Til nr. 1

Rigsarkivet har med hjemmel i finansloven i dag mulighed for at opkræve betaling for identificering af arkivalier, når en borger søger om tilladelse til adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier.

Det foreslås, at der i § 6, stk. 5 indføres en undtagelse til Rigsarkivets mulighed for at opkræve vederlag og gebyr, således at dette ikke kan opkræves ved indsigt i egne personoplysninger, jf. § 39 a og § 39 b.

Det vil få den virkning, at borgere betalingsfrit kan få hjælp til identificering af arkivalier.

Til nr. 2

Det følger af § 30, stk. 3, at det offentlige arkiv ved ansøgninger om tilladelse til arkivadgang i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, kan tage særligt hensyn til, om ansøgeren er part i den sag, der ønskes adgang til, eller om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne.

Det foreslås i § 30, stk. 3 , at fjerne hensynet til, om ansøgeren er part i sagen.

Med den foreslåede ændring vil hensynet til parten ikke være relevant for ansøgning om tilladelse efter arkivlovens § 30, da parter vil være omfattet af den nye foreslåede bestemmelse i § 39 b om ret til indsigt i egne personoplysninger. Hensynet til om den pågældende har en særlig individuel interesse i oplysningerne bibeholdes, da der kan være tilfælde, hvor en person uden at være part kan have en særlig interesse.

Til nr. 3

Det følger af § 33, at Rigsarkivet i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra den afleverende myndighed. Samtykke skal indhentes fra den afleverende myndighed, hvis der er fastsat en længere tilgængelighedsfrist efter § 27, hvis der er tale om brevveksling i forbindelse med retssager, eller hvis arkivalierne er yngre end 20 år.

Det foreslås med ændringen i § 33 , at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra den afleverende myndighed også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil Rigsarkivet være forpligtet til at indhente samtykke fra afleverende myndighed, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Det følger endvidere af § 35, at det offentlige arkiv i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen. Der skal indhentes samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis der er tale om arkivalier, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold og tidligere behandling af oplysningerne har været omfattet af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven eller retshåndhævelsesloven.

Det foreslås med ændringen i § 35 , at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil det offentlige arkiv være forpligtet til at indhente samtykke fra Domstolsstyrelsen, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Til nr. 4

Det følger af § 34, at det offentlige arkiv i visse tilfælde forud for tilladelse til arkivadgang skal indhente samtykke fra Datatilsynet. Der skal indhentes samtykke fra Datatilsynet, hvis der er tale om arkivalier, som er afleveret af en offentlig myndighed, og arkivalierne indeholder oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold, og tidligere behandling af oplysningerne var omfattet af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesloven og retshåndhævelsesloven, eller hvis oplysningerne stammer fra et edb-register, der har været ført for den offentlige forvaltning.

Det foreslås med ændringen i § 34 , at pligten for det offentlige arkiv til at indhente samtykke fra Datatilsynet også skal gælde ved indsigt i egne personoplysninger efter den foreslåede § 39 b.

Den foreslåede ændring vil have den betydning, at uagtet om en person begærer indsigt efter den foreslåede § 39 b, eller søger indsigt i ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier efter den gældende § 30, vil det offentlige arkiv være forpligtet til at indhente samtykke fra Datatilsynet, hvis betingelserne herfor er opfyldt. Dette vil resultere i en forlænget sagsbehandlingstid, men til gengæld vil der blive taget stilling til øvrige hensyn, som eventuelt kan begrunde, at der ikke skal gives indsigt.

Til nr. 5

Med den foreslåede ændring indsættes der et nyt kapitel 7 a , som indeholder begge arkivlovens bestemmelser om indsigt i egne personoplysninger.

