Selskabsloven § 125

Den i stk. 1 foreslåede bestemmelse er i vidt omfang en videreførelse af de gældende regler i aktieselskabslovens § 56, stk. 3, og anpartsselskabslovens § 19 a om mulighed for afholdelse af skriftlige bestyrelsesmøder, som blev indsat i både aktie- og anpartsselskabsloven i 2004. Før dette tidspunkt var det ikke muligt for bestyrelser at træffe beslutning på anden vis end gennem fysisk fremmøde eller via elektroniske medier under iagttagelse af de formkrav, som blev stillet til elektroniske bestyrelsesmøder, herunder navnlig samtidighedskravet.

Ifølge gældende ret gælder reglerne således for begge kapitalselskabstyper, i det omfang kapitalselskabet har en bestyrelse. Det samme foreslås at skulle gælde fremover.

Det foreslås, at reglerne om skriftlige bestyrelsesmøder fremover skal gælde tilsvarende for møder i tilsynsrådet.

Udvalget til Modernisering af Selskabsretten konkluderede i sin betænkning, at muligheden for at kræve et fysisk møde fremover bør erstattes af muligheden for en »mundtlig« drøftelse, f.eks. et telefonmøde eller en videokonference.

I de tilfælde, hvor bestyrelsens eller tilsynsrådets medlemmer er enige om, at der ikke er behov for en mundtlig debat, og emnet kan behandles på et skriftligt møde, fandt udvalget endvidere, at den gældende regel om, at et skriftligt møde krævede en forudgående beslutning, var med til at gøre reglerne mindre anvendelige og fleksible.

Udvalget fandt derfor ikke, at de gældende begrænsninger var nødvendige, når ethvert medlem af ledelsen vil kunne kræve, at en mundtlig drøftelse finder sted. Derfor er den tidligere gældende regel om forudgående beslutning ikke medtaget i lovforslaget.

Det fremgår således af forslaget, at visse af bestyrelsen eller tilsynsrådet nærmere afgrænsede anliggender kan behandles skriftligt. Det er en betingelse herfor, at der ikke fremsættes ønske fra et medlem af ledelsens side om, at der sker en mundtlig drøftelse.

Der stilles ved afholdelse af elektroniske møder i bestyrelse eller tilsynsråd et krav om samtidighed, jf. nærmere herom nedenfor under det foreslåede stk. 2. Samtidighedskravet, der indebærer, at samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidigt, gælder ikke ved de skriftlige møder i bestyrelse og tilsynsråd. Derimod bør der ved afholdelse af skriftlige møder angives et sluttidspunkt, således at beslutninger ikke træffes over uforholdsmæssigt lange perioder, hvorunder forholdene vedrørende de emner, hvorom der skal træffes beslutning, kan ændre sig væsentligt.

Bestyrelsen eller tilsynsrådet må i forbindelse med beslutningen om, hvilke emner der kan behandles skriftligt, tage højde for det individuelle kapitalselskabs forhold. En type sager kan f.eks. være egnet til behandling på skriftligt møde i ét kapitalselskab og ganske ekstraordinært i et andet. I de tilfælde, hvor der, til trods for at der ikke er krav herom, foreligger en forudgående beslutning om, hvilke emner der skal behandles skriftligt, bør denne fremgå af protokollen.

Bestyrelsesformanden kan træffe beslutning om en konkret skriftlig behandling. Heroverfor står, at et bestyrelsesmedlem altid kan kræve mundtlig behandling, hvis vedkommende ønsker en drøftelse af emnet.

En generel beslutning om at behandle visse typer sager skriftligt kan træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet.

Skriftlig behandling af anliggender i bestyrelsen eller tilsynsrådet kan f.eks. ske via elektroniske medier, telefax eller fysisk via brev eller bud. Hvis der er truffet beslutninger ved skriftlig behandling, skal der reageres på disse på det efterfølgende møde i bestyrelsen ligesom beslutningerne skal indføres i protokollen.

Bestemmelsen i forslagets § 128, hvorefter der over forhandlingerne i bestyrelsen og tilsynsrådet skal føres en protokol, gælder tilsvarende, når anliggenderne behandles skriftligt.

Det vil være hensigtsmæssigt i bestyrelsens eller tilsynsrådets forretningsorden nærmere at fastlægge retningslinier mv. for afholdelse af skriftlige møder.

De gældende regler, hvorefter lovens almindelige bestemmelser om afholdelse af møder i bestyrelsen med de fornødne afvigelser finder tilsvarende anvendelse på skriftlige bestyrelsesmøder, foreslås opretholdt og anvendt tilsvarende for tilsynsrådet.

