Vejledning om ny procedure ved legalisering af offentlige
dokumenter som følge af Danmarks tiltrædelse af
apostillekonventionen
1. Baggrund
Med virkning fra 29. december 2006 har Danmark tiltrådt Haagerkonventionen af 5. oktober 1961 om afskaffelse af kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter (apostillekonventionen). Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen medfører, at det fremover bliver lettere for borgere og virksomheder at få offentlige dokumenter legaliseret.
Borgere og virksomheder, der skal anvende danske offentlige dokumenter i udlandet, f.eks. i forbindelse med adoptionssager eller ansøgninger om optagelse på udenlandske læreanstalter, bliver ofte mødt med krav fra de udenlandske myndigheder om at godtgøre ægtheden af dokumentets underskrift eller stempel i form af en legalisering.
Den hidtidige procedure for legalisering her i landet har været, at det offentlige dokuments underskrift først bekræftes af vedkommende myndighed (f.eks. et fagministerium), som har ressortansvaret for den pågældende dokumenttype. Dernæst bekræftes ressortmyndighedens påtegning af Udenrigsministeriet. Herefter skal Udenrigsministeriets påtegning bekræftes af den konsulære eller diplomatiske repræsentation (konsulat, ambassade mv.) for det land, hvor dokumentet skal anvendes.
Apostillekonventionen indebærer, at offentlige dokumenter, der skal anvendes i et andet land, som har tiltrådt konventionen, ikke længere skal legaliseres af den konsulære eller diplomatiske repræsentation for det land, hvor dokumentet skal anvendes. I stedet skal dokumentet forsynes med en særlig erklæring, den såkaldte apostille, hvorved dokumentets underskrift bekræftes. Apostillen udstedes her i landet af Udenrigsministeriet, som er udpeget som apostillemyndighed, jf. konventionens artikel 6.
Endvidere er det for at forenkle legaliseringsproceduren besluttet, at offentlige dokumenter fra 1. januar 2007 ikke længere skal legaliseres af vedkommende ressortmyndighed, inden dokumentet kan legaliseres eller forsynes med en apostille af Udenrigsministeriet. Denne ordning gælder således, uanset om det land, hvor dokumentet skal bruges, har tiltrådt apostillekonventionen eller ej.
Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen indebærer samtidig, at der her i landet ikke kan stilles yderligere krav om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter, som hidrører fra et land, der har tiltrådt konventionen, hvis dokumentet er forsynet med en apostille, jf. nedenfor under pkt. 3.
Apostillekonventionen berører ikke internationale aftaler, som Danmark har tiltrådt, hvorefter dokumenter fra visse lande eller visse typer af dokumenter er fritaget for kravet om legalisering. Endvidere berører konventionen ikke eksisterende nationale regler eller praksis, som fritager bestemte typer dokumenter fra kravet om legalisering. Der kan i disse tilfælde ikke stilles krav om, at et dokument er forsynet med en apostille, jf. konventionens artikel 3.
En dansk oversættelse af apostillekonventionen findes som bilag til denne vejledning.
2. Legalisering af danske dokumenter, som skal anvendes i lande, der har tiltrådt apostillekonventionen
2.1. Lande, der har tiltrådt apostillekonventionen
Apostillekonventionen er i dag tiltrådt af samtlige EU-lande. Endvidere er konventionen tiltrådt af et stort antal andre lande, herunder bl.a. Norge, Island, Schweiz, Rusland, Hviderusland, Ukraine, USA, Australien, New Zealand, Japan, Indien, Israel, Argentina, Colombia, Venezuela, Ecuador, Mexico og Sydafrika. I alt har 90 lande tiltrådt konventionen.
En opdateret oversigt over samtlige lande, der har tiltrådt konventionen, kan findes på adressen www.hcch.net.
2.2. Dokumenter, som er omfattet af apostillekonventionen
Apostillekonventionen gælder kun for offentlige dokumenter, jf. konventionens artikel 1. Som offentlige dokumenter anses alle dokumenter, som er udstedt af administrative myndigheder eller af domstolene. Sidstnævnte kategori omfatter f.eks. domme og kendelser. Endvidere gælder konventionen for bekræftelser fra offentlige myndigheder, som påføres dokumenter, der er oprettet af private. Som eksempel herpå kan nævnes de oplysninger, som et dokument (f.eks. et skøde, pantebrev eller en ægtepagt) forsynes med af tinglysningskontoret, når dokumentet er indført i tingbogen. Som et andet eksempel kan nævnes en notars bekræftelse af fuldmagter oprettet af private.
Konventionen finder dog ikke anvendelse på dokumenter, der er udstedt af diplomatiske eller konsulære repræsentationer, samt dokumenter, der er udstedt af en administrativ myndighed, og som alene har en kommerciel eller toldmæssig funktion (f.eks. oprindelsescertifikater samt tilladelser til import og eksport).
