Vejledning for whistleblowerordninger på offentlige arbejdspladser

6. Hvilke krav er der til whistleblowerordningen?

6.1. Udpegning af en whistleblowerenhed

Arbejdspladsen skal etablere en whistleblowerenhed, som skal modtage og behandle indberetninger. Enheden skal være en eller flere upartiske personer (kan bestå af en afdeling). Det vil afhænge af arbejdspladsens organisering, hvilke personer eller afdelinger der er bedst egnede til at fungere som whistleblowerenhed.

Kravet om upartiskhed indebærer, at de udpegede personer skal forholde sig objektivt og sagligt ved behandlingen af de modtagne indberetninger, uanset hvilke personer de indberettede oplysninger omhandler. Desuden skal arbejdspladsen ved etablering af whistleblowerenheden indføre procedurer, der sikrer, at forvaltningslovens krav og ulovbestemte principper om habilitet overholdes ved behandlingen af de enkelte indberetninger.

Arbejdspladsen skal i den forbindelse sikre, at whistleblowerenheden i forhold til den konkrete sagsbehandling er uafhængig af arbejdspladsens daglige ledelse (direktionen). Det betyder, at ledelsen ikke må instruere eller beordre whistleblowerenheden til at håndtere en indberetning på en bestemt måde. Arbejdspladsen skal fastsætte generelle retningslinjer og/eller procedurer for whistleblowerenhedens sagsbehandling.

Organisering af whistleblowerenheden

For mindre arbejdspladser kan det være tilstrækkeligt at udpege en enkelt person, der er godt placeret i forhold til at kunne følge op på de enkelte indberetninger, og der som supplement til vedkommendes almindelige arbejdsopgaver får til opgave at fungere som arbejdspladsens whistleblowerenhed.

Det kan f.eks. være en compliance- eller HR-medarbejder, en juridisk medarbejder, en finanschef, en ledende revisor, et medlem af bestyrelsen eller databeskyttelsesrådgiveren.

Det kan være en fordel, at den udpegede person har en funktion, hvor personen i sit daglige virke er tæt på arbejdspladsens øverste ledelse, idet der kan være tilfælde, hvor det er nødvendigt, at ledelsen inddrages i forbindelse med opfølgning på en indberetning.

For mellemstore arbejdspladser eller store arbejdspladser kan det være nødvendigt at sammensætte et team af personer, som i fællesskab skal fungere som arbejdspladsens whistleblowerenhed.

Arbejdspladser, som er inddelt i afdelinger, kan f.eks. placere whistleblowerenheden i den juridiske afdeling eller HR-afdelingen.

6.2. Udformning af en whistleblowerordning

Det er tilstrækkeligt, at arbejdspladsens whistleblowerordning giver mulighed for enten skriftlig eller mundtlig indberetning. Arbejdspladsen kan derfor frit vælge, om whistleblowerordningen skal give mulighed for at indberette mundtligt, skriftligt eller begge dele.

Mundtlig indberetning kan f.eks. ske i form af et telefonssystem eller andre talemeddelelsessystemer. I ordninger, hvor der gives mulighed for at indberette mundtligt, har whistlebloweren ret til et fysisk møde, hvis whistlebloweren anmoder om det. Et sådant møde skal som udgangspunkt tilbydes inden for syv dage.

Arbejdspladsens whistleblowerordning skal sikre fortrolighed om identiteten på de personer, der nævnes i indberetningen, herunder whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjemand. Whistleblowerordningen skal derfor udformes på en måde, der sikrer, at det alene er (autoriserede) personer fra whistleblowerenheden, der har adgang til de modtagne indberetninger. Der er dog ikke noget til hinder for, at udvalgte it-medarbejdere har adgang til indberetningerne som led i almindelig it-drift.

Opbevaring og behandling af indberetninger

Af hensyn til kravet om fortrolighed må indberetninger ikke opbevares og behandles på et almindeligt tilgængeligt sted som f.eks. et fælles drev eller et arkiv, hvor der er generel adgang for arbejdspladsens øvrige ansatte.

Korrekt opbevaring og behandling af indberetninger kan f.eks. ske på følgende måde:

– Arbejdspladsens almindelige it-system, hvor adgangen til de enkelte sager begrænses af indblikskoder eller lignende foranstaltninger.

– En sikker mailløsning eller en fysisk postkasseløsning.