Det følger af den gældende § 42, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt efter artikel 15 i databeskyttelsesforordningen. Det offentlige arkiv videresender herefter indsigtsbegæringen til den myndighed, der har afleveret de arkivalier, der ønskes indsigt i. Den pågældende myndighed træffer herefter afgørelse om indsigt. Indsigtsbegæringen behandles i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler i henholdsvis databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, herunder reglerne for undtagelse i databeskyttelseslovens § 22. Det bemærkes, at det for offentlige arkiver gør sig gældende, at der er tale om meget store mængder af personoplysninger, der er modtaget som arkivafleveringer fra de myndigheder, der i sin tid har indsamlet dem, og andelen af arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningen er stigende. Såfremt de offentlige arkiver skulle behandle indsigtsbegæringerne, vil det således kunne medføre et meget betydeligt ressourceforbrug, idet i princippet alle arkivalier fra alle myndigheder, der kan indeholde oplysninger om den pågældende, ville skulle gennemgås. Indsigtsbegæringen skal derfor angive den myndighed eller private dataansvarlige, der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger, hvorefter den afleverende myndighed træffer afgørelse om indsigt. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.1.1. ovenfor.

Med § 39 a, stk. 1 vil den gældende retstilling blive videreført, og bestemmelsen flyttes for at samle de to foreslåede bestemmelser om ret til indsigt i egne personoplysninger i det foreslåede kapitel 7a. Der er ikke tale om ændringer af indholdet af bestemmelsen og den retsstilling, som borgeren har. Imidlertid er bestemmelsens formulering ændret, da henvisningen til retshåndhævelsesloven i den gældende § 42 ikke var korrekt. Dette skyldes, at retshåndhævelsesloven ikke finder anvendelse for offentlige arkiver, jf. lov om retshåndhævende myndigheders behandling af personoplysninger § 1, stk. 1. Det foreslås i bestemmelsen, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger, der helt eller delvist er foretaget ved hjælp af automatisk databehandling, eller som er eller vil blive indeholdt i et register, jf. artikel 15 i databeskyttelsesforordningen.

Bestemmelserne om indsigtsret i databeskyttelsesforordningen gælder også for personoplysninger, der er overført til opbevaring på arkiv. Med indførelsen af bestemmelsen ved lov nr. 445 af 31. maj 2000 blev det fastlagt, at der for de offentlige arkiver blev fastsat særlige regler for proceduren i forbindelse med anmodning om indsigt. Dette var begrundet i de særlige vilkår, der gør sig gældende for arkivvæsenet, der opbevarer en meget betydelig mængde af oplysninger. Kulturministeriet finder det fortsat nødvendigt på grund af de særlige forhold, der gør sig gældende på arkivområdet at fastsætte særlige regler om proceduren i forbindelse med begæring om indsigt i oplysninger, der er overført til opbevaring på arkiv. Det bemærkes, at det for offentlige arkiver gør sig gældende, at der er tale om meget store mængder af personoplysninger, der er modtaget som arkivafleveringer fra de myndigheder, der i sin tid har indsamlet dem. En gennemførelse af retten til indsigt efter den procedure, der er omtalt i databeskyttelsesforordningen, vil for offentlige arkivers vedkommende således kunne medføre et meget betydeligt ressourceforbrug, idet i princippet alle arkivalier fra alle myndigheder, der kan indeholde oplysninger om den pågældende, ville skulle gennemgås. De offentlige arkiver er dermed ikke indrettet sådan, at det er muligt for dem at fremsøge alle oplysninger på enkeltpersoner grundet organiseringen. De offentlige arkiver har samtidig heller ikke de rette kompetencer til at foretage den relevante hensynsafvejning ved begæringer om indsigt, da de ikke har kendskab til forholdene for alle myndighederne, som de opbevarer oplysninger for.

Det følger af den gældende § 42, stk. 2, at begæringen efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de oplysninger, som der søges indsigt i.

Det foreslås med § 39 a, stk. 2 , at begæringen efter stk. 1 skal angive den myndighed, der oprindelig har behandlet de oplysninger, som der søges indsigt i.

Med bestemmelsen foreslås gældende ret videreført således, at der er et identifikationskrav hos personen, der begærer indsigt. Dette med henblik på, at det skal være muligt for det offentlige arkiv at finde de pågældende relevante oplysninger, og så begæringen kan blive videresendt til rette myndighed – se § 39 a, stk. 3.

