Dette er en vejledning fra Forsyningstilsynet. Vejledningsformen anvendes ved orienterende meddelelser
i modsætning til tilfælde, hvor der skal fastsættes bindende retsregler. I vejledninger må der således
aldrig fastsættes bindende forskrifter, men blot gives orientering f.eks. om reglers indhold og fortolkning,
herunder om praksis, og om reglernes baggrund samt andre oplysninger, der kan have betydning for
forståelsen af reglerne og deres anvendelse. I vejledninger kan der også gives oplysninger om, hvordan
en bestemt bindende forskrift eksempelvis kan tænkes overholdt.
1. Indledning
2. Baggrund
3. Generelt om tiltag
4. Krav til IO-programmets indhold
4.1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger - modtaget fra andre
4.2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om gasdistributions- og lagerselskabets egne aktiviteter
4.3. Adgang mv. til gasdistributionssystemet og/eller lagerfaciliteter på ikkediskriminerende vilkår
4.3.1. Adgang til nettet/gasdistributionssystemet
4.3.2. Vedligeholdelse af nettet/gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne
4.3.3. Udbygning af nettet/gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne
4.3.4. Tilslutning til net eller lagerfaciliteter
4.4. Kundekontakt
4.5. Særskilt identitet
4.6. Selskabsmæssig udskillelse
4.7. Regnskabsmæssig adskillelse
4.8. Habilitet
4.9. Indgåelse af aftaler på markedsmæssige vilkår
4.9.1. Skriftlighed på aftaletidspunktet
4.9.2. Markedsmæssige vilkår og dokumentationskrav
5. Kontrol af IO-programmet og supplerende forhold
6. Gennemførsel og kontrol af programmet
7. Den overvågningsansvarlige
7.1. Krav om uafhængighed
7.2. Den overvågningsansvarliges adgang til oplysninger
8. Årsberetning
8.1. Krav til årsberetningens indhold
8.2. Formelle krav til årsberetningen
9. Litteratur og kilder
Denne vejledning handler om, hvilke forhold gasdistributions1 - og lagerselskaber2 i henhold til lov om gasforsyning3 bør være opmærksomme på i forbindelse med bestemmelserne i bekendtgørelse nr. 979 af 6. oktober 20114 om program for intern overvågning for distributions- og lagerselskaber og Energinet.dk5 i henhold til lov om gasforsyning (herefter, IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber).
Gasdistributions- og lagerselskaberne i Danmark skal i henhold til gasforsyningsloven efterleve en række bestemmelser med henblik på at forhindre diskriminerende adfærd. Her iblandt skal selskaberne opstille et program for intern overvågning (herefter IO-program), som beskriver selskabernes tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd og sikre efterlevelsen af lovbestemmelserne herom, jf. gasforsyningslovens § 11 a.
Den interne overvågning er en intern kontrolmekanisme til at sikre overholdelse af overvejende adfærdsrelaterede krav. Gasdistributions- og lagerselskabet selv drages til ansvar for at indrette selskabets processer, således at diskriminerende adfærd i den daglige drift, herunder fra medarbejdernes side, forebygges, og ved at der stilles krav om en uafhængig overvågningsansvarlig samt intern kontrol af programmet for intern overvågning.
Et gasdistributions- og lagerselskabs program for intern overvågning skal medvirke til at sikre en reel adskillelse mellem monopolaktiviteter og kommercielle aktiviteter og dermed lige konkurrencevilkår på markederne for gashandel og andre konkurrenceudsatte gasaktiviteter. IO-programmet skal således beskrive selskabets tiltag for at sikre, at det ikke diskriminerer mellem selskaber, som det har en ejermæssig relation til, og andre selskaber.
Klima-, Energi- og Forsyningsministeren har fastsat nærmere regler om det interne overvågningsprogram i IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber, som trådte i kraft den 12. oktober 2011.
IO-bekendtgørelsen anvender begrebet tiltag. Se boks 1.
| Boks 1 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 1: § 1. Distributions- og lagerselskaber og Energinet.dk skal opstille et program for intern overvågning, som har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. Stk. 2. Programmet skal beskrive selskabets tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder beskrive de specifikke forpligtelser, som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt for at opfylde det i stk. 1 nævnte formål. |
|---|
Med tiltag menes de handlinger, som gasdistributions- og lagerselskaberne igangsætter og løbende anvender for at sikre, at selskaberne ikke diskriminerer og ikke favoriserer interesseforbundne parter.
Det er vigtigt, at gasdistributions- og lagerselskabernes IO program, herunder beskrivelse af tiltag, ikke alene er en gennemgang af de lovregler, som skal overholdes, men at der fokuseres på de tiltag og aktiviteter i det enkelte selskab, som skal gennemføres for at sikre reglernes overholdelse.
Tiltagene bør ses i sammenhæng med gasdistributions- og lagerselskabernes generelle kvalitetssikringssystemer, og bør prioriteres på lige fod med systemer og tiltag, der skal sikre kvalitet og regeloverholdelse på andre områder. I den forbindelse skal også tages højde for en tydelig ansvarsplacering for tiltagenes overholdelse.
Eksempler på tiltag, der generelt vil være anvendelige på en række af IO-programmets områder kan være:
• Opstilling af procedurer/instrukser, der på et givent område fastlægger selskabets/medarbejdernes adfærd i situationer, hvor en diskriminerende adfærd kan fremkomme
• Fastsættelse af ansvarlige for gennemførelse/overholdelse af enkelte tiltag eller delelementer i IO-programmet
• Relevante uddannelsestiltag eller kompetencekrav til medarbejderne inden for de arbejdsfunktioner, der er relevante for IO-programmet
• Undervisningstiltag, hvor medarbejderne får en indføring i reglerne om IO
Listen er ikke udtømmende.