Det er ikke en forudsætning, at whistleblowerordningen understøttes af en teknisk løsning, f.eks. et it-baseret whistleblowersystem. Der kan dog være fordele forbundet med at anvende sådan en løsning, idet visse tekniske løsninger giver mulighed for, at whistlebloweren og whistleblowerenheden anonymt kan kommunikere med hinanden. Hvis der er mulighed for anonym kommunikation giver det mulighed for, at der kan stilles supplerende spørgsmål til en indberetning og udveksles yderligere oplysninger. Det kan bidrage til at sikre, at sagen oplyses tilstrækkeligt til, at den kan behandles. Det er valgfrit for arbejdspladsen, om det skal være muligt at foretage anonym indberetning. Offentligt arbejdspladser kan efter omstændigheder være forpligtede til at foretage en nærmere undersøgelse af oplysninger i en anonym indberetning, idet undersøgelsespligten ikke afhænger af, hvordan arbejdspladserne er blevet opmærksom på et konkret forhold.

Efter reglerne i databeskyttelseslovgivningen gælder visse krav til sikkerheden i forhold til behandling af personoplysninger i whistleblowerordningen, som skal iagttages, jf. herved databeskyttelsesforordningens artikel 32 og retshåndhævelseslovens § 27.

6.3. Whistleblowerenhedens opgaver

Arbejdspladsen skal sørge for, at whistleblowerordningen har procedurer, der sikrer, at whistleblowerenheden opfylder de krav, der er til sagsbehandlingen af modtagne indberetninger.

Whistleblowerenhedens opgaver

– Modtage (og registrere eller dokumentere) indberetninger og have kontakt med whistlebloweren.

– Bekræfte modtagelsen af indberetningen inden for syv dage.

– Følge omhyggeligt op på indberetninger (undersøgelsespligt).

– Give feedback til whistlebloweren hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen.

Videresendelse af indberetninger

Whistleblowerenheden kan afvise indberetninger, der ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde, og er ikke forpligtet til at videresende disse til anden offentlig arbejdsplads. Whistleblowerenheder i en offentlig forvaltningsmyndighed har efter forvaltningslovens § 7, stk. 1, pligt til at vejlede afsenderen om, at henvendelsen ikke er omfattet af loven, og om, hvortil henvendelsen eventuelt kan rettes.

Whistleblowerenheden skal bekræfte modtagelsen af en indberetning over for whistleblowerenheden inden for syv dage. Indberetningen anses for modtaget samme dag uanset tidspunktet for modtagelsen. Det betyder, at en indberetning modtaget uden for almindelig kontortid anses for modtaget den pågældende dag.

Fristen på syv dage løber fra dagen efter modtagelsen af indberetningen. Lørdage, søndage og helligdage medregnes ved beregning af fristen. Det betyder eksempelvis, at en indberetning, der er modtaget fredag kl. 22.30, skal bekræftes senest den kommende fredag.

Whistleblowerenheden skal i forbindelse med bekræftelsen og i overensstemmelse med god forvaltningsskik desuden oplyse den forventede sagsbehandlingstid.

Hvis indberetningen er sendt som et almindeligt brev, regnes fristen fra den dag, whistleblowerenheden modtager indberetningen med posten. Hvis indberetningen er sendt pr. e-mail eller en digital portalløsning, beregnes fristen fra den dag, hvor enheden modtager indberetning i indbakken eller via portalløsningen.

Der stilles ingen formkrav til bekræftelsen. Arbejdspladsen kan derfor tilrettelægge ordningen på den måde, der passer bedst til arbejdspladsens whistleblowerordning. Hvis whistleblowerordningen er systemunderstøttet, kan bekræftelsen f.eks. ske i form af en autogenereret kvittering.

Whistleblowerenheden er efter omstændighederne ikke forpligtet til at behandle anonyme indberetninger. Hvis arbejdspladsen giver mulighed for at indberette anonymt, skal whistleblowerenheden også bekræfte modtagelsen af indberetningen, hvis det er muligt. F.eks. vil enheden i almindelighed ikke kunne bekræfte modtagelsen af et anonymt brev i en fysisk postkasse.

Der gælder ved indsamling af personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen som udgangspunkt en pligt til at meddele den person, oplysningerne omhandler, en række oplysninger om behandlingen (oplysningspligt). Det kan efter omstændighederne bl.a. medføre en oplysningspligt over for whistlebloweren, som kan iagttages samtidig med whistleblowerens indberetning eller snarest muligt derefter (normalt inden for 10 dage).