Det foreslås med § 39 a, stk. 3 , at begæring om indsigt efter stk. 1 skal videresendes af det pågældende arkiv, der har fået begæringen, til vedkommende myndighed, der oprindelig har behandlet oplysningerne efter stk. 2, til afgørelse, og at det offentlige arkiv i relevant omfang skal meddele en række kontekstuelle oplysninger, når begæringen oversendes til vedkommende myndighed.

For så vidt angår reglen om, at begæringen oversendes til vedkommende myndighed, der oprindelig har behandlet oplysningerne, er der tale om en videreførelse af gældende ret. For oplysninger, der er overført til offentlige arkiver fra myndigheder, vil det som hovedregel være den pågældende myndighed, der oprindeligt har behandlet oplysningerne, som træffer afgørelse om og gennemfører indsigten. Det sikres herved, at den ret til indsigt, der efter databeskyttelsesforordningen tilkommer registrerede personer, er den samme, hvad enten oplysninger er afleveret til offentligt arkiv eller ej. Samtidig tages der hensyn til de særlige forhold, der gør sig gældende for arkiver, der opbevarer en meget stor mængde oplysninger, hvorfor det også vanskeliggør det offentlige arkiv at foretage den rette vurdering og hensynsafvejning i sager om begæring om indsigt. Såfremt der er tale om ophævede myndigheder, hvis sagsområde ikke er overtaget af en anden myndighed, vil afgørelse af og gennemførelse af indsigt påhvile vedkommende arkiv. Med bestemmelsen foreslås det imidlertid også præciseret, at det offentlige arkiv, som modtager en begæring om indsigt, i relevant omfang skal meddele de såkaldte kontekstuelle oplysninger, der fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 15, stk. 1, litra a-h. Dette gælder, uanset at begæringen efter den foreslåede § 39 a, stk. 4, skal videresendes til vedkommende myndighed, der oprindeligt har behandlet oplysningerne.

De kontekstuelle oplysninger skal efter bestemmelsen alene meddeles i relevant omfang. Det indebærer først og fremmest, at oplysningerne alene skal meddeles, hvis det offentlige arkiv rent faktisk opbevarer personoplysninger om den person, der begærer om indsigt. Hvad angår oplysningerne i artikel 15, stk. 1, litra a-h, skal disse også alene meddeles i relevant omfang. Det vil normalt indebære, at et arkiv skal meddele alle oplysningerne i medfør litra a-g, dog med den begrænsning, at det ikke er muligt at få slettet oplysninger, der er afleveret til arkiv.

Den procedure, der efter bestemmelsen vil skulle følges i sager om indsigt, jf. stk. 1, vil blive følgende: Modtager et offentligt arkiv en begæring om indsigt, videresendes begæringen til den myndighed, der har afleveret de begærede oplysninger. Myndigheden træffer efter de databeskyttelsesretlige regler afgørelse om gennemførelse af indsigten.

Det foreslås med § 39 a, stk. 4 , at det offentlige arkiv, der har modtaget begæringen, har afgørelseskompetencen efter databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven, hvis der begæres indsigt i private arkivalier, som er afleveret til et offentligt arkiv, og som er omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Med den foreslåede bestemmelse vil det være det offentlige arkiv, der for så vidt angår private arkivalier, har afgørelseskompetencen, og som træffer afgørelse efter reglerne i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven. Ligesom med bestemmelsen i stk. 2, der gælder for offentlige arkivalier, foreslås, at en begæring om indsigt i personoplysninger, der er afleveret fra private dataansvarlige, skal angive den dataansvarlige, der oprindelig har behandlet de pågældende oplysninger. Der henvises til bemærkningerne til stk. 1 og 2.

Det foreslås med § 39 b, stk. 1, at en person over for et offentligt arkiv kan fremsætte begæring om indsigt i egne personoplysninger i arkivalier, som ikke allerede er omfattet af § 39 a, jf. dog stk. 6-8, § 24 og §§ 33-35.