Det er vigtigt, at gasdistributions- og lagerselskabet i IO-programmet beskriver indholdet af de anvendte tiltag specifikt inden for hvert emne.
Gasdistributions- og lagerselskaberne kan vælge om, tiltagene skal fremgå direkte af det interne overvågningsprogram eller, om de skal fremgå af et bilag, der henvises til i programmet. I sidstnævnte tilfælde skal bilaget være sammenhængende med det interne overvågningsprogram.
Det interne overvågningsprogram har til formål at forhindre diskriminerende adfærd. For at opfylde formålet med programmet skal gasdistributions- og lagerselskabet beskrive selskabets tiltag for at forhindre diskriminerende adfærd, herunder de specifikke tiltag for at opfylde dette formål.
Et gasdistributions- og lagerselskabs IO-program skal som minimum indeholde tiltag i forhold til en række emner som selskabets ansatte, rådgivere og øvrige personer, som udfører opgaver for selskabet, er underlagt for at forhindre diskriminerende adfærd. Se boks 2.
| Boks 2 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2: § 2. Programmet skal som minimum beskrive følgende tiltag, som skal være egnede til at forhindre diskriminerende adfærd: |
|---|
4.1. Forretningsmæssigt følsomme oplysninger - modtaget fra andre
Et gasdistributions- og lagerselskabs IO-program skal indeholde tiltag, der sikrer, at forretningsmæssigt følsomme oplysninger behandles fortroligt. Se boks 3.
| Boks 3 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 1: 1) De tiltag, som skal sikre, at forretningsmæssigt følsomme oplysninger, som selskabet modtager under udøvelsen af sin virksomhed, behandles fortroligt, jf. § 46, stk. 1, i lov om naturgasforsyning, og såfremt sådanne oplysninger kan videregives, at dette sker på en ikkediskriminerende måde. Programmet skal herunder beskrive, hvilke oplysninger, der er forretningsmæssigt følsomme, samt hvilke procedurer, der gælder for selskabets modtagelse og behandling af sådanne oplysninger. |
|---|
Formålet er at sikre, at gasdistributions- og lagerselskaberne ikke videregiver forretningsmæssigt følsomme oplysninger til andre med det resultat, at f.eks. et bestemt handelsselskab får konkurrencemæssige fordele i forhold til andre handelsselskaber.
Gasdistributions- og lagerselskaberne er i besiddelse af/modtager flere forskellige oplysninger af følsom karakter. Det er derfor vigtigt, at selskaberne er opmærksomme på hvilke forretningsmæssigt følsomme oplysninger, der modtages.
| Eksempler på hvad der kan beskrives i programmet ift. procedurer, der sikrer fortrolig modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger • Uddannelsestiltag hvor medarbejdere undervises i hvordan modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger håndteres. • Procedurer, der sikrer at alle medarbejdere i selskabet er bekendt med, hvad der er forretningsmæssigt følsomme oplysninger. • Fortrolighedsklausuler i ansættelseskontrakter og aftaler med eksterne medarbejdere samt samhandelsaftaler. • Selskabets IT-løsninger indrettes, så disse understøtter fortrolig modtagelse og behandling af forretningsmæssigt følsomme oplysninger • Politik for oprettelse, ændring og afvikling af brugernes adgang til IT-systemerne. • Selskabet udarbejder og vedligeholder en liste over de forretningsmæssigt følsomme oplysninger og de forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, der håndteres i selskabet og af hvilke personer/brugere. |
|---|
Eksempler på forretningsmæssigt følsomme oplysninger:
• Forbrugstal for privat- og erhvervskunder
• Leverandører af gas til kunden
• Statistisk materiale om gasforbrug i det omfang det ikke er offentligt tilgængeligt
• Gasleverandørers og slutkunders betalingsmønster, restance og andre økonomiske forhold
• CPR-numre/kunder
• Oplysninger om kunders personlige forhold
• Aftagenummer
• Modtagne oplysninger fra gasproduktionsvirksomheder-f.eks. tekniske informationer i det omfang disse ikke er offentligt tilgængelige og/eller virksomheden har angivet oplysningerne som fortrolige
• Netbrugeres nomineringer, renomineringer og allokeringer
• Oplysninger om tilførsler til gasdistributionssystemet
Ovenstående oplysninger vil også i vidt omfang være reguleret af GDPR.6
4.2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om gasdistributions- og lagerselskabets egne aktiviteter
Et gasdistributions- og lagerselskabs IO-program skal indeholde tiltag, der forhindrer at forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om selskabets egne aktiviteter videregives på en diskriminerende måde. Se boks 4.
| Boks 4 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 2: 2) De tiltag, som skal forhindre, at oplysninger om selskabets egne aktiviteter, som kan være forretningsmæssigt fordelagtige, bliver videregivet på en diskriminerende måde, jf. § 46, stk. 1, i lov om naturgasforsyning. |
|---|
Eksempler på forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger (i det omfang disse ikke er offentligt tilgængelige) kan være:
• Forretningsmæssige strategier og beslutninger i relation til gasdistributions- og lagerselskabet
• Udbygningsplaner for gasdistributionssystemet, lagre og klynger som endnu ikke er godkendt
• Oplysninger om gasdistributions- og lagerselskabets økonomiske forhold
| Eksempler på tiltag, der hindrer, at forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger om gasdistributions- og lagerselskabets egne aktiviteter bliver videregivet på en diskriminerende måde • Selskabet udarbejder og vedligeholder en liste over de forretningsmæssigt følsomme oplysninger og de forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger, der håndteres i selskabet og af hvilke personer/brugere. • Procedurer for hvordan selskabets egne forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger håndteres og i givet fald videregives på ikke-diskriminerende måde. • Uddannelsestiltag om ikkediskrimination for de medarbejdere, som skal videregive data. |
|---|
4.3. Adgang mv. til gasdistributionssystemet og/eller lagerfaciliteter på ikkediskriminerende vilkår
Et gasdistributions- og lagerselskabs IO-program skal indeholde tiltag, der sikrer, at adgangen til selskabets net eller lagerfaciliteter sker på lige vilkår for alle.