Registrerings- og dokumentationspligt

– Modtagne indberetninger skal registreres (i overensstemmelse med tavshedspligten ).

– Mundtlige indberetninger skal dokumenteres ved optagelse eller nøjagtigt referat/afskrift af mødet eller (telefon)samtalen.

Whistlebloweren skal samtykke til, at der kan ske optagelse af en mundtlig indberetning. Hvis der udarbejdes et referat eller en afskrift af mødet eller (telefon)samtalen, skal whistlebloweren have mulighed for at kontrollere, berigtige og acceptere referatet eller afskriften.

Registreringspligten har til formål at sikre, at alle indberetninger kan tilgås og eventuelt kan indgå som bevis i en retssag, og gælder for alle dokumenter, som whistleblowerenheden modtager fra whistlebloweren.

Indberetninger må kun opbevares så længe, som det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde krav, der følger af whistleblowerloven, eller hvis der er en legitim grund til fortsat opbevaring, f.eks. hvis det er påkrævet efter anden lovgivning, herunder i forhold til databeskyttelsesretlige regler eller arkivloven, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan styrkes af senere indkomne indberetninger (sammenkædning). Der gælder ikke en bestemt frist for, hvor længe indberetninger må opbevares. Opbevaring i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler vil i almindelighed opfylde kravene.

Det vil ikke være nødvendigt at opbevare indberetninger, der viser sig grundløse, eller som ikke er omfattet af whistleblowerordningen. Hvis en indberetning fører til en anmeldelse til politiet eller til en anden relevant myndighed, bør oplysningerne som udgangspunkt slettes straks efter afslutning af sagen hos politiet eller den anden myndighed.

Forhold af betydning for fortsat opbevaring

– Sandsynligheden for, at personer (whistlebloweren eller den berørte person), der er beskyttet efter whistleblowerloven, vil kunne få behov for at dokumentere indberetningen.

– Om der kan være grund til at tro, at den pågældende indberetning vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold. Flere indberetninger om samme emne kan tale for, at indberetninger forsat opbevares med henblik på sammenkædning.

Whistleblowerenheden skal følge omhyggeligt op (opfølgning) på indberetninger. Ved opfølgning forstås ethvert tiltag for at vurdere rigtigheden af de påstande, der fremsættes i indberetningen, og hvor det er relevant, til at imødegå den indberettede overtrædelse. Indberetningens indhold og karakter er afgørende for, hvordan der skal følges op.

Whistleblowerenheden skal indledningsvis tage stilling til, om indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde. Hvis indberetningen falder uden for lovens anvendelsesområde, skal whistlebloweren orienteres herom. Whistlebloweren kan desuden opfordres til at rette henvendelse til f.eks. nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentanten eller personale-/HR-afdelingen. I det omfang indberetningen falder inden for lovens anvendelsesområde, skal indberetningen behandles.

Det er op til den enkelte arbejdsplads, om ordningen skal tilrettelægges sådan, at hele undersøgelsen foretages af whistleblowerenheden – og efter behov med indhentelse af yderligere oplysninger internt i organisationen – eller om ordningen tilrettelægges således, at den relevante afdeling på whistleblowerenhedens anmodning skal udarbejde en redegørelse, som afrapporteres til enheden.

Arbejdspladsen skal imidlertid være opmærksom på, at der f.eks. på grund af habilitetsproblemer kan være indberetninger, som ikke kan gennemføres ved at indhente en redegørelse, og at den særlige tavshedspligt fortsat skal iagttages. Finder whistleblowerenheden ikke den afrapporterede redegørelse tilstrækkelig, skal enheden sørge for, at der bliver iværksat yderligere undersøgelser.

Det er ikke et krav efter loven, at whistleblowerenheden har kompetence til at træffe beslutning om reaktioner, herunder ansættelses- eller kontraktretlige konsekvenser eller indgivelse af politianmeldelse. Arbejdspladsen kan eventuelt vælge, at enheden skal have sådanne kompetencer.

Der gælder efter omstændighederne en undersøgelsespligt for offentlige arbejdspladser, der modtager anonyme oplysninger. Undersøgelsespligten afhænger ikke af, hvordan myndigheden er blevet opmærksom på et konkret forhold. Undersøgelsespligten gælder i det omfang, at der er en vis sandsynlighed for, at der foreligger et ulovligt forhold, som ikke er af underordnet betydning, og som fortsat har en sådan aktualitet, at der er grundlag for at iværksætte en undersøgelse.