2.3. Krav til legalisering af dokumenter, som er omfattet af apostillekonventionen
Ifølge apostillekonventionen er den eneste form for legalisering, som kan kræves for at bekræfte en underskrifts ægthed, underskriverens embede og evt. identiteten af et segl eller stempel, at dokumentet er forsynet med en apostille fra den kompetente myndighed i det land, hvorfra dokumentet hidrører, jf. konventionens artikel 3. En udenlandsk myndighed kan således ikke kræve, at dokumentet legaliseres af det pågældende lands konsulære eller diplomatiske repræsentation.
2.4. Fremgangsmåden ved legalisering
Ved legalisering af et offentligt dokument skal dokumentet (originalen) indleveres til Udenrigsministeriet, som forsyner dokumentet med en særlig erklæring (apostille).
Dokumentet skal ikke længere legaliseres af vedkommende ressortmyndighed, inden det forelægges Udenrigsministeriet. F.eks. skal straffeattester ikke længere legaliseres af Justitsministeriet, og eksamensbeviser fra universiteter og højere læreanstalter mv. skal ikke længere legaliseres af Undervisningsministeriet, men kan forelægges direkte for Udenrigsministeriet med henblik på udstedelse af apostille.
Nærmere oplysninger om Udenrigsministeriets ekspedition og gebyrer for legaliseringer kan fås på adressen www.um.dk eller ved henvendelse til Udenrigsministeriet, Asiatisk Plads 2, 1402, København K, tlf.: 33 92 00 00.
3. Dokumenter, som skal anvendes i Danmark, fra lande, der har tiltrådt apostillekonventionen
Der kan her i landet ikke stilles yderligere krav om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter, som hidrører fra et land, der har tiltrådt apostillekonventionen, hvis dokumentet er forsynet med en apostille, jf. konventionens artikel 3.
Apostillens udformning kan med hensyn til størrelse, farve, sprog mv. variere fra land til land. Apostillen skal dog være udformet som et kvadrat med sider på mindst 9 cm. Apostillen kan være påført selve dokumentet eller være vedhæftet dokumentet. I bilaget til denne vejledning findes en model af den apostille, som anvendes af Udenrigsministeriet, hvoraf fremgår, hvilke oplysninger apostillen skal være forsynet med. Der henvises endvidere til konventionens artikel 4.
Danske myndigheder eller andre med interesse heri kan, såfremt der er tvivl om apostillens ægthed eller de angivne oplysninger, rette henvendelse til det pågældende lands apostillemyndigheder med henblik på at få bekræftet udstedelsen eller de oplysninger, som er anført på apostillen. En opdateret oversigt over apostillemyndighederne i samtlige lande, der har tiltrådt konventionen, kan findes på adressen www.hcch.net.
4. Legalisering af danske dokumenter, som skal anvendes i lande, der ikke har tiltrådt apostillekonventionen
For dokumenter, som skal anvendes i lande, som ikke har tiltrådt apostillekonventionen, er der ikke sket ændringer af krav om legalisering. Det betyder, at hvor der ikke eksisterer aftaler om fritagelse for legalisering mellem Danmark og det land, hvor dokumentet skal anvendes, vil det som hidtil normalt være nødvendigt at få Udenrigsministeriets legalisering bekræftet af den konsulære eller diplomatiske repræsentation for det pågældende land.
Det er dog fra 1. januar 2007 besluttet, at et dokument ikke længere skal legaliseres af den pågældende ressortmyndighed, inden dokumentet kan legaliseres af Udenrigsministeriet, dvs. at et offentligt dokument udstedt af en dansk myndighed kan forelægges direkte for Udenrigsministeriet.
5. Dokumenter, som skal anvendes i Danmark, fra lande, der ikke har tiltrådt apostillekonventionen
Danmarks tiltrædelse af apostillekonventionen medfører ikke nogen ændringer i gældende krav og praksis vedrørende legalisering af offentlige dokumenter, som er udstedt af en myndighed i lande, der ikke har tiltrådt apostillekonventionen, og som skal anvendes her i landet.
Det originale udenlandske dokument skal således normalt være forsynet med en legalisering fra den danske konsulære eller diplomatiske repræsentation for det land, hvor dokumentet er udstedt, og dokumentet vil normalt skulle være legaliseret af det pågældende lands udenrigsministerium, inden det kan legaliseres af en dansk konsulær eller diplomatisk repræsentation.