Gasdistributions- og lagerselskaberne skal også iværksætte tiltag, der sikrer, at gasdistributionssystemets eller lagerfaciliteternes brugere ikke bliver forskelsbehandlet ved gennemførelsen af vedligeholdelses- og udbygningsarbejder. På samme måde skal samtlige gasdistributionssystemets eller lagerfaciliteternes brugere have lige vilkår ved tilslutning. Se boks 5.
| Boks 5 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 3: 3) De tiltag, som skal sikre, at adgangen til selskabets net eller lagerfaciliteter sker på ikkediskriminerende vilkår, og at vedligeholdelse og udbygning af nettet eller lagerfaciliteterne samt tilslutning til nettet gennemføres på en ikkediskriminerende måde i forhold til nettets eller lagerfaciliteternes brugere |
|---|
Gasdistributions- og lagerselskaberne skal beskrive, hvordan de sikrer, at adgangen til selskabets net eller lagerfaciliteter sker på grundlag af objektive, gennemsigtige og ikkediskriminerende kriterier, dvs. at de ikke må favorisere bestemte grupper af brugere – hverken direkte eller indirekte på grundlag af usaglige hensyn.
| Eksempler på tiltag er egnede til at sikre, at adgangen til gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne sker på lige vilkår for alle. • Processer, der sikrer at adgang nettet eller lagerfaciliteterne sker efter gældende lovgivning, betingelser, vilkår mv., herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i dette. |
|---|
Gasdistributions- og lagerselskaberne skal beskrive hvilke tiltag, der sikrer, at der ikke sker diskriminering af gasdistributionssystemets og lagerfaciliteternes brugere f.eks. i forhold til geografisk beliggenhed. En bruger må f.eks. ikke nedprioriteres på baggrund af usaglige hensyn.
| Eksempler på tiltag der er egnede til at sikre, at gennemførelsen af vedligeholdelse af gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne sker på en ikkediskriminerende måde • Faste periodiske vurderinger af vedligeholdelsesniveau. • Objektive måltal for hastighed for reparationer. • Fastlagte processer for information om vedligeholdelsesarbejde til brugerne. |
|---|
Her skal gasdistributions- og lagerselskaberne beskrive hvilke procedurer og tiltag, der sikrer, at der ikke sker diskriminering af brugeren, således at denne ved udbygning bliver tilsluttet gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne inden for en rimelig frist og endvidere, at eksisterende brugere får transporteret den mængde gas, som de behøver.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at gennemførelsen af en udbygning af gasdistributionssystemet eller lagerfaciliteterne sker på en ikkediskriminerende måde • Faste procedurer for koordinering med myndigheder og andre forsyningsselskaber om udbygning af nye områder og lagerfaciliteter, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. • Periodisk revurdering af gasdistributionssystemets og lagerfaciliteternes dimensionering, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i dette. • Faste procedurer for udbygning ud fra objektive kriterier, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. |
|---|
Her skal gasdistributions- og lagerselskaberne beskrive, hvilke procedurer der sikrer, at der ikke sker diskriminering af brugeren ved tilslutning til net eller lagerfaciliteter.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at der ikke sker forskelsbehandling af gasdistributionssystemets eller lagerets brugere ved tilslutning til nettet eller lagerfaciliteter • Faste procedurer ved tilslutninger til gasdistributionssystemet, der er fastsat af gasdistributions- eller lagerselskabet, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. • Procedurer der sikrer, at brugerne kan deltage i udbud ved forhandlet adgang til lagerfaciliteterne, herunder ved auktion, baseret på objektive, gennemsigtige og ikkediskriminerende kriterier, samt at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. • Procedurer, der sikrer, at lagerselskabet en gang om året offentliggør deres kommercielle hovedvilkår for adgang til lagerfaciliteter og, at der inden fastsættelse af vilkårene sker høring af lagerselskabernes brugere herom, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. • Servicemål for behandlingstider for tilslutninger, herunder at medarbejdere, der er involveret heri er instrueret i disse. |
|---|
4.4. Kundekontakt
Et gasdistributions- og lagerselskabs IO-program skal indeholde en beskrivelse af de tiltag, der sikrer, at selskabet i sin kundekontakt ikke favoriserer bestemte selskaber. Se boks 6.
| Boks 6 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 4: 4) De tiltag, som skal sikre, at selskabet i sin kundekontakt ikke favoriserer bestemte selskaber. |
|---|
Gasdistributions- og lagerselskaber skal således iværksætte tiltag, der skal være egnede til at sikre, at selskabernes medarbejdere i deres kundekontakt ikke forskelsbehandler på usagligt grundlag ved de forskellige former for kundekontakt, som selskaberne gør brug af over for kunderne, f.eks. i forhold til egne koncerninterne gasleverandører.
Gasdistributions- og lagerselskaberne kan i IO-programmet beskrive de forskellige former for kundekontakt, som selskaberne har inden for henholdsvis mundtlig og skriftlig kontakt.