I praktisk kan det være sværere at gennemføre en undersøgelse af en anonym indberetning, fordi det afhænger af udformningen af whistleblowerordningen, om det er muligt at stille opfølgende spørgsmål til whistlebloweren.

Reaktioner

Relevant opfølgning kan f.eks. være iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden, orientering af virksomhedens daglige ledelse eller bestyrelse, anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed eller afslutning af sagen på grund manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.

En arbejdsplads kan f.eks. i whistleblowerpolitikken fastsætte, at whistleblowerenhedens opgave er at undersøge og afdække de forhold, der indberettes om, og at enheden skal udarbejde en redegørelse til arbejdspladsens ledelse, som herefter vil kunne træffe beslutning om reaktioner.

En arbejdsplads kan også i whistleblowerpolitikken fastsætte, at en whistleblowerenhed, ud over undersøgelseskompetencen, skal have kompetence til at komme med en indstilling til arbejdspladsens ledelse om reaktioner eller kompetence til selv at fastsætte reaktioner.

Whistleblowerenheden skal give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at enheden i videst muligt omfang skal oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder forvaltningsloven og databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at whistleblowerenheden skal overholde lovbestemte tavshedspligter om f.eks. enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, og at der skal være behandlingsgrundlag for at videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen.

Underretningsforpligtelsen vil være opfyldt, hvis whistlebloweren oplyses om, hvilken opfølgning der er iværksat. Whistlebloweren bør gives yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, hvis det er muligt under iagttagelse af gældende ret.

Eksempler på feedback

Eksempel 1: En whistleblower, som har indgivet en indberetning om, at en konkret person har begået en alvorlig lovovertrædelse, kan efter en konkret vurdering oplyses om, at der er foretaget politianmeldelse af personen. Det kan f.eks. være, hvor whistlebloweren i forbindelse med indberetningen dokumenterer lovovertrædelsen. Databeskyttelseslovens § 8 om behandling af strafbare forhold skal dog overholdes.

Eksempel 2: En whistleblower, som har indgivet indberetning om, at der generelt foregår noget mistænkeligt på arbejdspladsen, uden at der udpeges en konkret person, kan oplyses om, at der er foretaget anmeldelse til den relevante myndighed . Det forudsættes dog, at den berørte person ikke vil kunne identificeres.

Eksempel 3: En person foretager indberetning om, at en chef har en hård tone over medarbejderne. Whistleblowerenheden konkluderer, at forholdet ikke er så groft, at det falder inden for whistleblowerlovens anvendelsesområde. Personen oplyses om, at sagen lukkes , fordi forholdet ikke er omfattet af whistleblowerloven. Enheden vejleder desuden personen om at rette henvendelse til tillidsrepræsentanten eller personale-/HR-afdelingen.

Whistleblowerenheden skal give feedback inden for tre måneder fra bekræftelse af modtagelsen af indberetningen. Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, skal enheden underrette whistlebloweren herom. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen. Whistleblowerenheden skal desuden oplyse, om der kan forventes yderligere feedback. Whistlebloweren skal i sådanne tilfælde gives yderligere feedback, når det er muligt.

6.4. Arbejdspladsens informationspligt

Arbejdspladsen skal på et synligt sted, der er tilgængeligt for de personer, der er omfattet af arbejdspladsens whistleblowerordning, oplyse om procedurerne for at foretage indberetningen. Et synligt sted kan eksempelvis være arbejdspladsens hjemmeside. Hvis whistleblowerordningen alene stilles til rådighed for arbejdspladsens ansatte, kan intranettet også være et passende sted.

Arbejdspladsen skal stille følgende oplysninger til rådighed for medarbejderne

Proceduren for at foretage indberetning til whistleblowerordningen:

– Oplysninger om, hvilke overtrædelser der kan indberettes.

– Hvordan indberetninger behandles og registreres.

– Hvordan man gør brug af whistleblowerordningen.

– Hvilke rettigheder whistlebloweren og den berørte person har.

– Hvem der kan indberette til whistleblowerordningen.

– Om det er muligt at indberette anonymt.

Proceduren for at foretage indberetningen til en ekstern whistleblowerordning:

– Forpligtelsen kan f.eks. opfyldes ved, at oplysningerne fra vejledningens bilag 1 stilles til rådighed for medarbejderne.

