Cirkulære om arkivering af sager i kriminalforsorgens afdelinger, meddelelser til centralregistret m.v. (* 1).

1. Alle sager vedrørende klienter i kriminalforsorgens afdelinger skal arkiveres i den afdeling, hvori de befinder sig, når tilsynet ophører, når der træffes en afgørelse uden tilsynsvilkår, eller når klientens frivillige forbindelse med kriminalforsorgen ophører.

2. Arkiverede sager, der af afdelingerne rekvireres fra centralregistrets arkiv, forbliver i den rekvirerende afdeling, eller i den afdeling, hvortil sagen eventuelt videresendes. Bestemmelsen gælder, uanset om sagen rekvireres til brug for en ny tilsynsperiode eller til brug for enkeltstående handlinger.

3. Arkiverede sager, der fra en afdeling sendes til en anden afdeling, skal efter endt brug arkiveres i sidstnævnte afdeling, medmindre der er tale om udlån, jfr. punkt 6.

4. Centralregistret skal have meddelelse om enhver forsendelse af sager afdelingerne imellem, medmindre det drejer sig om udlån, jfr. punkt 6. Ansvaret herfor påhviler den afsendende afdeling.

5. Centralregistret skal fra afdelingerne have meddelelse om alle personundersøgelser, der begæres udført af afdelingen.

6. Sager kan undtagelsesvis forsendes mellem afdelingerne, uden at meddelelse herom skal ske til centralregistret. Der vil i så tilfælde være tale om et lån af sagen, beroende på aftale mellem to afdelinger, og sagen vil fortsat stå registreret i den långivende afdeling.

Når en af afdelingerne ønsker det, skal udlånssituationen bringes til ophør, og sagen overtages af og registreres som hjemmehørende i den låntagende afdeling, medmindre begge parter finder det mere hensigtsmæssigt, at sagen sendes tilbage til den långivende afdeling.

Det påhviler derfor den långivende afdeling at give meddelelse til centralregistret, såfremt en udlånt sag forbliver i den låntagende afdeling.

7. Anmodning om udtalelse skal besvares af den afdeling, hvori sagen befinder sig.

Vedrører anmodningen en sag, der er arkiveret i centralregistret, skal anmodningen sammen med sagen sendes til den afdeling, der senest har haft forbindelse med klienten.

Hvis denne afdeling som følge af strukturændringerne ikke længere eksisterer, skal anmodningen og sagen sendes til den afdeling, indenfor hvis område klienten har bopæl.

Er klienten uden fast bopæl, skal den senest kendte bopæl være afgørende for hvilken afdeling, der skal udarbejde udtalelsen.

Det påhviler centralregistret at tilvejebringe de fornødne bopælsoplysninger.

8. Personundersøgelser og høringssskrivelser skal udarbejdes af den afdeling, indenfor hvis område klienten befinder sig.

For Storkøbenhavn gælder dog særligt, at hvis klienten har fast bopæl i et bestemt distrikt i Storkøbenhavn, men befinder sig på Sankt Hans Hospital eller på en institution i Storkøbenhavn, beliggende udenfor bopælsdistriktet, skal personundersøgelse eller høringsskrivelse dog udarbejdes af den lokalafdeling, hvor klienten har sin bopæl.

E.B.

Ilse Cohn

Til kriminalforsorgens afdelinger.