Med den foreslåede bestemmelse får borgeren et retskrav på indsigt i de oplysninger, som de offentlige arkiver er i besiddelse af om den pågældende person i arkivalier, som ikke er omfattet af § 39 a. Retskravet gælder som udgangspunkt samtlige oplysninger om borgeren, der er indsamlet af offentlige myndigheder, og som er overført til et offentligt arkiv. Retten til indsigt vil konkret kun have betydning for den type af arkivalier, som ikke i forvejen er omfattet af arkivlovens § 39 a vedrørende arkivalier, der er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Arkivlovens § 24 vedrørende samtykke til arkivadgang for sager inden for strafferetsplejen, der er yngre end 50 år, vil også være gældende for ret til indsigt efter den foreslåede § 39 b, hvilket indebærer at den afleverende myndighed skal give samtykke, før der kan gives indsigt. Dette gælder imidlertid ikke for arkivalier, der stammer fra sager inden for strafferetsplejen, og som indeholder oplysninger om enkeltpersoners private og økonomiske forhold. I disse tilfælde er der en tilgængelighedsfrist på 75 år, jf. arkivlovens § 23.

Det offentlige arkiv skal i visse tilfælde indhente samtykke fra enten den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. De gældende regler om indhentelse af samtykke i henhold til arkivlovens §§ 33-35 skal også gælde for indsigt efter den foreslåede § 39 b. Der henvises i øvrigt til de specielle bemærkninger til §§ 33-35.

Efter den gældende § 41 i arkivloven kan de offentlige arkiver begrænse personers arkivadgang ved at fastsætte vilkår. Vilkårene fastsættes på baggrund af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i ansøgningen om tilladelse, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen. I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en række eksempler på vilkår, men der er ikke tale om en udtømmende liste. Som eksempel er nævnt, at oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41, stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne, hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette fastsættes. Desuden er der tavshedspligt for alle, der får adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 40. Det vil fx gælde i sager, der omhandler flere medlemmer af samme familie eller af grupper af den eller anden karakter. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2. ovenfor.

Det foreslås, at der i § 39 b, stk. 2, at indsigtsbegæringen, jf. stk. 1, skal indeholde de oplysninger, som er nødvendige for at det offentlige arkiv skal kunne identificere de personoplysninger, der begæres indsigt i, herunder angive den myndighed, institution m.v., der oprindeligt har behandlet de pågældende oplysninger.

Med bestemmelsen indføres et identifikationskrav for den person, der anmoder om indsigt. Begæringen om indsigt skal derfor indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at det offentlige arkiv kan identificere de oplysninger, som der ønskes indsigt i, herunder med angivelse af den myndighed, institution m.v., der har indsamlet eller behandlet oplysningerne, om den der har begæret indsigt eller den sag, hvor de ønskede oplysninger findes. Identifikationen er en forudsætning for, at det offentlige arkiv kan identificere og fremfinde de ønskede oplysninger. Det svarer til den gældende bestemmelse om ret til indsigt i arkivalier omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde i den gældende § 42. Da det kan være svært for den enkelte borger at have viden om arkivers opdeling og myndigheders forskellige opdelinger og sammenlægninger, og på grund af kompleksiteten vil der være et større behov for, at myndighederne udøver deres vejledningspligt for på bedste vis at hjælpe borgeren således at denne kan benytte sin indsigtsret. Lader oplysningerne sig ikke identificere, giver det offentlige arkiv meddelelse om dette til den, som har begæret indsigt.

Det foreslås med § 39 b, stk. 3, at begæringen om indsigt efter stk. 1, skal indgives til det offentlige arkiv, som er i besiddelse af de oplysninger, som der søges indsigt i.

Med den foreslåede bestemmelse skal en person, der begærer indsigt, kontakte enten det kommunale eller regionale arkiv, hvis der er tale om arkivalier fra en myndighed under kommunerne eller regionerne. Ligesom Rigsarkivet er det relevante offentlige arkiv at kontakte, når der er tale om arkivalier fra statslige myndigheder. Rigsarkivet opbevarer imidlertid også arkivalier fra godt halvdelen af de kommunale arkiver. Borger kan dermed kontakte et af de relevante offentlige arkiver med henblik på vejledning om, hvor de ønskede oplysninger er arkiveret.

Det foreslås med § 39 b, stk. 4, at Rigsarkivaren træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til Rigsarkivet.

