Bogføringsloven § 6

Efter § 14, stk. 1, i den gældende bogføringslov skal den bogføringspligtige udarbejde en efter aktiviteternes art og omfang afpasset beskrivelse af registreringen af transaktioner og af opbevaringen af regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal gøre det muligt for en person udefra med en rimelig viden om regnskab og den anvendte teknologi til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages og hvorledes regnskabsmateriale fremfindes og udskrives i klarskrift.

Efter den foreslåede § 6 skal virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde en beskrivelse af

1. virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,

2. virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og nr. 4-7 opbevares på betryggende vis, og

3. hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1-2.

Beskrivelsen skal gøre det muligt til enhver tid at følge, hvorledes registreringerne foretages, og hvorledes regnskabsmateriale opbevares.

Den foreslåede bestemmelse erstatter kravet om en systembeskrivelse i § 14 i den gældende bogføringslov.

Som følge af, at en meget stor andel af bogføringspligtige virksomheder anvender standardsystemer til bogføring, vurderes det ikke nødvendigt at opretholde de gældende krav om en detaljeret systembeskrivelse. Virksomheder, der efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport eller har haft en nettoomsætning over 300.000 kr. de seneste to indkomstår skal dog fortsat udarbejde en beskrivelse af virksomhedens procedurer for, hvordan virksomheden sikrer registrering af alle virksomhedens transaktioner samt hvornår registreringer senest skal være foretaget, herunder også hvilke, hvor ofte og hvordan afstemninger foretages, jf. forslagets § 11, da disse er med til at sikre løbende registrering af virksomhedens transaktioner.

Derudover skal beskrivelsen omfatte virksomhedens procedurer for at sikre betryggende opbevaring af det regnskabsmateriale, der ikke opbevares i et digitalt bogføringssystem, jf. forslagets § 16, stk. 1. Beskrivelsen skal også oplyse, hvor virksomhedens regnskabsmateriale opbevares, hvis dette sker uden for virksomheden, og hvor en eventuel sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet opbevares.

Forslagets § 16, stk. 1, indfører krav om, at de samme virksomheder, der er omfattet af § 6, skal bruge et digitalt bogføringssystem, der understøtter bl.a. betryggende opbevaring af registreringer og bilag. Dermed vil der ikke være behov for en nærmere beskrivelse af procedurerne for opbevaring af denne del af regnskabsmaterialet. Det er baggrunden for, at der i bestemmelsen alene henvises til regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og nr. 4-7. Efter forslagets § 34, stk. 3, fastsætter Erhvervsministeren tidspunktet for ikrafttrædelsen af § 16, stk. 1, som tidligst forventes at være fra 2024. Indtil det tidspunkt vil kravet i § 6, nr. 2 om beskrivelse af procedurerne for opbevaring dog også omfatte bilag og registreringer, jf. overgangsbestemmelsen i forslagets § 34, stk. 7.

Uanset brug af et digitalt bogføringssystem, er det fortsat virksomhedens ansvar, at alle transaktioner løbende registreres, hvorfor det skal fremgå af beskrivelsen, hvordan det sikres.

Forslaget hindrer ikke, at interne bilag og beskrivelser af bogføringen føres på et andet sprog end dansk, herunder navnlig engelsk eller et skandinavisk sprog. Dette kan særligt være relevant, hvis virksomhedens årsrapport udarbejdes på engelsk. Virksomheden kan dog ikke vælge et hvilket som helst sprog. Hvis den bogføringspligtige anvender et bogføringssystem, skal de daglige brugere af bogføringssystemerne kunne forstå og benytte beskrivelserne. Desuden er det et krav, at myndighederne uden nævneværdige vanskeligheder skal kunne forstå det sprog, der benyttes.

§ 3, stk. 1, i årsregnskabsloven indeholder en opremsning af de virksomhedsformer, der har pligt til at udarbejde en årsrapport efter årsregnskabsloven. Det drejer sig primært om aktieselskaber, anpartsselskaber og interessentskaber eller kommanditselskaber, hvor alle interessenter henholdsvis komplementarer er virksomheder med begrænset hæftelse. Herudover har blandt andet også virksomheder med begrænset ansvar omfattet af lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, samt erhvervsdrivende fonde pligt til at udarbejde en årsrapport.