Særligt hvis kundekontakten håndteres af medarbejdere, som både håndterer kundekontakt for gasdistributions- eller lagerselskabet og for andre koncerninterne selskaber, så som f.eks. gasleverandører skal man være opmærksom på at iværksætte de nødvendige tiltag.
Kundekontakt til gasdistributions- og lagerselskabet kan f.eks. være om fejl på gasmåleren eller tilslutningsforhold mv.
Der kan også være tale om gasdistributions- og lagerselskabets egen information til kunderne, herunder f.eks. informationsudsendelse fra selskabet, pris-/tarifinformation, udformning af hjemmeside/hjemmesider, mails etc. fra selskabet samt kommunikation på sociale medier.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at der ikke sker favorisering af bestemte selskaber ved kundekontakt • Instruks for, hvilke oplysninger gasdistributions- og lagerselskabernes medarbejdere må videregive. • Undervisning i regler vedrørende ikkediskrimination ved kundekontakt. • Instruks-/procedurebeskrivelser om kundehåndtering, herunder hvilke typer kundekontakt, der må håndteres af gasdistributions- og lagerselskabet. |
|---|
4.5. Særskilt identitet
Et gasdistributionsselskabs IO-program skal indeholde tiltag, der sikrer, at selskabet i sit kommunikationsarbejde og sine identitetsstrategier ikke skaber uklarhed om selskabets særskilte identitet i forhold til virksomheder som er vertikalt integreret7 med distributionsselskabet, herunder når distributionsselskabet vælger at outsource sit arbejde. Se boks 7.
| Boks 7 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 5: 5) De tiltag, som skal sikre, at distributionsselskabet i sit kommunikationsarbejde og sine identitetsstrategier ikke skaber uklarhed om distributionsselskabets særskilte identitet, jf. § 11 b i lov om naturgasforsyning, herunder sikre retlig og faktisk råderet over sin hjemmeside og oplysninger, som distributionsselskabet lader andre uden for distributionsselskabet anvende. |
|---|
Distributionsselskabet må ikke i sit kommunikationsarbejde skabe uklarhed om distributionsselskabets særskilte identitet efter gasforsyningslovens § 11 b og derfor må et gasdistributionsselskabs kommunikation med forbrugere ikke sammenblandes med kommunikation fra vertikalt integrerede selskaber, der udøver gasproduktion eller er gasleverandører. Gastributionsselskabet er således forpligtet til at forhindre enhver usikkerhed hos forbrugerne om, at der skulle være en sammenhæng mellem distributionsselskabet og et vertikalt integreret leverandør- eller produktionsselskab.
Kommunikation omfatter alle former for distributionsselskabets kontakt til omverdenen. Begrebet omfatter bl.a. mails, som sendes til forbrugeren, oplysninger og dialog på sociale medier, telefonnumre og e-mailadresse, som distributionsselskabet kan træffes på.
Distributionsselskabet må heller ikke i sine identitetsstrategier skabe uklarhed om selskabets særskilte identitet. Kravet om identitetsmæssig adskillelse sikres ved, at et gasdistributionsselskabs navn og logo er adskilt fra de øvrige virksomheder i koncernen. Et distributionsselskab må dermed ikke hedde det samme som de øvrige virksomheder i koncernen når der foreligger vertikal integration.
Distributionsselskabet skal i den forbindelse sikre, at det har retlig og faktisk råderet over sin hjemmeside og oplysninger, som selskabet lader andre uden for selskabet anvende. Det sidste indebærer, at distributionsselskabet skal sikre, at andre, der udfører opgaver for selskabet, ved opgavens udførelse anvender en identitet, som adskiller sig fra de identiteter, som i øvrigt anvendes af virksomheder, som er vertikalt integrerede med distributionsselskabet.
Et gasdistributionsselskab behøver ikke i IO-programmet at beskrive tiltag, der sikrer overholdelsen af kravene til særskilte identitet i det omfang der ikke foreligger vertikalt integration. Det skal dog fremgå af programmet, hvis dette er tilfældet.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at der ikke skabes uklarhed om gasdistributionsselskabers særskilte identitet: • Procedure for, hvem der er ansvarlige for at sikre, at gasdistributionsselskabets navn og logo ikke kan forveksles med vertikalt integrerede selskabers navn og logo, herunder gasleverandør- og gasproduktionsselskaber, samt undervisning af de involverede medarbejdere. • Procedure for, hvem der er ansvarlige for at sikre, at der ikke i øvrigt i gasdistributionsselskabets kommunikationsarbejde og identitetsstrategier skabes uklarhed om gasdistributionsselskabets særskilte identitet, herunder undervisning af de involverede medarbejdere. • Procedurer for hvordan virksomheden identificerer/præsenterer sig: Presse, hjemmeside, sociale medier, telefonnummer m.v., herunder foranstaltninger, der sikrer at relevante medarbejdere er bekendt med denne. |
|---|
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at der ikke skabes uklarhed om gasdistributionsselskabets særskilte identitet ved outsourcing • Procedure, der sikrer vilkår i kontrakter, som gasdistributionsselskaber indgår med andre selskaber om, at aftaleparten skal overholde kravet om særskilt identitet, og hvordan det konkret efterleves i praksis, herunder foranstaltninger, der sikrer at relevante medarbejdere er bekendt med denne. • Gasdistributionsselskabet udpeger bestemte personer, der er ansvarlige for at vejlede og besvare evt. spørgsmål vedrørende særskilt identitet fra kontraktparten. |
|---|
Læs mere om, hvornår der foreligger vertikal integration og i øvrigt om principperne omkring særskilt identitet i Forsyningstilsynets vejledning om særskilt identitet for elnetvirksomheder, der i vidt omgang også kan bidrage til fortolkningen for gasdistributionsselskaberne:
4.6. Selskabsmæssig udskillelse
Gasdistributions- og lagerselskabers IO-programmer skal indeholde tiltag, der sikrer overholdelse af kravet om selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter, som ligger uden for bevillingen. Se boks 8.