Opfordring til intern indberetning

Arbejdspladsen skal opfordre til at indberette internt i tilfælde, hvor overtrædelsen kan imødegås effektivt internt, og hvor whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier. Samtidig skal det dog tydeligt oplyses, at whistlebloweren frit kan vælge mellem at indgive indberetning til arbejdspladsens whistleblowerordning eller en ekstern whistleblowerordning.

Det skal også tydeligt fremgå, at interne og eksterne whistleblowerordninger ikke begrænser offentligt ansattes ytringsfrihed, og at der således fortsat er ytringsfrihed og meddeleret i overensstemmelse med de gældende regler herom.

6.5. Arbejdspladsens dokumentationspligt

Arbejdspladsen skal opbevare skriftlig dokumentation for etableringen af og procedurerne for whistleblowerordningen.

Det indebærer, at arbejdspladsen skal kunne dokumentere, at der er udpeget en whistleblowerenhed, der administrerer whistleblowerordningen i overensstemmelse med kravene i loven.

Whistleblowerpolitik

Dokumentationspligten vil kunne opfyldes ved at udarbejde en whistleblowerpolitik, som beskriver arbejdspladsens whistleblowerordning. I whistleblowerpolitikken skal der oplyses om følgende:

– At der er udpeget en whistleblowerenhed, herunder hvilke(n) person(er) eller afdeling der er ansvarlige for enheden, eller hvis der er sket outsourcing eller ressourcedeling.

– At sagsbehandlingen opfylder whistleblowerlovens krav, herunder f.eks. om fortrolighed.

– At informationspligten er opfyldt.

Dokumentationspligten har til formål at lette en eventuel efterforskning, og manglende overholdelse kan i sig selv straffes med en bøde.

6.6. Behandling af personoplysninger

Arbejdspladsen kan efter whistleblowerlovens § 22 behandle personoplysninger, herunder følsomme oplysninger og oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at behandle en indberetning, som er modtaget i forbindelse med arbejdspladsens whistleblowerordning.

Det er en forudsætning for at kunne anvende lovens § 22 som grundlag for behandlingen af personoplysninger, at arbejdspladsen er forpligtet til at etablere en whistleblowerordning efter whistleblowerloven, og at ordningen er oprettet i medfør heraf.

Frivillig whistleblowerordning

En mindre arbejdsplads, der ikke er forpligtet til at oprette en whistleblowerordning efter whistleblowerloven, og som etablerer en whistleblowerordning på frivillig basis, kan ikke behandle personoplysninger på grundlag af whistleblowerlovens § 22. Arbejdspladsen vil i dette tilfælde skulle finde behandlingsgrundlaget i databeskyttelseslovgivningen eller anden lovgivning for at kunne behandle oplysningerne.

Det er ikke muligt at finde et andet behandlingsgrundlag i databeskyttelseslovgivningen, hvis der i en frivillig ordning behandles følsomme oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9. Der vil efter databeskyttelseslovgivningen alene være hjemmel til at behandle almindelige oplysninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 og oplysninger om strafbare forhold efter databeskyttelseslovens § 8.

Behandlingsreglen i whistleblowerlovens § 22 går forud for behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen jf. databeskyttelseslovens § 1, stk. 3. Det skal dog bemærkes, at i det omfang behandling sker inden for rammerne af retshåndhævelsesloven, forudsættes det, at behandlingen skal ske i overensstemmelse med reglerne i retshåndhævelsesloven, herunder behandlingsreglerne i denne lovs §§ 9 og 10.

Det bemærkes, at de øvrige bestemmelser i databeskyttelsesforordningen og -loven, herunder de grundlæggende behandlingsprincipper, registreredes rettigheder og krav til behandlingssikkerhed, også skal iagttages, når der behandles personoplysninger i medfør af whistleblowerlovens § 22.

Whistleblowerenheden skal bl.a. sørge for at iagttage oplysningspligten efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 eller retshåndhævelseslovens § 13. Whistleblowerenheden har således som udgangspunkt en pligt til at underrette den eller de berørte personer og andre personer (de registrerede), der er nævnt i indberetningen, om behandlingen af personoplysninger og deres rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen. Whistleblowerenheden skal i den forbindelse være opmærksom på, at i medfør af den særlige tavshedspligt i lovens § 25 skal offentlige arbejdspladser ikke opfylde oplysningspligten over for den berørte person eller andre personer nævnt i indberetningen, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d.