Det foreslås med § 39 b, stk. 5 , at kommunalbestyrelsen eller regionsrådet træffer afgørelse i begæringer om indsigt efter stk. 1, som er indgivet til de kommunale arkiver eller de regionale arkiver.

Afgørelseskompetencen til at give indsigt efter den foreslåede § 39 b, stk. 1, foreslås derfor placeret hos den myndighed, som er i besiddelse af de ønskede oplysninger – dette kan enten være Rigsarkivet, kommunalbestyrelsen eller regionsrådet. De foreslåede bestemmelser får dermed samme virkning, som de gældende regler for ansøgning om tilladelse til arkivadgang til ikke-umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens §§ 31 og 32.

I de tilfælde, hvor vilkår ikke yder en tilstrækkelig beskyttelse, er der for de offentlige arkiver udviklet en praksis for at undtage oplysningerne om tredjepart, således at der bliver givet tilladelse til arkivadgang i det resterende dokument. Indsigten kan her etableres ved en ekstrahering af de relevante oplysninger, før indsigten gennemføres.

Det foreslås derfor med § 39 b, stk. 6, at indføre en retlig forpligtelse for det offentlige arkiv til at undtage oplysninger fra indsigten, hvis vilkår efter § 41, ikke i tilstrækkeligt grad kan beskytte de hensyn som nævnt i offentlighedslovens kapitel 4. Det offentlige arkiv skal udlevere de oplysninger, der ikke undtages.

Den foreslåede ændring vil forpligte det offentlige arkiv til at undtage de oplysninger, der ikke kan beskyttes tilstrækkeligt med vilkår. Da der er tale om en forpligtelse for det offentlige arkiv til at undtage oplysninger i de pågældende tilfælde, kan det offentlige arkiv ikke med henvisning til ressourceforbrug afvise at give indsigt, hvis vilkår ikke giver tilstrækkelig beskyttelse. Af beskyttelseshensyn henvises der til de i offentlighedslovens kapitel 4 nævnte. Heraf fremgår det, at aktindsigten blandt andet kan begrænses af hensyn til strafferetsplejen, privatlivets fred, forvaltningsmyndighedernes interne og politiske beslutningsproces, de offentlige ansattes arbejdsvilkår, sekretariatsbetjening, brug af sagkyndige i retssager, private erhvervsinteresser, statens sikkerhed og rigets forsvar, rigets udenrigspolitiske interesser, forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser, straffuldbyrdelse og lign. og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning, gennemførelse af offentlig kontrol, regulerings- eller planlægningsvirksomhed eller af påtænkte foranstaltninger i henhold til skatte- og afgiftslovgivningen, det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed, forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter, og private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.2. ovenfor.

En ret til indsigt i private arkivalier gælder i dag for arkivalier, der er omfattet af databeskyttelseslovgivningen, jf. den gældende § 42 (foreslåede § 39 a). Det gælder dermed ikke de øvrige typer af arkivalier, som ikke er omfattet af databeskyttelsesforordningens anvendelsesområde.

Det foreslås derfor med § 39 b, stk. 7, at retten til indsigt i egne personoplysninger, der findes i private arkivalier, som er afleveret til offentlige arkiver, også skal gælde for visse typer af private arkivalier. Dette gælder for oplysninger i arkivalier i form af systematiske fortegnelser – fx registre - eller af dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager.

Som følge af begrænsningen i bestemmelsens ordlyd til arkivalier i form af systematiske fortegnelser eller af dokumenter i individuelle klient-, elev-, beboer- eller patientsager gælder retten til indsigt ikke, fx arkivalier, hvor omtale af en person sker i en mellem to private personer m.v. udvekslet meddelelse – brev, e-mail mv., eller omtale i andre private arkivalier, for eksempel i dagbøger og lignende. I disse tilfælde er der ikke tale om offentlig myndighedsudøvelse eller forvaltningsretlige afgørelser, som har betydning for borgerens retstilling. Hensynet til indsigt i egne personoplysninger er dermed ikke ligeså tungtvejende, og desuden bør hensynet til privatlivets fred for den enkelte borger, hvis private arkivalier, der er tale om, også varetages, særligt når der er tale om rent private arkivalier som fx dagbøger. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.4.2.

