Bogføringsloven § 16

Der findes ikke i den gældende bogføringslov bestemmelser om anvendelse af digitale bogføringssystemer. Der findes dog i bogføringslovens § 12, stk. 2, nærmere krav til elektronisk opbevaring. Regnskabsmaterialet kan efter denne bestemmelse opbevares i elektronisk form her i landet eller i udlandet, hvis den bogføringspligtige:

1. opbevarer regnskabsmaterialet i overensstemmelse med denne lov,

2. til enhver tid kan fremskaffe materialet og give adgang til dette her i landet,

3. opbevarer eventuelle beskrivelser af benyttede systemer m.v. og eventuelle nødvendige adgangskoder m.v. her i landet og

sørger for, at regnskabsmaterialet udskrives i klarskrift eller stilles til rådighed i et anerkendt filformat.

Efter den foreslåede § 16, stk. 1, skal virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1 har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr. i et digitalt bogføringssystem

1. registrere virksomhedens transaktioner efter § 7, stk. 1, og

2. opbevare registreringer og bilag, der dokumenterer registreringerne efter § 9.

Der henvises til bemærkningerne til forslagets § 6 for nærmere afgrænsning af virksomheder, der har pligt til at udarbejde en årsrapport, definition af nettoomsætning samt præcisering af, på hvilket tidspunkt kravet i stk. 1, nr. 1 og 2 skal være opfyldt efter en virksomhed, har konstateret at nettoomsætningen overstiger 300.000 kr.

Virksomheder som er bogføringspligtige efter § 1, stk. 2, er ikke omfattet af pligten til at anvende et digitalt bogføringssystem, da bogføringspligten efter denne bestemmelse skyldes særlige forhold, og ikke generel erhvervsvirksomhed.

Virksomheder som ikke er regnskabspligtige efter årsregnskabsloven, som f.eks. enkeltmandsvirksomheder og interessentskaber, er også undtaget fra kravet om at anvende et digitalt bogføringssystem, hvis deres nettoomsætning ikke overstiger 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår.

Efter § 34, stk. 3, fastsætter erhvervsministeren tidspunktet for ikrafttrædelsen af forslagets § 16. Det skyldes, at der først skal udarbejdes nærmere regler om krav til digitale bogføringssystemer. Herefter skal udbydere og virksomheder have tid til eventuelt at udvikle nye funktioner, der er nødvendige for at overholde lovkravene, ligesom der for udbydernes vedkommende skal være tid til at få deres bogføringssystem anmeldt og registreret efter forslagets § 19, stk. 1, og § 20, stk. 1. Det forventes at kravene i § 16 tidligst vil kunne træde i kraft den 1. januar 2024 for virksomheder omfattet af regnskabsklasse B, C og D i årsregnskabsloven, og tidligst den 1. januar 2026 for virksomheder omfattet af regnskabsklasse A i årsregnskabsloven, hvor nettoindkomsten i to på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr.

Pligten efter stk. 1 til at anvende et digitalt bogføringssystem indebærer, at den bogføringspligtige virksomhed skal foretage de løbende registreringer af virksomhedens transaktioner efter § 7, stk. 1, i bogføringssystemet. Virksomhederne skal ligeledes opbevare registreringer og bilag, der dokumenterer registreringerne efter § 9, i bogføringssystemet. Pligten til at registrere transaktioner i et digitalt bogføringssystem gælder f.eks. virksomhedens udgående betalinger for løn, materialer, husleje m.v., indgående betalinger fra virksomhedens kunder samt regnskabsmæssige transaktioner som f.eks. afskrivninger, jf. forslagets § 3, nr. 2 der definerer en transaktion. Opbevaringspligten omfatter virksomhedens regnskabsmateriale efter forslagets § 4, nr. 1 og 3. For så vidt angår bilag efter § 4, nr. 3, henvises til bemærkningerne til stk. 3 nedenfor.

Der er efter stk. 1 ikke pligt til at opbevare den øvrige del af regnskabsmaterialet efter § 4 i det digitale bogføringssystem, dvs. regnskabsmateriale omfattet af § 4, nr. 2 og 4-7. Virksomheden vælger derfor selv om den ønsker at opbevare regnskabsmateriale omfattet af forslagets § 4, nr. 2 og 4-7 efter reglerne i § 16. Det kan imidlertid være en fordel for virksomheden at opbevare regnskabsmaterialet samlet i virksomhedens bogføringssystem, hvis dette er muligt, da virksomheden derved har nem adgang til det samlede regnskabsmateriale. Endvidere kan virksomheden nemmere opfylde pligten efter forslagets § 22, stk. 1, til at fremvise regnskabsmaterialet i forbindelse med myndigheders kontrol.

