:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 10:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 11:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 12:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 13:
Stk. 1. Bestyrelsen vælger sin formand og eventuelle næstformand blandt de udefrakommende medlemmer. Bestemmelsens tekst er obligatorisk og kan ikke fraviges. Har bestyrelsen en næstformand, skal dette fremgå af bestemmelsen.
Stk. 2. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges. Har bestyrelsen en næstformand, skal dette fremgå af bestemmelsen.
Stk. 3. __ Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges. Har bestyrelsen en næstformand, skal dette fremgå af bestemmelsen.
Stk. 4. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Stk. 5. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Alle bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referaterne fra bestyrelsesmøderne. Dette gælder også, hvis et bestyrelsesmedlem ikke har deltaget i mødet. Det skal af referatet tydeligt fremgå, at beslutninger, som er truffet på det pågældende møde, er truffet med det flertal, som vedtægten foreskriver. Det skal tillige tydeligt fremgå, hvem der har været henholdsvis til stede og fraværende på det pågældende møde eller ved behandlingen af det pågældende punkt på dagsordenen. Når dette er opfyldt, kan alle bestyrelsesmedlemmerne skrive under på referatet.
Stk. 6. Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Hvis der i dagsordenen og mødematerialet er sager, dokumenter eller oplysninger, der ikke må offentliggøres efter lovgivningens bestemmelser om for eksempel tavshedspligt, databeskyttelse og udbud, skal disse anonymiseres eller stå som lukket punkt. Hvis et lukket punkt ændrer status til at være offentligt, efter at mødet har fundet sted, skal bestyrelsen påse, om der er indhold i materialet, der fortsat skal være undtaget fra offentliggørelse.
Til § 14 :
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
I henhold til standardvedtægtens § 14, stk. 1, jf. lovens § 14, stk. 3 og stk. 4, kan der ydes bestyrelsens medlemmer, herunder medlemmer uden stemmeret, et særskilt vederlag for bestyrelsesarbejdet efter de af ministeriet fastsatte regler herom. Disse regler fremgår af bekendtgørelse nr. 826 af 28. april 2021 om særskilt vederlæggelse af bestyrelsesmedlemmer ved visse uddannelsesinstitutioner på Børne- og Undervisningsministeriets område, https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/826.
Til § 15:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Bestyrelsen skal ved fastsættelsen af sin forretningsorden være opmærksom på, at den som minimum indeholder de oplistede forhold.
Til § 16:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 17:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges men kan justeres ved brug af teksten i den krøllede parentes.
Til § 18:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 19:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 20:
Teksten er obligatorisk og kan ikke fraviges.
Til § 21:
Datoen for vedtægtens ikrafttrædelse kan ikke ligge før datoen for offentliggørelse af vedtægten, og vedtægten kan ikke træde i kraft, før den er offentliggjort på institutionens hjemmeside. Offentliggørelse af vedtægten kan først ske, efter bestyrelsen har vedtaget vedtægten.
Bestyrelsen kan godt vedtage en vedtægt, som først træder i kraft på et senere tidspunkt. I disse tilfælde er det hensigtsmæssigt, at både den gældende vedtægt og den nye vedtægt er offentliggjort på hjemmesiden i den mellemliggende periode, jf. vejledning til § 21, stk. 2, nedenfor.
Hvis børne- og undervisningsministeren skal godkende vedtægten, se afsnit III, skal dette ske inden den angivne ikrafttrædelsesdato. Hvis godkendelsen ikke foreligger inden den anførte ikrafttrædelsesdato, skal ikrafttrædelsesdatoen ændres. Datoen for ministerens godkendelse skal desuden offentliggøres på institutionens hjemmeside.
Hvis ministeren ikke skal godkende vedtægten, jf. afsnit I, skal datoen for ministerens seneste godkendelse offentliggøres sammen med datoen for vedtagelsen og offentliggørelsen.
For at opfylde kravene til offentliggørelse, skal følgende datoer, jf. ovenfor, altid fremgå:
Datoen for bestyrelsens vedtagelse.
Datoen for offentliggørelse af vedtægten.
Datoen for ministerens seneste fastsættelse/godkendelse af institutionens vedtægt (for de FGU-institutioner, der blev oprettet i 2019, er denne dato den 19. september 2018).