Justitsministeriet, den 13. december 2006
Lene Espersen
/Jens Røn
Bilag
KONVENTION OM AFSKAFFELSE AF KRAVET OM LEGALISERING AF UDENLANDSKE OFFENTLIGE DOKUMENTER
(Indgået den 5. oktober 1961)
(Trådt i kraft den 24. januar 1965)
De stater, der har undertegnet denne konvention,
som ønsker at afskaffe kravet om legalisering af udenlandske offentlige dokumenter ved diplomatiske eller konsulære repræsentanter,
har besluttet at indgå en konvention herom og er blevet enige om følgende bestemmelser:
Artikel 1
Konventionen gælder for offentlige dokumenter, der er udfærdiget på en kontraherende stats område, og som skal fremlægges på en anden kontraherende stats område.
I denne konvention anses følgende for at være offentlige dokumenter:
a) dokumenter, der er udstedt af en myndighed eller en embedsmand, der er tilknyttet domstole eller nævn i den pågældende stat, herunder dokumenter, der er udstedt af anklagemyndigheden, en justitssekretær eller en stævningsmand (»huissier de justice«),
b) dokumenter, der er udstedt af en administrativ myndighed,
c) notarbekræftede dokumenter,
d) officielle påtegninger, som påføres dokumenter oprettet af personer i deres egenskab af privatpersoner, f.eks. officielle påtegninger, der dokumenterer tinglysning eller registrering af et dokument eller dokumentets eksistens på en bestemt dato, samt officielle bekræftelser og notarbekræftelser af underskrifter.
Konventionen gælder dog ikke for:
a) dokumenter, der udfærdiges af diplomatiske eller konsulære repræsentanter, og
b) administrative dokumenter, der direkte vedrører handels- eller toldmæssige transaktioner.
Artikel 2
Hver kontraherende stat skal fritage dokumenter, hvorpå denne konvention finder anvendelse, og som skal fremlægges på dens område, fra kravet om legalisering. I denne konvention betyder legalisering udelukkende den formalitet, hvorved de diplomatiske eller konsulære repræsentanter for det land, hvori dokumentet skal fremlægges, bekræfter underskriftens ægthed, den egenskab, hvori underskriveren af dokumentet har handlet, og i givet fald identiteten af det påførte segl eller stempel.
Artikel 3
Den eneste formalitet, der kan kræves for at bekræfte underskriftens ægthed, den egenskab, hvori underskriveren af dokumentet har handlet, og i givet fald identiteten af det påførte segl eller stempel, er tilføjelse af den i artikel 4 beskrevne erklæring udstedt af den kompetente myndighed i den stat, hvorfra dokumentet hidrører.
Den i ovenstående stykke nævnte formalitet kan dog ikke kræves, når gældende love, bekendtgørelser eller praksis i den stat, hvor dokumentet fremlægges, eller en aftale mellem to eller flere kontraherende stater har afskaffet eller forenklet den eller fritager selve dokumentet fra kravet om legalisering.
Artikel 4
Den i artikel 3, stk. 1, nævnte erklæring påføres selve dokumentet eller en allonge, og den skal være udformet i overensstemmelse med den model, der er optaget som bilag til konventionen.
Den kan imidlertid affattes på det officielle sprog for den udstedende myndighed. Standardteksten deri kan herudover affattes på yderligere et sprog. Benævnelsen »Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)« skal være anført på fransk.
Artikel 5
Erklæringen skal udstedes på anmodning af den person, der har underskrevet dokumentet, eller af ihændehaveren.
Ved korrekt udfyldelse er erklæringen en bekræftelse af underskriftens ægthed, den egenskab, hvori underskriveren af dokumentet har handlet, og i givet fald identiteten af det påførte segl eller stempel.
Underskrift, segl og stempel på erklæringen er fritaget for enhver bekræftelse.
Artikel 6
Hver kontraherende stat udpeger med henvisning til de pågældende myndigheders officielle funktion de myndigheder, der har kompetence til at udstede den i artikel 3, stk. 1, nævnte erklæring.
Den kontraherende stat skal ved deponeringen af sit ratifikations- eller tiltrædelsesinstrument eller sin udvidelseserklæring underrette det nederlandske udenrigsministerium om udpegelsen. Den skal ligeledes give underretning om enhver ændring af de udpegede myndigheder.
Artikel 7
Hver af de i medfør af artikel 6 udpegede myndigheder skal føre et register eller et kartotek, hvori myndigheden skal registrere de udstedte erklæringer med angivelse af:
a) erklæringens nummer og dato, og
b) navn på den person, der har underskrevet det offentlige dokument, samt den egenskab, hvori vedkommende har handlet, eller i tilfælde af, at dokumentet ikke er underskrevet, navnet på den myndighed, der har påført segl eller stempel.
På anmodning af enhver person med interesse deri skal den myndighed, der har udstedt erklæringen, kontrollere, om erklæringens oplysninger svarer til oplysningerne i registeret eller kartoteket.
