Erhvervsfondsloven § 56

Den gældende § 21 a i lov om erhvervsdrivende fonde omhandler skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder. Den gældende regel er ikke i overensstemmelse med selskabslovens regel om skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder, jf. selskabslovens § 125. Ved indførelsen af selskabsloven blev der gennemført visse lempelser i forhold til de hidtidige regler om skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder.

Erhvervsfondsudvalget foreslog, at reglerne om skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder i erhvervsdrivende fonde skal svare til reglerne i selskabsloven.

Den foreslåede bestemmelse svarer til Erhvervsfondsudvalgets forslag.

Det foreslåede stk. 1, 1. pkt., medfører, at bestyrelsesmøder kan afholdes skriftligt, i det omfang, at det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Den foreslåede regel medfører, at bestyrelsen fremover ikke på forhånd skal definere, hvilke emner, bestyrelsen mener, der er egnet til en skriftlig behandling. Det vil være hensigtsmæssigt i bestyrelsens forretningsorden nærmere at fastlægge retningslinjer m.v. for afholdelse af skriftlige møder.

Det foreslås i stk. 1, 2. pkt., at muligheden for at kræve et fysisk møde ved skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder fremover erstattes af muligheden for en »mundtlig« drøftelse, f.eks. et telefonmøde eller en videokonference.

Der stilles ved afholdelse af elektroniske bestyrelsesmøder krav om samtidighed, hvilket medfører, at det vil være hensigtsmæssigt i bestyrelsens forretningsorden nærmere at fastlægge retningslinjer m.v. for afholdelse af elektroniske møder. Samtidighedskravet, der indebærer, at samtlige deltagere skal være elektronisk til stede samtidigt, gælder ikke ved de skriftlige bestyrelsesmøder. Derimod bør der ved afholdelse af skriftlige møder angives et sluttidspunkt, således at beslutninger ikke træffes over uforholdsmæssigt lange perioder, hvorunder forholdene vedrørende de emner, hvorom der skal træffes beslutning, kan ændre sig væsentligt.

Bestyrelsen må i forbindelse med beslutningen om, hvilke emner der kan behandles skriftligt, tage højde for fondens forhold. En type sager kan f.eks. være egnet til behandling på skriftligt møde i én fond og ganske ekstraordinært i én anden fond. I de tilfælde, hvor der, til trods for at der ikke er krav herom, foreligger en forudgående beslutning om, hvilke emner der skal behandles skriftligt, bør denne fremgå af protokollen.

Bestyrelsesformanden kan træffe beslutning om en konkret skriftlig behandling. Heroverfor står, at et bestyrelsesmedlem altid kan kræve mundtlig behandling, hvis vedkommende ønsker en drøftelse af emnet.

En generel beslutning om at behandle visse typer sager skriftligt kan træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægten bestemmer andet.

Skriftlig behandling af anliggender i bestyrelsen kan f.eks. ske via elektroniske medier eller fysisk via brev eller bud. Hvis der er truffet beslutninger ved skriftlig behandling, skal der reageres på disse på det efterfølgende møde i bestyrelsen ligesom beslutningerne skal indføres i protokollen.

Bestemmelsen i den foreslåede § 53, stk. 4, hvorefter der over forhandlingerne i bestyrelsen skal føres en protokol, gælder tilsvarende, når anliggender behandles skriftligt.

De almindelige bestemmelser om afholdelse af møder i bestyrelsen finder tilsvarende anvendelse på skriftlige bestyrelsesmøder, jf. det foreslåede stk. 1, 3. pkt. Dette indebærer bl.a., at bestyrelsen er beslutningsdygtig på et skriftligt møde, når over halvdelen af samtlige medlemmer har deltaget i behandlingen, dvs. har taget stilling til anliggendet, forudsat at så vidt muligt alle medlemmer har haft adgang til at deltage i behandlingen, jf. den foreslåede § 53, stk. 1. Dette forudsætter bl.a., at der skal være udsendt en indkaldelse til samtlige mødeberettigede. Det er ikke en forudsætning, at samtlige de mødeberettigede aktivt har tilkendegivet at have modtaget mødeindkaldelsen. Henvisningen til de almindelige regler for afholdelse af møder i bestyrelsen indebærer endvidere, at f.eks. en direktør, som i henhold til den foreslåede § 42, stk. 4, har »ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder«, ligeledes har ret til at deltage i samt ytre sig på et skriftligt møde i bestyrelsen.

