Forarbejder til Bekendtgørelse af lov om revision af den kommunale inddeling § 40
Interne arbejdsdokumenter, der alene eller næsten udelukkende indeholder eller i øvrigt afspejler en forvaltningsmyndigheds interne overvejelser, er efter offentlighedsloven og forvaltningsloven som udgangspunkt ikke omfattet af retten til aktindsigt. Interne arbejdsdokumenter vil dog i vidt omfang miste deres interne karakter, hvis det interne dokument sendes til en anden myndighed eller på anden måde udleveres til udenforstående.
Af hensyn til en smidig forberedelse af sammenlægningen foreslås det, at dokumenter, der i forbindelse med sammenlægningsudvalgets forberedelse af en sammenlægning modtages af sammenlægningsudvalget fra de kommuner, der indgår i sammenlægningen, jf. lovforslagets § 15, eller fra kommunale fællesskaber, der ophæves som følge af sammenlægningen, enten fordi de alene som deltagere har kommuner, der indgår i sammenlægningen, jf. lovforslagets _§ 19, nr. 8, eller fordi det i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt, jf. lovforslagets _§ 19, nr. 9, ikke mister deres interne karakter.
Bestemmelsen indebærer således en fravigelse af forvaltningslovens og offentlighedslovens regler om aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1, og offentlighedslovens § 7, og en tilsvarende begrænsning i retten til aktindsigt efter persondataloven, jf. persondatalovens § 32, stk. 2.
Bestemmelsens 2. pkt. indebærer, at det anførte uanset bestemmelsen i § 2, stk. 2, 1. pkt., i lov om aktindsigt i miljøoplysninger også gælder for interne miljøoplysninger, der er omfattet af denne lov. Ved interne miljøoplysninger forstås miljøoplysninger i et dokument, der efter offentlighedslovens § 7 er internt. Miljøoplysninger skal forstås i overensstemmelse med § 3 i lov om aktindsigt i miljøoplysninger, hvoraf det bl.a. fremgår, at dette omfatter miljøoplysninger, som foreligger i en hvilken som helst form.
Der fremsættes samtidig med dette lovforslag et lovforslag til ændring af lov om aktindsigt i miljøoplysninger, der bl.a. ændrer lovens § 2 om adgang til aktindsigt i bl.a. interne miljøoplysninger og lovens § 3.
Der skal gives (akt)indsigt efter forvaltningsloven, offentlighedsloven og persondataloven i interne arbejdsdokumenter i samme omfang, som hvis dokumenterne ikke var blevet oversendt. Herunder vil en part skulle have meddelelse om oplysninger vedrørende en sags faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for sagens afgørelse, og som alene indeholdes i interne arbejdsdokumenter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2. Tilsvarende skal der gives aktindsigt i overensstemmelse med offentlighedslovens almindelige regler herom i oplysninger i interne arbejdsdokumenter om faktiske omstændigheder, der er af væsentlig betydning for et sagsforhold, jf. offentlighedslovens § 11, stk. 1. Tilsvarende skal der gives aktindsigt i interne miljøoplysninger efter de regler herom, som følger af lov om aktindsigt i miljøoplysninger.
