Lov om beskyttelse af whistleblowere § 23

Det foreslås i stk. 1, at modtagne indberetninger skal registreres, og at denne registrering skal ske i overensstemmelse med tavshedspligten fastsat i § 25.

Den foreslåede bestemmelse gennemfører direktivets artikel 18, stk. 1, om pligt til at registrere indberetninger samt om den tidsmæssige udstrækning af pligten og retten til at opbevare disse indberetninger.

Bestemmelsen indebærer, at der skal ske registrering af samtlige indberetninger af overtrædelser, som modtages i en whistleblowerordning omfattet af denne lov.

Formålet med bestemmelsen er navnlig at understøtte en bevissikring af de modtagne indberetninger, således at oplysninger, som modtages gennem indberetninger, i givet fald kan anvendes som bevis i forbindelse med håndhævelsessøgsmål m.v., jf. præambelbetragtning 86.

Registrering af modtagne indberetninger har endvidere til formål at sikre den berørte persons ret til et effektivt forsvar i forbindelse med eventuelle staffesager eller andre sager, hvor de indberettede oplysninger indgår som led i bevisførelsen m.v.

Den foreslåede pligt til registrering vil endvidere sikre de enkelte whistleblowerenheders mulighed for eventuelt at kæde oplysninger fra flere indberetninger om samme forhold sammen i tilfælde, hvor en sådan sammenkædning vil muliggøre relevant opfølgning og imødegåelse, som ikke var mulig på baggrund af en enkelt indberetning. En registreret indberetning, der i første omgang ikke kan føre til imødegåelse af overtrædelser m.v., vil således på et senere tidspunkt kunne reaktualiseres og bidrage til imødegåelsen af overtrædelser på den pågældende arbejdsplads.

Pligten til at foretage registrering gælder i forhold til samtlige dokumenter, som myndigheden har modtaget fra whistlebloweren i anledning af en indberetning.

Kravet om, at registrering skal ske i overensstemmelse med tavshedspligten fastsat i § 25, indebærer, at oplysningerne skal registreres på en måde, så der sikres fortrolighed om bl.a. whistleblowerens identitet. Opfyldelse af dette krav forudsætter ikke en egentlig teknisk løsning til modtagelse, registrering og opbevaring af indberetninger, men ordningen skal være udformet på en måde, der sikrer, at uautoriserede medarbejdere ikke får adgang til indberetningerne. Det indebærer f.eks., at indberetninger ikke kan opbevares på et drev eller i et arkiv, som er almindeligt tilgængeligt for arbejdspladsens øvrige ansatte eller andre uvedkommende.

I tilfælde af, at indberetninger registreres og opbevares i et digitalt sagsbehandlingssystem, vil adgangen til de journaliserede indberetninger kunne begrænses ved hjælp af indblikskoder, således at det alene er autoriserede medarbejdere, der tildeles adgang hertil. Som alternativ til journalisering bag indblikskoder vil indberetninger til whistleblowerordningen kunne journaliseres i et særskilt journalsystem.

Der henvises desuden til den foreslåede § 12, stk. 1, og bemærkningerne hertil.

Det foreslås i stk. 2, at indberetninger i medfør af denne lov kun må opbevares så længe, det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at overholde de krav, der følger af denne lov.

Den foreslåede bestemmelse indebærer, at pligten til at registrere og opbevare indberetninger ikke udstrækkes ud over, hvad der er nødvendigt for at sikre krav i medfør af denne lov, herunder navnlig whistlebloweres og berørte personers eventuelle behov for bevissikring samt arbejdsgiveres pligt til at følge op på modtagne indberetninger, herunder ved at kæde sådanne indberetninger sammen med tidligere modtagne indberetninger.

Der kan ikke udledes nogen fast frist for, hvor længe indberetninger må opbevares efter bestemmelsen. Det vil bero på en konkret vurdering, hvor det vil være op til den pågældende whistleblowerenhed løbende at vurdere, om opbevaringen af tidligere modtagne indberetninger fortsat er nødvendig og forholdsmæssig. Opbevaring i overensstemmelse med de databeskyttelsesretlige regler vil i almindelighed være i overensstemmelse med bestemmelsen.

I vurderingen af, om en indberetning fortsat må opbevares, vil navnlig kunne indgå, om det er sandsynligt, at personer med krav på beskyttelse efter den foreslåede lov vil kunne få behov for at dokumentere den pågældende indberetning. Det vil endvidere tale for fortsat opbevaring, hvis der kan være grund til at tro, at den pågældende indberetning vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold, f.eks. fordi den pågældende whistleblowerenhed allerede har modtaget flere indberetninger om samme emne.

Det vil endvidere være muligt at opbevare modtagne indberetninger, hvis det følger af bestemmelser i anden lovgivning, herunder i forhold til databeskyttelsesretlige regler eller arkivloven.