Det foreslås med § 39 b, stk. 8, at retten til indsigt efter stk. 1 ikke skal gælde for oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed.

Med bestemmelsen foreslås det, at der indføres en undtagelse til indsigtsretten i § 39 b, stk. 4 for så vidt angår oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Det følger af de gældende undtagelsesbestemmelser til de databeskyttelsesretlige regler i databeskyttelseslovens § 22, stk. 5, at der er undtagelse fra indsigtsret efter databeskyttelsesforordningen for så vidt angår oplysninger, der udelukkende behandles i videnskabeligt eller statistisk øjemed. Den foreslåede bestemmelse i § 39 b, stk. 8 skal forstås på samme måde som databeskyttelseslovens § 22, stk. 5. Der skal være en rimelig balance mellem på den ene side hensynet til borgeren og dennes indsigtsret og på den anden side hensynet til andre beskyttelsesværdige interesser, herunder bl.a. til, at der ikke pålægges de dataansvarlige for vidtgående byrder i forbindelse med behandlingen af oplysninger.

Det foreslås med § 39 b, stk. 9, at dokumenterne, der gives indsigt i efter stk. 1 skal udleveres i den form, som den der har fremsat anmodning om, ønsker.

Såfremt borgeren dermed ønsker dokumenterne fremsendt digitalt, er det offentlige arkiv, dermed forpligtet til at indscanne de pågældende dokumenter.

Det følger af arkivlovens § 36, at en ansøgning om tilladelse til benyttelse af offentlige arkivalier som udgangspunkt skal færdigbehandles inden for 15 dage. Hvis sagsbehandlingstiden trækker ud, skal ansøgeren af det offentlige arkiv underrettes om årsagen hertil. Sagsbehandlingstiden kan desuden forlænges, såfremt der skal indhentes samtykke fra enten den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen. Samtykket eller afslag herpå skal indgives til arkivmyndigheden inden for 30 dage, jf. arkivlovens § 37.

Det foreslås med § 39 b, stk. 10, r eglerne i §§ 36-38 om sagsbehandlingsfrister gælder også skal gælde for begæringer om indsigt efter § 39 b, stk. 1.

Med den foreslåede bestemmelse vil der gælde de samme sagsbehandlingsfrister uagtet, om der ansøges om arkivadgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 30, eller om der begæres indsigt efter den foreslåede § 39 b, stk. 1. Sagsbehandlingsfristen for arkivet vil være 15 dage med mulighed for forlængelse – fx hvis der skal indhentes samtykke fra den afleverende myndighed, Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen.

Til nr. 6

Kapitel 9 i arkivloven indeholder den gældende § 42 vedrørende begæring om indsigt i oplysninger, der er omfattet af de databeskyttelsesretlige regler.

Det foreslås, at kapitel 9 ophæves som konsekvens af, at § 42 som eneste indhold i kapitlet foreslås ophævet og flyttet til en ny bestemmelse i § 39 a, jf. lovforslagets § 1, nr. 5.

Til nr. 7

Arkivlovens § 41, stk. 2 fastsætter, at de myndigheder, der er nævnt i arkivlovens §§ 31-35 (det offentlige arkiv, kommunalbestyrelsen, regionsrådet, afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen), i forbindelse med imødekommelse af ansøgninger om arkivadgang kan fastsætte særlige vilkår for benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier. Vilkårene fastsættes på grundlag af karakteren af de oplysninger, der gives adgang til, og det formål, der angives for benyttelsen i ansøgningen om tilladelse, jf. arkivlovens § 41, stk. 3, og eventuelt på baggrund af krav om særlige vilkår fra den afleverende myndighed, Datatilsynet og Domstolsstyrelsen, jf. arkivlovens §§ 33-35. I arkivlovens § 41, stk. 4, er der angivet en række eksempler på vilkår, eksempelvis oplysninger om enkeltpersoners private forhold ikke må viderebringes, at der ikke må rettes henvendelse til de personer, der er nævnt i materialet, og at der ikke må foretages kopiering. Der henvises i øvrigt til bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed, kapitel 6, hvori der er angivet yderligere eksempler på vilkår. Arkivlovens § 41, stk. 5 fastslår desuden, at der kan fastsættes yderligere særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne, hvis karakteren af oplysningerne eller formålet med adgangen til oplysningerne tilsiger, at dette fastsættes. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.2.1.