Ved indsigtsanmodninger efter databeskyttelsesforordningens artikel 15, skal whistleblowerenheden i øvrigt være opmærksom på, at der efter omstændighederne er mulighed for at gøre undtagelse fra oplysningspligten efter databeskyttelseslovens § 22, stk. 1 og 2. Offentlige arbejdspladser vil således på baggrund af en konkret vurdering f.eks. kunne gøre brug af undtagelsen i databeskyttelseslovens § 22, stk. 2, nr. 5 eller 9.

En registreret har efter databeskyttelsesforordningens artikel 16 ret til at få urigtige personoplysninger om sig selv rettet. Ved anmodninger om berigtigelse, skal whistleblowerenheden uden unødig forsinkelse tage stilling til anmodningen.

Oplysninger om whistlebloweren i henhold til databeskyttelseslovgivningen

– Offentlige arbejdspladser vil som følge af den særlige tavshedspligt i lovens § 25 kunne undlade at opfylde oplysningspligten over for den indberettede efter databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra d, samt undtage fra indsigtsretten efter databeskyttelseslovens § 22, stk. 3, jf. offentlighedslovens § 35.

– Offentlige arbejdspladser vil på baggrund af en konkret vurdering kunne begrænse underretningspligten i tilfælde af et sikkerhedsbrud i medfør af databeskyttelseslovens § 22, stk. 2, nr. 5 eller 9.

6.7. Tavshedspligt og videregivelse

Medarbejdere, der er tilknyttet whistleblowerenheden, har en særlig tavshedspligt om de oplysninger, der indgår i indberetninger.

Tavshedspligten omfatter alene oplysninger, der indgår i indberetningen. Hvis en indberetning giver anledning til, at der indledes en sag, vil de øvrige oplysninger, der indsamles i den forbindelse, ikke være omfattet af tavshedspligten. Sådanne oplysninger vil i stedet være undergivet de almindelige regler om videregivelse og aktindsigt i navnlig offentlighedsloven og forvaltningsloven.

Oplysninger fra en indberetning kan efter omstændighederne videregives, f.eks. med det formål at følge op på en indberetning.

Hvis whistlebloweren forsætligt har afsløret sin identitet i forbindelse med en offentliggørelse, er myndighedspersoner mv. ikke forpligtet til at iagttage tavshedspligten med hensyn til oplysninger, der indgår i indberetningen.

Videregivelse af oplysninger, der direkte eller indirekte kan identificere whistleblowerens identitet

– Må ske til autorisede medarbejdere inden for whistleblowerenheden.

– Can efter forudgående underretning af whistleblowerens og uden vedkommendes samtykke ske til relevante myndigheder som f.eks. politiet eller Finanstilsynet, når videregivelsen sker for at imødegå overtrædelser eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

– Kan ske, hvis whistlebloweren samtykker til videregivelse.

Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes

Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, må ikke uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke videregives til andre end en autoriserede medarbejdere. Det beror på en konkret vurdering, om oplysninger kan gøre en whistleblower identificerbar.

Udover konkrete oplysninger som navn, adresse og telefonnummer er oplysninger kan mere generelle oplysninger også gøre whistlebloweren identificerbar. F.eks. vil en stillingsbetegnelse som ”sælger”, ”ingeniør” eller ”projektleder” på mindre arbejdspladser kunne gøre whistlebloweren identificerbar, mens en stillingsbetegnelse sammen med oplysninger om kontor eller afdeling på mellemstore og store arbejdspladser vil kunne muliggøre identifikation.

Øvrige oplysninger

– Må videregives til andre end autoriserede medarbejdere, hvis det sker for at følge op på en indberetning eller imødegå overtrædelser. F.eks. kan det være nødvendigt for at afklare, om en hændelse faktisk har fundet sted, eller i forbindelse med ekstern rådgivning om, hvordan en situation bør håndteres.

Tavshedspligt for personer uden for whistleblowerenheden

Den særlige tavshedspligt gælder også for uautoriserede personer, som i forbindelse med en lovlig videregivelse får kendskab til oplysninger, der gør whistlebloweren identificerbar, opmærksom på, at vedkommende er underlagt den særlige tavshedspligt. Det kan f.eks. være en person, der får oplysninger om whistleblowerens identitet i forbindelse med opfølgningen på en indberetning.