| Boks 8 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 6: 6) De tiltag, som skal sikre overholdelse af kravet om selskabsmæssig udskillelse af aktiviteter, jf. § 28 a i lov om naturgasforsyning, samt § 2, stk. 4*, i lov om Energinet.dk. * FSTS: Nu stk. 5. |
|---|
Det følger af gasforsyningslovens § 28 a, at bl.a. distributions- og lagerselskaber kun kan drive de aktiviteter, som ligger inden for bevillingen. Andre aktiviteter, som ligger uden for den pågældende bevilling, herunder andre bevillingspligtige aktiviteter, skal udøves i selvstændige selskaber med begrænset ansvar.
Såfremt gasdistributions- og lagerselskabet ikke har aktiviteter uden for bevillingen, skal dette fremgå af programmet.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at kravet om selskabsmæssig udskillelse bliver overholdt • Procedurer med angivelse af ansvarlige personer for gennemgang af selskabets aktiviteter og regnskab i forhold til at sikre overholdelse af kravet om selskabsmæssige adskillelse. |
|---|
4.7. Regnskabsmæssig adskillelse
Gasdistributions- og lagerselskabers IO-programmer skal indeholde tiltag, der sikrer overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse. Se boks 9.
| Boks 9 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 7: 7) De tiltag, som skal sikre overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse, jf. § 47, stk. 2, i lov om naturgasforsyning, § 12 i lov om Energinet.dk, samt regler herom udstedt i medfør af lov om naturgasforsyning og lov om Energinet.dk. |
|---|
Formålet med den regnskabsmæssige adskillelse er at undgå forskelsbehandling, krydssubsidiering og konkurrenceforvridning.
Regler udstedt i medfør af bl.a. gasforsyningsloven kan for det enkelte distributions- og lagerselskab indeholde andre bestemmelser om regnskabsmæssig adskillelse.
Såfremt selskabet ikke har aktiviteter, der kræver regnskabsmæssig adskillelse, skal dette anføres i IO-programmet.
| Eksempler på tiltag, der sikrer overholdelse af kravet om regnskabsmæssig adskillelse, hvor det er påkrævet efter gasforsyningslovens § 47, stk. 2, eller andre regler udstedt i medfør af gasforsyningsloven • Der udpeges medarbejdere (eller eksterne kompetencer- f.eks. revisorer), der har det overordnede ansvar for den regnskabsmæssige adskillelse af de bevillingspligtige aktiviteter og andre aktiviteter, der skal holdes regnskabsmæssig adskilt. • Der oprettes særskilte indtægts- og udgiftskonti for hver af de bevillingspligtige aktiviteter virksomheden har. • Procedurer for løbende opfølgning på, at indtægter og omkostninger er allokeret korrekt. • Der opstilles regnskab for hver aktivitet. |
|---|
4.8. Habilitet
Gasdistributions- og lagerselskabers IO-programmer skal indeholde tiltag, der sikrer opfyldelsen af kravene om habilitet. Se boks 10.
| Boks 10 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 8: 8) De tiltag, som skal sikre, at kravene om habilitet, jf. § 28 b i lov om naturgasforsyning, overholdes. |
|---|
Habilitetskravene i gasforsyningslovens § 28 b indebærer et forbud mod personsammenfald, således at et gasdistributions- eller lagerselskabs direktion og ledende medarbejdere ikke direkte eller indirekte må deltage i driften eller ledelsen af et koncernforbundet selskab, som
sælger eller producerer gas, eller
direkte eller indirekte ejer disse, medmindre der er tale om et distributions- eller lagerselskab.
Desuden er det ikke tilladt for bestyrelsesmedlemmer i et gasdistributions- eller lagerselskab at deltage i driften eller ledelsen af et koncernforbundet selskab, som sælger eller producerer gas.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at kravene om habilitet bliver overholdt • Procedurer godkendt af bestyrelsen for udnævnelser af medlemmer af direktion, ledende medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer, der sikrer, at reglerne om habilitet overholdes. • Retningslinje for hvem, der har ansvar for, at medlemmer af direktion, ledende medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer ikke har dobbeltroller i selskabet og et koncernforbundet selskab, som sælger eller producerer gas, eller et koncernforbundet selskab, der direkte eller indirekte ejer disse. Herunder hvor ofte, der følges op på dette. • Erklæringer vedrørende habilitet fra medlemmer af direktion, ledende medarbejdere og bestyrelsesmedlemmer i forbindelse med udnævnelse og som fremsendes til den overvågningsansvarlige. |
|---|
4.9. Indgåelse af aftaler på markedsmæssige vilkår
Gasdistributions- og lagerselskabers IO-programmer skal indeholde tiltag, der sikrer overholdelse af kravet om, at aftaler skal indgås på markedsmæssige8 vilkår samt tiltag, der sikrer, at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. Se boks 11.
| Boks 11 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 1, nr. 9: 9) De tiltag, som skal sikre overholdelse af kravet om, at aftaler, som selskabet indgår med andre selskaber, skal indgås på markedsbestemte vilkår samt foreligge skriftligt på aftaletidspunktet, jf. § 28 c i lov om naturgasforsyning. |
|---|
Det bemærkes, at det som udgangspunkt må lægges til grund, at de aftaler, som gasdistributions- og lagerselskaberne indgår med ikke interesseforbundne selskaber, er indgået på vilkår, der er bestemt af markedet på tidspunktet for aftaleindgåelsen - altså er indgået på markedsmæssige vilkår, hvis der ikke er andre forhold, der taler mod dette. Disse eksterne aftaler er dog også omfattet af ordlyden i § 28 c, stk. 1 og 2 i gasforsyningsloven, hvorfor disse aftaler også skal tænkes ind i tiltagene anført i selskabets IO-program.