Datoen for offentliggørelse af vedtægten og datoen for ministerens godkendelse/seneste godkendelse af vedtægten kan påføres på selve vedtægten eller i tilknytning til linket til vedtægten på hjemmesiden. Se mere om offentliggørelse af vedtægten i afsnit I ovenfor.
Stk. 2. Når der foretages ændringer i vedtægten i løbet af en funktionsperiode, skal der være en overgangsbestemmelse i § 21. Overgangsbestemmelsen skal som minimum indeholde standardovergangsreglen i stk. 2, hvor det angives, at den siddende bestyrelse fortsætter frem til næste funktionsperiode, jf. dog vejledningen til § 6 ovenfor. Denne overgangsbestemmelse skal angives for, at der ikke kan skabes tvivl om bestyrelsens sammensætning og funktionsperiode, også selvom der ikke ændres i bestyrelsessammensætningen.
I overgangsreglen skal der desuden henvises til den vedtægt, der ændres. Dette skal ske ved angivelse af datoen for vedtagelsen af vedtægten og datoen for offentliggørelse af vedtægten på institutionens hjemmeside. I disse tilfælde er det hensigtsmæssigt, at begge vedtægter er offentliggjort på hjemmesiden i den mellemliggende periode.
Stk. 3. Her angives eventuelle yderligere overgangsregler, som afhænger af den enkelte institutions forhold. Det kan for eksempel være i forbindelse med sammenlægninger, spaltninger o. lign. Styrelsen kan være behjælpelig med udformning heraf.
Dato og underskrift
Datoen for, hvornår bestyrelsen har vedtaget vedtægten, skal angives. Navne og underskrifter på bestyrelsesmedlemmerne skal fremgå, og det skal fremgå, hvem der er formand og næstformand, hvis bestyrelsen har en næstformand. Hvis der er vakante pladser, skal dette også fremgå.
Underskriften kan være enten i fysisk form eller som digital underskrift. Ved digital underskrift skal underskrifterne stå samlet, og det skal være tydeligt, hvilket bestyrelsesmedlem underskriften tilhører. Det skal fortsat fremgå, hvem der er formand/næstformand, og om der er vakante pladser.
Det skal være tydeligt, at underskrifterne på vedtægten er sammenhængende med den foranstående tekst.
Afsnit III
Procedure for ansøgning om godkendelse af institutionens navn (standardvedtægtens §§ 1 og 2)
Institutionens navn er fastsat i vedtægten, og en ændring af navnet kræver derfor en vedtægtsændring.
Institutionens navn skal være godkendt af børne- og undervisningsministeren, jf. lovens § 2, stk. 3. Dette gælder alene hovedinstitutionens navn. En hovedinstitutions underliggende afdelingers/skolers navne skal ikke godkendes.
Nedenstående elementer indgår i vurderingen af en ansøgning om godkendelse af institutionens navn:
– Navnet skal indeholde betegnelsen forberedende grunduddannelse eller fgu.
– Navnet skal være alment genkendeligt.
– Navnet skal være dækkende og retvisende for den konkrete institutions aktiviteter og stedlige placering.
– De almindelige krav til juridiske personers navne skal overholdes, herunder at navnet ikke må kunne forveksles med navne på andre institutioner, foreninger, selskaber og lignende.
– Navnet må ikke være vildledende i forhold til institutionens aktiviteter. Navnet må som udgangspunkt ikke give indtryk af, at institutionen er den eneste institution med det pågældende uddannelsesudbud i et givent geografisk område.
– Et udenlandsk navn kan godkendes, hvis det har en særlig begrundelse.
Når institutionen søger om godkendelse af navn, skal alle ovenstående betingelser være beskrevet i ansøgningen.
Børne- og undervisningsministeren træffer afgørelse i ansøgninger om godkendelse af en institutions navn, og styrelsen kan derfor alene udtale sig vejledende om, hvorvidt et institutionsnavn kan godkendes eller ej.
Ansøgning om godkendelse af en institutions navn skal indsendes til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet på mailadressen vedtaegter@stukuvm.dk. Ansøgningen skal ud over det nye navn indeholde en redegørelse for baggrunden for ønsket om navneændring og valget af det pågældende navn samt oplysning om, hvilke uddannelser institutionen udbyder.