Bestemmelsen i det foreslåede stk. 2 svarer til selskabsloven § 125, stk. 2. Elektroniske møder i bestyrelsen kan afholdes i det omfang, det er foreneligt med udførelsen af bestyrelsens hverv. Formålet med bestemmelsen er bl.a. at give fondene de samme muligheder som kapitalselskaber og at tilgodese et voksende behov for at afholde elektroniske møder.

Det overlades til bestyrelsen selv nærmere at fastlægge, hvornår og hvordan brugen af elektroniske medier hensigtsmæssigt kan anvendes. Bestyrelsen må nøje overveje, hvilke anliggender, der er egnede til behandling på et elektronisk møde, og hvilke, der egner sig bedst til et fysisk møde. Forhold som tillid og medlemmernes personlige kendskab til hinanden spiller sædvanligvis en væsentlig rolle i arbejdet i bestyrelsen. Dette opnås antagelig bedst ved, at medlemmerne med mellemrum afholder møder med fysisk deltagelse.

Beslutning om at behandle visse typer anliggender elektronisk kan træffes med simpelt stemmeflertal, medmindre vedtægten bestemmer andet.

Den gældende regel om, at et medlem af bestyrelsen eller en direktør kan forlange, at bestyrelsesmødet skal afholdes ved fysisk fremmøde, foreslås ændret, således at det fremover alene er muligt at kræve en løsning, der giver mulighed for at foretage en mundtlig forhandling. Dette vil være aktuelt i tilfælde, hvor faciliteterne for det elektroniske møde ikke giver mulighed for en mundtlig interaktion.

Dette vil f.eks. også være aktuelt, når der på det pågældende møde skal behandles anliggender eller punkter på dagsordenen, som det enkelte medlem eller en direktør vurderer som så væsentlige eller principielle, at en mundtlig drøftelse er påkrævet. Baggrunden for denne bestemmelse er, at de enkelte medlemmer af bestyrelsen og direktionen kan ifalde personligt erstatningsansvar, og derfor bør have mulighed for at forlange en mundtlig drøftelse.

Dette indebærer f.eks., at en direktør, som i henhold til den foreslåede § 42, stk. 4, har »ret til at være til stede og udtale sig ved bestyrelsens møder,« ligeledes har ret til at deltage i samt ytre sig på et elektronisk møde. Det indebærer endvidere, at protokollen kan udarbejdes og underskrives elektronisk.

Det foreslåede stk. 3 svarer til den gældende lov om erhvervsdrivende fonde § 21 a, stk. 3, om elektronisk dokumentudveksling og elektronisk kommunikation. Den foreslåede bestemmelse fastsætter, at bestyrelsen kan træffe beslutning om anvendelse af elektronisk dokumentudveksling samt elektronisk post i kommunikationen til brug for et elektronisk bestyrelsesmøde i stedet for fremsendelse eller fremlæggelse af papirbaserede dokumenter i henhold til denne lov.

Bestemmelsen indebærer f.eks., at bestyrelsesprotokollen kan udarbejdes og underskrives m.v. elektronisk. Ligeledes kan udarbejdelsen og fremlæggelsen af revisionsprotokollen på bestyrelsesmødet ske elektronisk, hvis bestyrelsesmødet afholdes elektronisk. Revisors underskrift på revisionsprotokollen og bestyrelsesmedlemmernes underskrifter på tilførsler til revisionsprotokollen skal da være forsynet med digital signatur eller en anden tilsvarende elektronisk signatur.

Bestemmelsen strafbelægges, jf. den foreslåede § 132, stk. 1.