Når et gasdistributions- eller lagerselskab indgår aftaler med andre selskaber, herunder koncernforbundne selskaber, skal aftalerne foreligge skriftligt på aftaletidspunktet.
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet • Procesbeskrivelse - evt. systemunderstøttet- indeholdende en tydelig ansvarsplacering i gasdistributions- eller lagerselskabet (også i forhold til uddelegering til f.eks. advokat eller revisor) i forhold til at sikre, at selskabets aftaler foreligger skriftligt på aftaletidspunktet. |
|---|
Markedsmæssige vilkår vil sige på samme aftalevilkår, som hvis aftalerne var indgået med uafhængige virksomheder.
Det er efter gasforsyningslovens § 28 c et krav, at gasdistributions- og lagerselskaberne skriftligt skal kunne dokumentere, at aftalerne er indgået på markedsmæssige vilkår.
Pligten til at udarbejde skriftlig dokumentation indebærer, at gasdistributions- og lagerselskaberne løbende skal sikre, at de aftaler, de indgår, er på markedsmæssige vilkår, og at de på en solid måde kan redegøre for aftalernes markedsmæssighed, og at de er i besiddelse af den fornødne dokumentation for markedsmæssigheden9.
Der skal udarbejdes og opbevares en kortfattet beskrivelse af den valgte metode for sikring af markedsmæssigheden af prisfastsættelsen. Beskrivelsen vedlægges aftalen som et bilag.
Se mere om metoder til at fastsætte den markedsmæssige pris og dokumentation herfor i Forsyningstilsynets vedledning: Vejledning om netvirksomhedsbekendtgørelsens kapitel 2, 3 og 12, der vedrører elnetvirksomheder, men som i vidt omfang også kan give vejledning vedrørende gasdistributions- og lagerselskaber:
Se endvidere mere i OECD’s Guidelines for Transfer Pricing og Skatteforvaltningens juridiske vejledning om Transfer pricing.10
| Eksempler på tiltag, der er egnede til at sikre, at gasdistributions- og lagerselskabets aftaler med andre selskaber bliver indgået på markedsmæssige vilkår • Kompetence- og uddannelsestiltag inden for aftaleindgåelse og transfer pricing regelsæt hos de medarbejdere, der er ansvarlige for/involveret i indgåelse af kontrakter. • Ansvars- og procesbeskrivelse i forbindelse med aftaleindgåelse, hvor interne og eksterne kompetencer inden for transfer pricing involveres, f.eks. advokat, revisor eller gasdistributions- og lagerselskabets ansvarlige for dokumentation til Skatteforvaltningen påser markedsmæssigheden og den nødvendige dokumentation. • Procedurer (herunder undervisning/instruktion af relevante medarbejdere), der sikrer en vurdering af om der foreligger en ekstern aftale, og at der ikke er forhold, der taler mod at denne er markedsmæssig. |
|---|
Det er et krav, at gasdistributions- og lagerselskabet i sit IO-program beskriver, hvordan selskabet kontrollerer, at programmet reelt bliver gennemført. Kontrollen spiller tæt sammen med de procedurer om gennemførelsen af programmet, som er nævnt nedenfor i afsnit 6, herunder afrapportering om overtrædelser og klare procedurer for håndtering af overtrædelser.
Herudover skal gasdistributions- og lagerselskabet i sit IO-program beskrive, hvordan det sikrer den overvågningsansvarliges uafhængighed. Se i øvrigt afsnit 7.1.
Forsyningstilsynet kan kræve, at IO-programmet indeholder en beskrivelse af øvrige tiltag, som er nødvendige for at forhindre diskriminerende adfærd. Se boks 12.
| Boks 12 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 2, stk. 2 og 3: Stk. 2. Programmet skal beskrive, hvordan selskabet gennemfører en passende kontrol af programmet, herunder hvordan den overvågningsansvarliges uafhængighed sikres, jf. § 11 a, stk. 2 og 3, i lov om naturgasforsyning. Stk. 3. Energitilsynet kan kræve, at programmet skal indeholde beskrivelse af tiltag ud over de i stk. 1 nævnte, i det omfang dette er påkrævet for at forhindre diskriminerende adfærd i det pågældende selskab. |
|---|
| Eksempler på hvad, der kan fremgå af IO-programmet for at leve op til kravet om at beskrive, hvordan gasdistributions- og lagerselskaber gennemfører en passende kontrol af programmet • Procedurer, der sikrer løbende og hurtig rapportering af evt. fravigelser af IO-programmet og håndtering af disse. • Interne og/eller eksterne audits ift. reglernes faktiske overholdelse. • Kontrollen med regeloverholdelse på IO-området integreres med virksomhedens arbejde (procedurer) i relation til certificeringer og kvalitetssystemer. • Etablering af whistle-blower ordning. • Udpege ansvarlige for gennemførsel af programmets delelementer. • Procedurer for samarbejde med den overvågningsansvarlige. Det kan f.eks. være ved nedsættelse af udvalg og koordineringsforum med den overvågningsansvarlige. |
|---|
| Eksempler på, hvad IO-programmet kan indeholde for at leve op til kravet om at beskrive, hvordan gasdistributions- og lagerselskaber sikrer den overvågningsansvarliges uafhængighed • Beskrivelse af hvilke kriterier der gælder for uafhængighed i forbindelse med udpegning af den overvågningsansvarlige. • Procedurer for, at den overvågningsansvarlige underskriver en erklæring om, at denne ikke har nogen stilling, noget ansvar, nogen interesser eller noget forretningsforhold i eller med virksomheder, som gasdistributions- eller lagerselskabet er selskabsmæssigt forbundet med. • Procedurer, der sikrer, at selskabet hurtigst muligt vælger en anden person til at varetage rollen som overvågningsansvarlig - i tilfælde af brud med uafhængighedskravet. |
|---|
Et gasdistributions- eller lagerselskab skal sikre, at IO-programmet gennemføres, og at der gennemføres en passende kontrol heraf. Se boks 13.