Styrelsen kan ikke oplyse en konkret sagsbehandlingstid for behandling af ansøgningerne.
Det nye navn kan ikke tages i brug, før det er godkendt af børne- og undervisningsministeren. Når godkendelsen foreligger, skal bestyrelsen foretage en vedtægtsændring, så det nye navn fremgår af vedtægten. Vedtægtsændringen skal ikke indsendes til godkendelse i ministeriet.
Procedure for ansøgning om udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer med stemmeret
1) Udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer med stemmeret efter lovens § 11, stk. 3:
Børne- og undervisningsministeren kan for institutioner med dækningsområder inden for otte kommuner eller derover eller ved udvidet medarbejderrepræsentation, jf. lovens § 12, stk. 3, 2. pkt., tillade, at det samlede antal bestyrelsesmedlemmer med stemmeret kan være op til 15, jf. lovens § 11, stk. 3.
Antallet af bestyrelsesmedlemmer med stemmeret kan dermed udvides til 13 eller 15, da antallet af stemmeberettigede medlemmer skal være ulige.
Medarbejdere udpeget efter lovens § 12, stk. 3, 2. pkt., har alle stemmeret. Herudover består bestyrelsen også af de to udpegede medarbejdere, jf. lovens § 12, stk. 3, 1. pkt., hvoraf kun den ene har stemmeret.
Ansøgningen om tilladelse til at udvide antallet af bestyrelsesmedlemmer skal indsendes til styrelsen på vedtaegter@stukuvm.dk. Styrelsen vil ved henvendelse herom vejlede om den nærmere proces for indgivelse af ansøgning.
2) Udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer i en overgangsperiode efter lovens § 11, stk. 4:
Børne- og undervisningsministeren kan ved institutionssammenlægninger tillade, at den fortsættende institution i en overgangsperiode på 4-8 år kan have mere end 11 medlemmer med stemmeret, jf. lovens § 11, stk. 4. En større bestyrelse vil kunne tillades i en afgrænset periode i det omfang, der dokumenteres eller skønnes at være et særligt behov, for eksempel som følge af særlige lokale arbejdsmarkeds- eller erhvervsmæssige forhold.
Der er ikke fastsat et eksakt antal for, hvor mange medlemmer bestyrelsen kan bestå af i overgangsperioden. Antallet af stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer skal dog være ulige.
Ansøgning om tilladelse til at udvide antallet af bestyrelsesmedlemmer i en overgangsperiode skal ske i forbindelse med selve ansøgningen om sammenlægning.
Procedure ved børne- og undervisningsministerens godkendelse af en vedtægt
Ved institutionens oprettelse fastsætter børne- og undervisningsministeren institutionens vedtægt, jf. lovens § 5, stk. 1, 2. pkt. Dette er ikke nærmere beskrevet i denne vejledning.
Børne- og undervisningsministeren godkender vedtægten i forbindelse med
– sammenlægning af to eller flere institutioner.
– spaltning af en institution.
Institutionen skal indsende et udkast til ny vedtægt til Styrelsen for Undervisning og Kvalitet til gennemgang. Styrelsen anbefaler, at udkastet indsendes som word-fil, og at indsendelsen sker i god tid, således at styrelsen kan nå at behandle institutionens henvendelse, og eventuelle rettelser kan blive foretaget, inden vedtægten skal træde i kraft. Styrelsen kan ikke oplyse en konkret sagsbehandlingstid.
Når styrelsen har behandlet henvendelsen og givet besked om, at vedtægten kan godkendes i den tilsendte form, skal institutionen indsende en underskrevet vedtægt i pdf-format til styrelsen. Vedtægten skal være godkendt efter bestemmelserne i standardvedtægtens § 13, stk. 4, og underskrevet jf. vejledningen til § 21 ovenfor.
Udkast til ny vedtægt og endelig vedtægt skal indsendes til vedtaegter@stukuvm.dk.
Hvis vedtægten kan godkendes, påfører styrelsen en godkendelsespåtegning på selve vedtægten, som herefter sendes til institutionen.
Vedtægten skal herefter offentliggøres på institutionens hjemmeside sammen med de øvrige krævede informationer - se bemærkningerne til § 21. Vedtægten kan tidligst træde i kraft ved offentliggørelsen på institutionens hjemmeside.
