Lov om beskyttelse af whistleblowere § 12

Det foreslås i stk. 1, at en intern whistleblowerordning skal udformes, etableres og drives på en måde, der sikrer fortrolighed om identiteten på whistlebloweren, den berørte person og enhver tredjepart nævnt i indberetningen og forhindrer uautoriserede medarbejderes adgang dertil.

Bestemmelsen gennemfører direktivets artikel 9, stk. 1, litra a.

Bestemmelsen indebærer, at der skal etableres en selvstændig funktion, der er uafhængig af den daglige ledelse, og hvor indberetning kan ske uden om de normale procedurer, f.eks. direkte til den afdeling eller medarbejder, som behandler indberetningerne, jf. tillige bemærkningerne til § 11.

Der forudsættes ikke en egentlig teknisk løsning til modtagelse, registrering og opbevaring af indberetninger, men ordningen skal være udformet på en måde, der sikrer, at uautoriserede medarbejdere ikke får adgang til indberetningerne. Det indebærer f.eks., at indberetninger ikke kan opbevares på et drev eller i et arkiv, som er almindeligt tilgængeligt for arbejdspladsens øvrige ansatte eller andre uvedkommende.

I tilfælde af, at indberetninger registreres og opbevares i et digitalt sagsbehandlingssystem, vil adgangen til de journaliserede indberetninger kunne begrænses ved hjælp af indblikskoder, således at det alene er autoriserede medarbejdere, der tildeles adgang hertil. Som alternativ til journalisering bag indblikskoder vil indberetninger til whistleblowerordningen kunne journaliseres i et særskilt journalsystem.

Bestemmelsen skal ses i sammenhæng med lovforslagets § 25, stk. 1, der fastslår, at autoriserede medarbejdere har tavshedspligt om bl.a. whistleblowerens identitet, som er tilgået whistleblowerordningen.

Det foreslås i stk. 2, nr. 1, at en arbejdsgiver skal indføre passende procedurer for whistleblowerordningen, der sikrer, at whistlebloweren modtager en bekræftelse på modtagelse af indberetningen inden for syv dage efter modtagelsen heraf.

Bestemmelsen gennemfører direktivets artikel 9, stk. 1, litra b.

Der stilles ingen formkrav til en sådan bekræftelse. Alt afhængig af whistleblowerordningens udformning, herunder om ordningen er systemunderstøttet, kan bekræftelsen f.eks. være i form af en kvitteringsmail, som automatisk genereres i forbindelse med modtagelsen af indberetningen, eller som udsendes manuelt inden for syv dage efter modtagelsen af indberetningen. Kravet om bekræftelse gælder ikke i de tilfælde, hvor indberetningen er indgivet anonymt, og hvor det som følge af udformningen af whistleblowerordningen ikke vil være muligt at sende en sådan bekræftelse. Det kan f.eks. være tilfældet, hvis den anonyme indberetning indgives til en fysisk postkasse. Det bemærkes dog i den forbindelse, at der ikke efter loven er pligt til at behandle anonyme indberetninger modtaget i interne whistleblowerordninger.

Det foreslås i stk. 2, nr. 2, at arbejdsgiveren skal indføre passende procedurer, der sikrer, at der omhyggeligt følges op på indberetninger.

Bestemmelsen gennemfører direktivets artikel 9, stk. 1, litra d, og skal læses i lyset af præambelbetragtning 57, hvoraf det fremgår, at opfølgning f.eks. kan omfatte henvisning til andre kanaler eller procedurer i tilfælde af indberetninger, der udelukkende påvirker whistleblowerens individuelle rettigheder, sagsafslutning baseret på utilstrækkeligt bevismateriale eller andre grunde, iværksættelse af en intern undersøgelse og eventuelt dens resultater og eventuelle foranstaltninger truffet for at løse problemet, om henvisningen til en kompetent myndighed med henblik på videre efterforskning, for så vidt sådanne oplysninger ikke vil berøre den interne undersøgelse eller efterforskningen eller påvirke den berørte persons rettigheder.

Hvordan den enkelte henvendelse skal håndteres, vil således bero på en konkret vurdering af bl.a. indberetningens indhold og karakter.

I tilfælde af, at en indberetning falder uden for ordningens materielle anvendelsesområde, kan whistlebloweren opfordres til at rette henvendelse til nærmeste personaleleder, tillidsrepræsentanten eller personale-/HR-afdelingen. Opfølgning kan endvidere bestå i sagsafslutning baseret på utilstrækkeligt bevismateriale.

Hvis indberetningen ligger inden for anvendelsesområdet, iværksættes en undersøgelse af forholdet under inddragelse af oplysninger internt, eventuel yderligere dialog med whistlebloweren og andre konkret relevante tiltag. Som nævnt ovenfor vil det afhænge af indholdet af indberetningen, hvad der i det konkrete tilfælde vil være relevante og tilstrækkelige opfølgningshandlinger.

