Selskabsloven § 128

I stk. 1 foreslås en videreførelse af de gældende regler i aktieselskabslovens § 56, stk. 5, og anpartsselskabslovens § 21, stk. 1, om, at der skal føres en protokol over forhandlingerne i det øverste ledelsesorgan, og at denne protokol skal underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer.

Bestemmelsen finder anvendelse på forhandlingerne i det øverste ledelsesorgan. Dette betyder, at de finder anvendelse på bestyrelsen eller tilsynsrådet. I anpartsselskaber, hvor der alene er en direktion, jf. den foreslåede § 111, stk. 1, nr. 2, finder bestemmelsen i overensstemmelse med de gældende regler anvendelse på direktionen, hvis denne består af flere medlemmer.

Af hensyn til senere mulighed for dokumentation og eventuelt placering af ansvar skal protokollen være en forhandlingsprotokol og ikke kun en beslutningsprotokol. Desuden skal det bagefter være muligt at genfinde forudsætningerne for de drøftelser, der har fundet sted.

Som udgangspunkt fritager det ikke et medlem for senere at ifalde ansvar, at vedkommende ikke har deltaget i et møde eller har underskrevet protokollen. Medlemmer af bestyrelsen eller tilsynsrådet, som ikke har deltaget i et møde, bør derfor efterfølgende orientere sig i protokollen.

I lyset af det ansvar, der følger med at påtage sig hvervet, tilkommer der et tiltrædende medlem af bestyrelsen eller tilsynsrådet fuld adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af forhandlingsprotokollen.

Protokollen kan føres elektronisk. I den forbindelse skal bestyrelsen eller tilsynsrådet tage højde for, hvordan det sikres, at den elektroniske version af protokollen er den ægte.

I kapitalselskaber, der ledes af en direktion, og hvor et tilsynsråd fører tilsyn med direktionen, jf. det foreslåede § 111, stk. 1, nr. 2, kan det overvejes, om direktionen bør være forpligtet til at føre en protokol over forhandlingerne i direktionen, f.eks. når emnet for drøftelserne er af overordnet og strategisk karakter eller af væsentlig betydning for selskabet virksomhed, samt når drøftelserne vedrører beslutninger om økonomisk bistand med selskabets egne midler, herunder aktionær- og anpartshaverlån. Der kan være et behov for, at forhandlingerne vedrørende sådanne emner efterfølgende kan dokumenteres. Dette gælder særligt, hvis informationsudvekslingen mellem direktion og tilsynsråd ikke fungerer optimalt. Der kan desuden være et behov for, at et medlem af direktionen, som er uenig i sådanne beslutninger, har mulighed for at få sin mening indført i protokollen. Protokollen vil desuden gøre det lettere for tilsynsrådet at udøve tilsyn med direktionen.

I stk. 2 foreslås en videreførelse af den gældende regel om, at et ledelsesmedlem, der ikke er enig i en beslutning, som det ledelsesorgan, som den pågældende er medlem af, har truffet og indført i protokollen i medfør af stk. 1, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

Retten til at få sin afvigende mening ført til protokol gælder både for medlemmerne af bestyrelsen eller tilsynsrådet og for direktører, som deltager i mødet, jf. § 123.

En indførsel i protokollen vil kunne give de enkelte ledelsesmedlemmer en mulighed for at frigøre sig for et eventuelt medansvar for trufne dispositioner. En sådan ansvarsfritagelse kan som udgangspunkt ikke påberåbes, hvis den pågældende ved at medunderskrive de nødvendige dokumenter eller på anden måde medvirker til at gennemføre den trufne beslutning. Kræver en beslutnings gennemførelse underskrift af samtlige medlemmer af det øverste ledelsesorgan, må et medlem, der ikke bifalder den trufne beslutning, enten hindre aftalens gennemførelse, eller, hvis den pågældende ikke vil tage ansvaret herfor, udtræde af bestyrelsen eller tilsynsrådet.

Bestemmelsen kan ikke tilsidesættes ved en vedtagelse i bestyrelsen eller tilsynsrådet.