Virksomheder, der ikke har pligt til at udarbejde årsrapport efter årsregnskabsloven, er bl.a. virksomheder med personlig hæftelse, dvs. blandt andet enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber og kommanditselskaber, hvori en eller flere interessenter henholdsvis komplementarer hæfter personligt.

En virksomhed, der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, er kun omfattet af § 6, hvis virksomhedens nettoomsætning overstiger 300.000 kr. i to indkomstår i træk. Nettoomsætning skal forstås i overensstemmelse med definitionen i Bilag 1, afsnit C, nr. 13, i årsregnskabsloven, dvs. som salgsværdien af produkter og tjenesteydelser m.v. med fradrag af prisnedslag, merværdiafgift og anden skat, der er direkte forbundet med salgsbeløbet.

En virksomhed, der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven, og som på tidspunktet for lovens ikrafttrædelse, har haft en nettoomsætning, der oversteg 300.000 kr. de seneste to indkomstår vil skulle efterleve kravet om procedurebeskrivelse med det samme.

En virksomhed, der ikke har pligt til at aflægge en årsrapport efter årsregnskabsloven, vil skulle efterleve kravet om at udarbejde en beskrivelse af virksomhedens bogføringsprocedurer, når den i to indkomstår i træk har haft en nettoomsætning, der overstiger 300.000 kr. Kravet skal opfyldes fremadrettet, når virksomheden bliver bekendt med at nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr. Det må forventes, at en virksomhed, der ikke løbende registrerer transaktioner i et digitalt bogføringssystem, senest ved førstkommende lovpligtige indberetning efter udløbet af et indkomstår vedrørende f.eks. moms eller skatter bliver bekendt med, at nettoomsætningen har oversteget 300.000 kr.

En virksomhed der i to år i træk har haft en nettoomsætning, der overstiger 300.000 kr. vil også blive omfattet af forslagets § 16, stk. 1, om brug af et digitalt bogføringssystem. Det må forventes, at når først en virksomhed anvender et digitalt bogføringssystem, vil den løbende have overblik over nettoomsætningen og vil derfor allerede ved udgangen af et indkomstår vide om den også i det efterfølgende indkomstår er omfattet af krav om procedurebeskrivelse og brug af et digitalt bogføringssystem.

Efter den foreslåede bestemmelse skal beskrivelsen af virksomhedens bogføringsprocedurer udarbejdes under hensyn til den foreslåede § 5, stk. 2, dvs. under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang. I en mindre virksomhed med en enkel forretningsmodel kan en sådan beskrivelse være ganske kortfattet, mens den i en større virksomhed med en kompleks forretningsmodel kan være mere omfattende. Det vil være nemmere at overskue bogføringen i en simpel salgsvirksomhed med mange ensartede transaktioner end i f.eks. en entreprenørvirksomhed med mere forskelligartede opgaver/kontakter, der bruger mere komplekse indregningsmetoder.

Erhvervsstyrelsen vil i forbindelse med sin vejledning om den nye bogføringslov i samarbejde med Regnskabsrådet udarbejde en skabelon, som kan hjælpe navnlig mindre virksomheder med at lave en korrekt beskrivelse af deres bogføringsprocedurer. Skabelonen vil indeholde de elementer, som virksomheden skal have taget stilling til, med en vejledende tekst, således at virksomheden alene ved at udfylde skabelonen kan sikre sig, at den opfylder kravene i loven. Erhvervsstyrelsen vil opfordre erhvervsorganisationerne til at bidrage til, at skabelonen bliver kendt af virksomhederne.

Beskrivelsen af virksomhedens procedurer for bogføring af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale udgør efter § 4, nr. 2, en del af virksomhedens regnskabsmateriale, og er derfor omfattet af pligten til opbevaring efter § 12, stk. 1.

Beskrivelsen skal opdateres ved væsentlige ændringer i virksomhedens procedurer for bogføring af transaktioner og opbevaring af regnskabsmateriale, herunder hvem der er ansvarlige herfor.