Hvis der er tale om formodet overtrædelse af straffelovgivningen eller anden lovgivning, vil en relevant opfølgning kunne være politianmeldelse eller anmeldelse til relevant tilsynsmyndighed. Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en ansat på arbejdspladsen, kan den relevante opfølgning bestå i iværksættelse af en intern undersøgelse med henblik på eventuelle ansættelsesretlige konsekvenser, herunder disciplinære sanktioner, f.eks. advarsel eller afskedigelse. Vedrører sagen alvorlige fejl og/eller forsømmelser begået af en samarbejdspartner, kan den relevante opfølgning eventuelt være iværksættelse af undersøgelse med henblik på kontraktretlige konsekvenser for samarbejdspartneren, f.eks. kontraktophævelse.

Der stilles efter loven alene krav om, at whistleblowerenheden skal følge op på de modtagne indberetninger. Hvorvidt whistleblowerenheden herudover skal have kompetence til træffe beslutning om iværksættelse af f.eks. ansættelsesretlige eller kontraktretlige konsekvenser, vil være op til den enkelte arbejdsgiver at afgøre.

Det foreslås i stk. 2, nr. 3, at arbejdsgiveren skal indføre passende procedurer, der sikrer, at whistlebloweren modtager feedback hurtigst muligt og ikke senere end tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen, jf. nr. 1.

Bestemmelsen gennemfører direktivets artikel 9, stk. 1, litra f.

Det fremgår af præambelbetragtning 57, at orientering af whistlebloweren om opfølgningen på indberetningen, så vidt det er retligt muligt og på den mest muligt omfattende måde, er afgørende for at opbygge tillid til effektiviteten af den samlede ordning for beskyttelse af whistleblowere og mindsker sandsynligheden for yderligere unødvendige indberetninger eller offentliggørelser. Det fremgår tillige af præambelbetragtning 57, at whistlebloweren under alle omstændigheder bør underrettes om undersøgelsens forløb og udfald. Whistleblowerenheden skal således meddele whistlebloweren, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat som opfølgning på indberetningen, og om begrundelsen for valget af en sådan opfølgning.

En sådan underretning skal dog under alle omstændigheder foretages under iagttagelse af gældende ret, herunder navnlig forvaltningsloven, og databeskyttelseslovgivningen. Det indebærer, at whistleblowerenheden i forbindelse med afgivelse af feedback skal overholde relevante lovbestemte tavshedspligter, herunder for offentlige myndigheders vedkommende forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 1, om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. Det indebærer, at forpligtelsen til at afgive feedback efter omstændighederne vil være opfyldt, hvis whistleblowerenheden orienterer om, hvilken form for opfølgning på indberetningen der er foretaget, herunder om der er indgivet politianmeldelse, iværksat intern undersøgelse eller indleveret anmeldelse til relevant tilsynsmyndighed. I de situationer, hvor det under iagttagelse af gældende ret vil være muligt at give whistlebloweren yderligere oplysninger om undersøgelsens forløb og udfald, bør sådanne oplysninger gives.

I de tilfælde, hvor whistleblowerenheden ikke inden for tre måneder fra bekræftelsen af modtagelsen har fastlagt den relevante opfølgning, skal whistlebloweren underrettes herom og om eventuel yderligere feedback, der kan forventes, jf. tillige præambelbetragtning 58.

Det foreslås i stk. 3, at en intern whistleblowerordning kan afvise indberetninger, der ikke er omfattet af lovens anvendelsesområde, jf. § 1, stk. 1, og at interne whistleblowerordninger ikke er ikke forpligtet til at videresende disse til anden myndighed.

Bestemmelsen er særligt relevant for interne whistleblowerordninger i forvaltningsmyndigheder, der er underlagt reglerne i forvaltningsloven. Bestemmelsen fraviger således forvaltningslovens § 7, stk. 2, hvorefter en forvaltningsmyndighed, som modtager en skriftlig henvendelse, der ikke vedrører dens sagsområde, så vidt muligt skal videresende henvendelsen til rette myndighed. Fravigelsen beror navnlig på et hensyn til whistlebloweren, der ved indberetningen må antages at lægge til grund, at den pågældende ved indberetningen bliver omfattet af den særlige beskyttelse, der gives til whistleblowere efter lovforslaget. Denne beskyttelse vil ikke gælde, hvis der fra whistleblowerenheden videresendes til en anden indgang til en myndighed (f.eks. en hovedpostkasse m.v.), f.eks. fordi den modtagende enhed ikke vurderer, at indberetningen er omfattet af det foreslåede anvendelsesområde i § 1, eller fordi den pågældende afsender ikke er omfattet af den beskyttede personkreds, jf. lovforslagets § 3, nr. 7.

En videresendelse af indberetninger, som falder uden for lovens anvendelsesområde, vil således indebære, at den pågældende med sin indberetning har en væsentligt anden retsstilling end forudsat ved afgivelse af indberetningen. Den foreslåede fravigelse af forvaltningslovens § 7, stk. 2, i sådanne tilfælde ændrer ikke på, at den pågældende forvaltningsmyndighed fortsat vil have pligt til at vejledede afsenderen om, hvortil oplysningerne eventuelt kan sendes i overensstemmelse med myndighedens almindelige vejledningspligt, jf. bl.a. forvaltningslovens § 7, stk. 1.

Eventuelle indberetninger fra whistleblowere, der ved en fejl ikke fremsendes til en myndigheds whistleblowerordning, men til f.eks. myndighedens hovedpostkasse, vil fortsat skulle videresendes til whistleblowerordningen i medfør af forvaltningslovens § 7, stk. 2.