| Boks 13 IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 3: § 3. Selskabet skal sikre, at programmet gennemføres, herunder at der gennemføres en passende kontrol af programmet. |
|---|
Gennemførelsen består i den faktiske realisering af de enkelte tiltag, der er indeholdt i selskabets program, jf. gennemgangen ovenfor i afsnit 4, samt afrapportering om fravigelser og klare procedurer for håndtering af disse.
Det skal i IO-programmet beskrives, hvordan kontrollen af selskabets IO-program bliver gennemført. Se ovenfor i afsnit 5.
| Eksempler på hvad, gasdistributions- eller lagerselskabet kan iværksætte for at leve op til kravet om at sikre gennemførelsen af programmet samt, hvordan selskabet gennemfører en passende kontrol af programmet • Etablere interne og/eller eksterne audits ift. reglernes faktiske overholdelse. • Integrere kontrollen med regeloverholdelse på IO-området med selskabets arbejde (procedurer) i relation til certificeringer og kvalitetssystemer. • Etablering af whistle-blower ordning • Udpege ansvarlige for gennemførsel af programmets delelementer. • Etablere procedurer for samarbejde med den overvågningsansvarlige. Det kan f.eks. være ved nedsættelse af udvalg og koordineringsforum med den overvågningsansvarlige. • Procedurer, der sikrer løbende og hurtig rapportering af evt. fravigelser af IO-programmet og håndtering af disse. |
|---|
7.1. Krav om uafhængighed
Et gasdistributions- eller lagerselskab skal udpege en overvågningsansvarlig, som er uafhængig. Se boks 14.
| Boks 14 Gasforsyningslovens § 11 a, stk. 2 og 3: Stk. 2. Selskaberne nævnt i stk. 1 skal udpege en overvågningsansvarlig, som er uafhængig. Den overvågningsansvarlige må ikke have nogen stilling, noget ansvar, nogen interesser eller noget forretningsforhold i eller med eventuelle tilknyttede og associerede selskaber samt i eller med selskaber, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere, jf. dog stk. 3. Stk. 3. Stk. 2 er ikke til hinder for, at to eller flere distributionsselskaber eller netvirksomheder efter lov om elforsyning udpeger den samme overvågningsansvarlige. |
|---|
Uafhængighedskravet forudsætter ikke nødvendigvis, at der udpeges en ekstern overvågningsansvarlig. Den overvågningsansvarlige kan således godt være ansat af gasdistributions- eller lagerselskabet.
Ansættelse af den uafhængige overvågningsansvarlige i gasdistributions- eller lagerselskabet medfører bl.a. en bedre indsigt i de konkrete forhold og arbejdsgange i selskabet, herunder ved den daglige drift af selskabet. Dette er vigtigt for at kunne identificere og afbøde mulige problemområder og kontrollere overholdelsen af det interne overvågningsprogram.
To eller flere distributionsselskaber eller elnetvirksomheder kan udpege den samme overvågningsansvarlige.
Den overvågningsansvarlige for et gasdistributions- eller lagerselskab må ikke have nogen stilling, noget ansvar, nogen interesser eller noget forretningsforhold i eller med eventuelle tilknyttede og associerede11 selskaber samt i eller med selskaber, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere.
| Eksempler på, hvad IO-programmet kan indeholde for at leve op til kravet om at beskrive, hvordan et gasdistributions- eller lagerselskab sikrer den overvågningsansvarliges uafhængighed • Selskabet vedtager kriterier for uafhængighed i forbindelse med udpegning overvågningsansvarlige. • Den overvågningsansvarlige underskriver en erklæring om, at pågældende ikke har nogen stilling, noget ansvar, nogen interesser eller noget forretningsforhold i eller med virksomheder, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere. • Procedurer, der sikrer, at selskabet, i tilfælde af brud med uafhængighedskravet, hurtigst muligt vælger en anden person til at varetage rollen som overvågningsansvarlig. |
|---|
7.2. Den overvågningsansvarliges adgang til oplysninger
Et gasdistributions- eller lagerselskabs overvågningsansvarlige skal til varetagelse af sine opgaver have adgang til alle nødvendige oplysninger hos selskabet og eventuelle tilknyttede og associerede selskaber samt selskaber, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere. Se boks 15.
| Boks 15 Gasforsyningslovens § 11 a, stk. 4, Den overvågningsansvarlige skal til varetagelse af sin opgave have adgang til alle nødvendige oplysninger hos selskabet og eventuelle tilknyttede og associerede selskaber samt selskaber, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere. … IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 3, stk. 2: Den overvågningsansvarlige kan klage til Energitilsynet over manglende adgang til alle nødvendige oplysninger hos selskabet og eventuelle tilknyttede og associerede selskaber samt selskaber, der kontrolleres af samme selskabsdeltagere, jf. § 11 a, stk. 4, i lov om naturgasforsyning. |
|---|
Således kan den overvågningsansvarlige for at sikre, at pågældende effektivt kan varetage sine opgaver med kontrol af programmet, henvende sig til den fulde kreds af virksomheder, som gasdistributions- eller lagerselskabet efter de materielle regler skal være adskilt fra, og bede om oplysninger, der er nødvendige for kontrollen af programmet.