Artikel 8
Hvis en overenskomst, konvention eller aftale mellem to eller flere kontraherende stater indeholder bestemmelser, hvorefter bekræftelse af en underskrift eller et segl eller stempel forudsætter visse formaliteter, har denne konvention kun forrang frem for sådanne bestemmelser, hvis disse formaliteter er strengere end den i artikel 3 og 4 nævnte formalitet.
Artikel 9
Hver kontraherende stat skal træffe de nødvendige foranstaltninger for at forebygge, at dens diplomatiske eller konsulære repræsentanter udfører legaliseringer i tilfælde, hvor denne konvention foreskriver fritagelse.
Artikel 10
Konventionen er åben for undertegnelse af de stater, som var repræsenteret på den 9. internationale privatretlige konference i Haag, samt af Island, Irland, Liechtenstein og Tyrkiet.
Den skal ratificeres, og ratifikationsinstrumenterne skal deponeres hos det nederlandske udenrigsministerium.
Artikel 11
Konventionen træder i kraft den 60. dag efter, at det tredje ratifikationsinstrument er deponeret som fastsat i artikel 10, stk. 2.
For hver undertegnende stat, der ratificerer senere, træder konventionen i kraft den 60. dag efter deponeringen af denne stats ratifikationsinstrument.
Artikel 12
Enhver stat, der ikke er nævnt i artikel 10, kan tiltræde denne konvention, efter at den er trådt i kraft i henhold til artikel 11, stk. 1. Tiltrædelsesinstrumentet deponeres hos det nederlandske udenrigsministerium.
En sådan tiltrædelse har kun virkning for så vidt angår forholdet mellem den tiltrædende stat og de kontraherende stater, der ikke har fremsat indsigelse mod den pågældende stats tiltrædelse senest seks måneder efter modtagelse af den i artikel 15, litra d, nævnte underretning. En sådan indsigelse skal meddeles det nederlandske udenrigsministerium.
Konventionen træder i kraft i forholdet mellem den tiltrædende stat og de stater, der ikke har fremsat indsigelse mod den førstnævnte stats tiltrædelse, den 60. dag efter udløbet af den i ovenstående stykke nævnte seksmåneders frist.
Artikel 13
Enhver stat kan ved undertegnelsen, ratifikationen eller tiltrædelsen erklære, at konventionen skal udvides til alle de områder, hvis internationale forhold den varetager, eller til et eller flere af dem. En sådan erklæring har virkning fra konventionens ikrafttræden i forhold til den pågældende stat.
Efter dette tidspunkt skal sådanne udvidelser meddeles det nederlandske udenrigsministerium.
Når udvidelseserklæringen afgives af en stat, som har undertegnet og ratificeret konventionen, træder konventionen i kraft for de pågældende områder i overensstemmelse med artikel 11. Når udvidelseserklæringen afgives af en stat, som har tiltrådt konventionen, træder konventionen i kraft for de pågældende områder i overensstemmelse med artikel 12.
Artikel 14
Konventionen gælder i fem år fra den dag, hvor den træder i kraft efter artikel 11, stk. 1, selv for stater, som har ratificeret eller tiltrådt den senere.
Konventionen fornys stiltiende hvert femte år, medmindre den opsiges.
En opsigelse skal meddeles det nederlandske udenrigsministerium mindst 6 måneder før femårsperiodens udløb.
Opsigelsen kan begrænses til enkelte af de områder, som konventionen omfatter.
Opsigelsen har kun virkning i forhold til den stat, som har afgivet den. Konventionen forbliver i kraft for de øvrige kontraherende stater.
Artikel 15
Det nederlandske udenrigsministerium skal give underretning om følgende til de stater, der er omtalt i artikel 10, og til de stater, som har tiltrådt konventionen efter artikel 12:
a) underretninger efter artikel 6, stk. 2,
b) undertegnelser og ratifikationer efter artikel 10,
c) datoen for konventionens ikrafttræden efter artikel 11, stk. 1,
d) tiltrædelser og indsigelser efter artikel 12 og den dato, hvor disse tiltrædelser får virkning,
e) udvidelseserklæringer efter artikel 13 og den dato, hvor de får virkning,
f) opsigelser efter artikel 14, stk. 3.
Til bekræftelse heraf har undertegnede, der er behørigt bemyndigede dertil, undertegnet denne konvention.
Udfærdiget i Haag den 5. oktober 1961 på fransk og engelsk, hvoraf den franske udgave har forrang i tilfælde af afvigelser mellem de to udgaver, i ét eksemplar, som deponeres i den nederlandske regerings arkiver, og hvoraf en genpart ad diplomatisk vej tilsendes hver af de stater, som var repræsenteret på den 9. internationale privatretlige konference i Haag, samt Island, Irland, Liechtenstein og Tyrkiet.