Det foreslås med ændringen § 41, stk. 2 , at der ved begæring om indsigt efter den foreslåede § 39 b også kan fastsættes særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne.

Ændringen vil medføre, at myndighederne angivet i §§ 31-35 både ved ansøgninger om arkivadgang, jf. § 30 og om begæringer om indsigt, jf. § 39 b, kan fastsætte særlige vilkår for benyttelsen af arkivalierne.

Til nr. 8

Bestemmelsen er ny, men der findes i forvejen regler for klageadgang for så vidt angår ansøgning om tilladelse til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier, jf. arkivlovens § 43.

Det foreslås med § 43 a, stk. 1 , at Rigsarkivets afgørelser efter § 39 b kan påklages til Kulturministeriet, som er tilsynsmyndighed for Rigsarkivet.

Ændringen medfører, at der opnås en udtrykkelig adgang til at få prøvet såvel den materielle afgørelse, som de enkelte sagsbehandlingsskridt af rekursmyndigheden (Kulturministeriet).

Det foreslås med § 43 a, stk. 2 , klagen skal indgives skriftligt til Rigsarkivet, der videresender klagen til Kulturministeriet ledsaget af den påklagede afgørelse og eventuelt materiale, der er indgået i sagens bedømmelse. Dette af hensyn til, at klagemyndigheden får al de relevante materiale til at træffe en afgørelse.

Det foreslås med § 43 a, stk. 3 , at såfremt klagen omhandler arkivalier, der er klassificerede af sikkerhedsmæssige årsager, skal klagen rettes til den ressortmyndighed, der har ansvaret for det pågældende område.

Med bestemmelsen foreslås det, at der indføres en undtagelse for så vidt angår klage over indsigt i arkivalier, der er klassificerede af sikkerhedsmæssige årsager. I disse tilfælde skal klagen rettes til den ressortmyndighed, der har ansvaret for det pågældende område. Dette vil fx gøre sig gældende for arkivalier fra Politiets Efterretningstjeneste, hvor klagen i så fald skal rettes til Justitsministeriet. Klagen indgives fortsat til det offentlige arkiv, som videresender klagen til rette myndighed, jf. § 43 a, stk. 2. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.3.2. ovenfor.

Til nr. 9

Det følger af arkivlovens § 46, stk. 1, at når der afleveres private arkivalier til offentlige arkiver, træffes der aftale mellem den afleverende part og det modtagende arkiv om tilgængelighed. Det følger herudover af § 46, stk. 4, at afleverede private arkivalier ikke omfattes af andre bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt end den aftale, der er indgået.

Det foreslås med § 46, stk. 4 , at afleverede private arkivalier ikke omfattes af andre bestemmelser om offentlighedens adgang til aktindsigt end den aftale, der er nævnt i stk. 1, jf. dog § 39 a, stk. 4 og § 39 b, stk. 7.

Det foreslås med ændringen af § 46, stk. 4, at den foreslåede bestemmelse i § 39 b om retten til indsigt i egne personoplysninger også skal være gældende for visse private arkivalier, som er afleveret til arkiv. Der indføres dermed en undtagelse til den gældende bestemmelse, om at der ikke kan gives offentlig adgang til de private arkivalier i videre omfang, end hvad fremgår af den aftale, der er indgået mellem den private person/institution eller organisation og den modtagne arkivmyndighed. Der henvises i øvrigt til afsnit 2.4.2. i de almindelige bemærkninger og de specielle bemærkningerne til § § 39 b, stk. 7.

Det foreslås, at loven træder i kraft den 1. januar 2021.

Det foreslås, at loven ikke skal gælde for Færøerne og Grønland, men at ændringsloven ligesom den gældende arkivlov ved kongelig anordning kan sættes i kraft for sager, der er eller har været under behandling af rigsmyndighederne med de ændringer, som de færøske og grønlandske forhold tilsiger.