Personer, der er tilknyttet whistleblowerenheden, samt øvrige personer, der i forbindelse med videregivelse får kendskab til oplysninger i en indberetning, kan straffes med bøde, hvis de forsætligt eller ved grov uagtsomhed tilsidesætter den særlige tavshedspligt.

Whistlebloweren skal underrettes forud for videregivelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, medmindre det vil bringe en relateret undersøgelse eller retssag i fare, f.eks. hvis underretningen vil medføre risiko for, at beviser vil blive skjult eller ødelagt, risiko for påvirkning af vidner, eller hvis der er mistanke om, at whistlebloweren bevidst har indgivet falsk indberetning. Det er ikke et krav efter whistleblowerloven, at whistlebloweren underrettes om videregivelse af øvrige oplysninger.

6.8. Særligt om aktindsigt, partsaktindsigt, partshøring, oplysningspligt og begrundelse

Hensynet til at beskytte whistleblowerens identitet medfører, at der gælder en række undtagelser til de regler, der skal være med til at sikre åbenhed i forvaltningen, og parternes rettigheder. Reglerne indebærer, at whistleblowerens identitet skal forblive hemmelig, men at parterne i en sag skal have adgang til sagens øvrige oplysninger.

Offentlighedens adgang til oplysninger i indberetningen

– Aktindsigt: Indberetninger, der er omfattet af whistleblowerlovens anvendelsesområde, er ikke undergivet aktindsigt efter offentlighedsloven eller miljøoplysningsloven.

– Meroffentlighed: Myndigheder, der søges aktindsigt hos, er afskåret fra efter eget skøn at give meroffentlighed i oplysninger.

Parters adgang til oplysninger i indberetningen

– Partsaktindsigt: Parten i en sag har ret til at blive bekendt med sagens dokumenter, men parten har ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes.

– Partshøring: Parten i en sag skal parthøres, men parten har ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet og andre oplysninger, ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes. Hvis whistlebloweren ikke samtykker til videregivelse af oplysningerne om sin identitet, kan det medføre, at der vil være sager, hvor det ikke er muligt at oplyse sagen tilstrækkeligt til at kunne gå videre med den (f.eks. i personrelaterede konflikter).

– Begrundelse: Begrundelsen for en afgørelse skal indeholde en kort redegørelse vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning. Oplysninger om whistleblowerens identitet og andre oplysninger ud fra hvilke whistleblowerens identitet direkte eller indirekte kan udledes, skal ikke indgå i begrundelsen.

Dette betyder, at parten i en sag skal gives partsindsigt i og parthøres over de øvrige oplysninger, der indgår i sagen.

6.9. Offentlighedsordning

Arbejdspladser, som er omfattet af offentlighedsloven, er efter whistleblowerloven omfattet af en særlig offentlighedsordning. Ordningen har til formål at sikre offentligheden adgang til oplysninger om den generelle aktivitet i whistleblowerordningen det seneste år. Disse arbejdspladser skal mindst én gang årligt offentliggøre en række oplysninger. Oplysningerne skal som udgangspunkt offentliggøres på myndighedens hjemmeside.

Offentliggørelsesordningen

Arbejdspladsen skal bl.a. oplyse om antallet af modtagne indberetninger og status for opfølgning på indberetningerne, herunder:

– Hvor mange indberetninger der er realitetsbehandlet.

– Hvor mange indberetninger der er afvist eller afsluttet.

– Hvor mange indberetninger der har givet anledning til politianmeldelse.

I forbindelse med offentliggørelsen skal der være en beskrivelse af de overordnede temaer for de indberetninger, der er modtaget og fulgt op på i perioden.

Whistleblowerlovens særlige tavshedspligt og reglerne om videregivelse skal fortsat iagttages i forbindelse med offentliggørelsen af oplysningerne. Det indebærer, at de overordnede beskrivelser skal udformes på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere whistlebloweren eller den berørte person, og beskrivelsen bør ikke indeholde nærmere oplysninger fra de enkelte indberetninger.

Eksempel på temaer

De overordnede temaer kan for eksempel være indberetninger om potentielt strafbare forhold, overtrædelser af EU-retsakter, overtrædelser af love og regler udstedt i medfør heraf, tilsidesættelse af forvaltningsretlige principper, seksuel chikane eller anden chikane.