Den overvågningsansvarlige har ret til at klage til Forsyningstilsynet over manglende adgang til nødvendige oplysninger.
Et gasdistributions- eller lagerselskab skal offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med en redegørelse for gennemførelsen af det interne overvågningsprogram. Se boks 16.
| Boks 16 Gasforsyningslovens § 11 a, stk. 1, 3. pkt. En årsberetning med en beskrivelse af programmet samt kontrollen af dette skal offentliggøres og anmeldes til Forsyningstilsynet. … IO-bekendtgørelsen for gasdistributions- og lagerselskaber § 5: Selskabet skal offentliggøre en årsberetning for hvert kalenderår med en redegørelse for programmets gennemførelse i det forløbne år for hvert af punkterne i programmet, herunder en beskrivelse af ændringer i det interne overvågningsprogram og den foretagne kontrol. Årsberetningen skal endvidere redegøre for den udpegede overvågningsansvarliges uafhængighed. Stk. 2. Årsberetningen skal dateres og underskrives af selskabets direktør og den uafhængige overvågningsansvarlige. Stk. 3. Årsberetningen for et kalenderår skal offentliggøres og anmeldes til Energitilsynet senest den 1. juni i det følgende kalenderår. |
|---|
Årsberetningen skal indeholde følgende:
• for hvert kalenderår en redegørelse for gennemførelse af det interne overvågningsprogram i det forløbne år for hvert af punkterne i programmet, herunder
– en beskrivelse af ændringer i det interne overvågningsprogram og
– en beskrivelse den foretagne kontrol,
• en redegørelse for den udpegede overvågningsansvarliges uafhængighed
8.2. Formelle krav til årsberetningen
Et gasdistributions- eller lagerselskab skal opfylde en række formelle krav i forbindelse med årsberetningen. Se boks 16.
Årsberetningen skal:
• dateres og underskrives af selskabets direktør og den uafhængige overvågningsansvarlige
• offentliggøres og anmeldes til Forsyningstilsynet senest den 1. juni i det følgende kalenderår.
Årsberetningen anmeldes ved at indsende den til Forsyningstilsynet via blanket på virk.dk. Se også nærmere vejledning herom på Forsyningstilsynets hjemmeside.
Gasdistribution- og lagerselskabers interne overvågningsprogrammer:
Samtidig skal adressen til stedet, hvor årsberetningen er offentliggjort oplyses.
Bekendtgørelse af lov om gasforsyning, LBK nr. 1100 af 16. august 2023
Bekendtgørelse om program for intern overvågning for distributions- og lagerselskaber og Energinet.dk i henhold til lov om naturgasforsyning BEK nr. 979 af 6. oktober 2011
L 87, Forslag til lov om ændring af lov om elforsyning, lov om naturgasforsyning, lov om varmeforsyning, lov om Energinet.dk og lov om fremme af vedvarende energi
L 176 Forslag til lov om ændring af lov om elforsyning, lov om naturgasforsyning og lov om Energinet.dk
Høringsbrev vedr. Bekendtgørelse om program for intern overvågning for distributions- og lagerselskaber og Energinet.dk i henhold til lov om naturgasforsyning (2011): https://prodstoragehoeringspo.blob.core.windows.net/10589ce2-1da4-4cfd-b833-38ac589cf65c/H%C3%B8ringsbrevCFE. pdf
Officielle noter
1 Jf. definitionen i bekendtgørelse af lov om gasforsyning, LBK nr. 1100 af 16. august 2023 § 6, nr. 6
2 Jf. definitionen i bekendtgørelse af lov om gasforsyning, LBK nr. 1100 af 16. august 2023 § 6, nr. 18
3 Bekendtgørelse af lov om gasforsyning, LBK nr. 1100 af 16. august 2023
4 Da bekendtgørelsen sidst er ændret i 2011 og idet den daværende lov om naturgasforsyning ikke længere er gældende, henvises de steder i bekendtgørelsen, hvor der er henvist til denne lov i stedet til den gældende LBK nr. 1100 af 16. august 2023-Lov om gasforsyning.
5 Transmissionsselskaber (Energinet.dk) er udgået af bestemmelsen, fordi de skal være ejermæssigt adskilte, jf. § 10 b.
7 Gasdirektivets artikel 26, stk. 3, 2. pkt. nævner vertikal integration: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/ALL/? uri=CELEX%3A32009L0073
8 I den gældende gasforsyningslov, § 28 c er begrebet ændret til ”markedsmæssige” frem for ”markedsbestemte” således som det tidligere har været formuleret i naturgasforsyningsloven.
9 L 176 Forslag til lov om ændring af lov om elforsyning, lov om naturgasforsyning og lov om Energinet.dk: https://www.ft.dk/samling/20111/lovforslag/l176/index.htm
10 Skatteforvaltningens vejledning: https://info.skat.dk/data.aspx? oid=2049948&chk=219250 og OECD Transfer pricing guidelines: https://read.oecd-ilibrary.org/taxation/oecd-transfer-pricing-guidelines-for-multinational-enterprises-and-tax-administrations-2022\_0e655865-en#page1
11 I forarbejderne henvises til bilag 1, B, nr. 5 og 6, i årsregnskabsloven om forståelsen af begreberne ”tilknyttede” og ”associerede” selskaber og i bilag 1, A, nr. 6, i årsregnskabsloven om forståelsen af begrebet ”selskabsdeltager”: https://www.retsinformation.dk/eli/ft/201012L00087