Dette indebærer bl.a., at bestyrelsen eller tilsynsrådet er beslutningsdygtig på et skriftligt møde, når over halvdelen af samtlige medlemmer har deltaget i behandlingen, dvs. har taget stilling til anliggendet, forudsat at så vidt muligt alle medlemmer har haft adgang til at deltage i behandlingen, jf. den foreslåede § 124, stk. 1. Dette forudsætter bl.a., at der skal være udsendt en indkaldelse til samtlige mødeberettigede. Det er ikke en forudsætning, at samtlige de mødeberettigede aktivt har tilkendegivet at have modtaget mødeindkaldelsen. Henvisningen til de almindelige regler for afholdelse af møder i bestyrelse og tilsynsråd indebærer endvidere, at f.eks. en direktør, som i henhold til § 123, har »ret til at være til stede og udtale sig ved møder i bestyrelsen eller tilsynsrådet«, ligeledes har ret til at deltage i et skriftligt møde i et af de to organer.

Bestemmelsen i det foreslåede stk. 2 er en videreførelse af de gældende regler i aktieselskabslovens § 56, stk. 4, og anpartsselskabslovens § 19 a, stk. 2, om afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder, som blev indsat i selskabslovene i 2003 som en konsekvens af, at der blev skabt udtrykkelig lovhjemmel til at afholde elektronisk generalforsamling.

Det foreslås, at reglerne fremover anvendes tilsvarende på møder i tilsynsrådet.

Elektroniske møder i bestyrelse og tilsynsråd kan afholdes i det omfang, det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens eller tilsynsrådets hverv. Formålet med bestemmelsen er bl.a. at tilgodese et voksende behov for at afholde elektroniske møder som følge af og for at fremme den stigende internationalisering i kapitalselskabers bestyrelser og tilsynsråd.

Det overlades til bestyrelsen eller tilsynsrådet selv nærmere at fastlægge, hvornår og hvordan brugen af elektroniske medier hensigtsmæssigt kan anvendes. Bestyrelsen eller tilsynsrådet må nøje overveje, hvilke anliggender der er egnede til behandling på et elektronisk møde, og hvilke der egner sig bedst til et fysisk møde. Forhold som tillid og medlemmernes personlige kendskab til hinanden spiller sædvanligvis en væsentlig rolle i arbejdet i bestyrelse og tilsynsråd. Dette opnås antagelig bedst ved, at medlemmerne med mellemrum afholder møder med fysisk deltagelse.

Beslutning om at behandle visse typer anliggender elektronisk kan træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet.

Det vil være hensigtsmæssigt i bestyrelsens eller tilsynsrådets forretningsorden nærmere at fastlægge retningslinier mv. for afholdelse af elektroniske møder.

Den gældende regel om, at et medlem af bestyrelsen eller en direktør kan forlange, at bestyrelsesmødet skal afholdes ved fysisk fremmøde, foreslås ændret, således at det fremover er alene er muligt at kræve en løsning, der giver mulighed for at foretage en mundtlig forhandling. Dette vil være aktuelt i tilfælde, hvor faciliteterne for det elektroniske møde ikke giver mulighed for en mundtlig interaktion.

Dette vil f.eks. også være aktuelt, når der på det pågældende møde skal behandles anliggender eller punkter på dagsordenen, som det enkelte medlem eller en direktør vurderer som så væsentlige eller principielle, at en mundtlig drøftelse er påkrævet. Baggrunden for denne bestemmelse er, at de enkelte medlemmer af bestyrelsen, tilsynsrådet og direktionen kan ifalde personligt erstatningsansvar, og derfor bør have mulighed for at forlange en mundtlig drøftelse.

I stk. 2,3. pkt., foreslås det, at lovens bestemmelser om afholdelse af møder i bestyrelse og tilsynsråd samt de foreslåede bestemmelser om elektronisk kommunikation i § 92, stk. 1 og 4, med de fornødne afvigelser finder tilsvarende anvendelse på elektroniske møder samt på kommunikationen i forbindelse med arbejdet i bestyrelse og tilsynsråd i øvrigt.

Dette indebærer f.eks., at en direktør, som i henhold til den gældende bestemmelse i § 123, har »ret til at være til stede og udtale sig ved møder i bestyrelsen eller tilsynsrådet,« ligeledes har ret til at deltage i samt ytre sig på et elektronisk møde i et af disse organer.

Endvidere indebærer det, at protokollen kan udarbejdes og underskrives mv. elektronisk. Ligeledes kan udarbejdelsen og fremlæggelsen af revisionsprotokollen på mødet i bestyrelsen eller tilsynsrådet ske elektronisk, hvis mødet afholdes elektronisk. Revisors underskrift på revisionsprotokollen og medlemmernes af bestyrelsens eller tilsynsrådets underskrifter på tilførsler til revisionsprotokollen skal da være forsynet med digital signatur eller en anden tilsvarende elektronisk signatur.