Efter stk. 2 skal virksomheder sikre, at det digitale bogføringssystem de anvender efter stk. 1,

1. er registreret efter § 20, stk. 1, eller

2. opfylder kravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf, hvis bogføringssystemet ikke er registreret efter § 20, stk. 1.

Virksomheden kan efter bestemmelsen vælge, om den vil anvende et registreret bogføringssystem efter forslagets § 20, stk. 1, eller et andet digitalt bogføringssystem til at registrere transaktioner og opbevare registreringerne og bilagene.

Oplysninger om, hvilke bogføringssystemer der er registrerede, efter Erhvervsstyrelsens forudgående kontrol, vil fremgå af den offentlig tilgængelige fortegnelse efter forslagets § 20, stk. 1. Derved kan den enkelte virksomhed let få oplyst, om et bogføringssystem er registreret, eller få verificeret udbyderens oplysninger herom. Virksomheden kan imidlertid vælge at bruge et digitalt bogføringssystem, der ikke er registreret, men den får da pligt til at sikre, at det pågældende bogføringssystem opfylder lovkravene efter lovforslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Baggrunden for denne pligt er, at der i sådanne tilfælde ikke har været en forhåndskontrol med, at systemet opfylder kravene efter lovforslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf.

Muligheden for at vælge et bogføringssystem, der ikke er registreret efter forslagets § 20, stk. 1, kan navnlig være aktuel for større virksomheder, som har behov for specialudviklede bogføringsløsninger, eller for danske datterselskaber af internationale koncerner, der anvender et udenlandsk koncernfælles bogføringssystem. Virksomheden bør i sådanne tilfælde sikre sig, at den der har udviklet det specialudviklede bogføringssystem bekræfter, at dette opfylder lovkravene. Pligten til at sikre, at systemet opfylder kravene i forslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf påhviler dog virksomheden, og dette gælder også efterfølgende i forbindelse med opdateringer og ændringer af bogføringssystemet.

Fælles for stk. 2, nr. 1 og 2, er, at det digitale bogføringssystem i begge tilfælde skal opfylde kravene til systemet efter forslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Ansvaret for at bogføringssystemet overholder forslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf, påhviler enten udbyderen af det digitale bogføringssystem (nr. 1) eller virksomheden selv (nr. 2), afhængig af valget mellem nr. 1 og 2.

Udbydere af digitale bogføringssystemer har efter forslagets § 19, stk. 1, pligt til at anmelde deres system med henblik på, at Erhvervsstyrelsen kan kontrollere, at det opfylder lovkravene efter § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Dette omfatter både digitale bogføringssystemer, der markedsføres som en digitale service på internettet, og systemer der markedsføres som softwareløsninger, der kan downloades af virksomheden mod betaling af licens. Langt hovedparten af virksomhederne, og især mindre virksomheder, anvender de førstnævnte løsninger.

Udenlandske udbydere af digitale bogføringssystemer, der markedsføres i Danmark, har også pligt til at registrere systemet efter § 19, stk. 1, og sådanne systemer kan derfor også uden videre anvendes af virksomheden, da de også er omfattet af forhåndskontrol.

Hvis virksomheden vælger et bogføringssystem, der ikke er registret, kan Erhvervsstyrelsen kontrollere at systemet opfylder kravene i § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Erhvervsstyrelsen skal efter forslagets § 24, stk. 1, udføre en risikobaseret kontrol med, at bogføringssystemer, der ikke er registrerede, opfylder kravene i § 15 og regler udstedt i medfør heraf. Ved risikobaseret forstås, at en kontrol kun iværksættes, hvis der er indikationer på væsentlige lovovertrædelser.

Virksomheder der vælger et registreret bogføringssystem vil derimod ikke blive udsat for kontrol, da bogføringssystemet allerede er kontrolleret ved registreringen.

Virksomheder, som er omfattet af pligten til at anvende et digitalt bogføringssystem, er fortsat ansvarlige for at opfylde de generelle krav til bogføring i bestemmelserne i forslagets kapitel 2-4. Anvendelsen af et digitalt bogføringssystem vil imidlertid kunne understøtte og lette opfyldelsen af en række bogføringskrav. Virksomheder, der anvender et digitalt bogføringssystem, skal således primært sørge for at foretage de løbende registreringer af virksomhedens transaktioner i bogføringssystemet, og sørge for at opbevare virksomhedens registreringer og bilag i bogføringssystemet efter § 16, stk. 1, nr. 2.

Kravene til digitale bogføringssystemer fremgår af den foreslåede § 15, stk. 1, og Erhvervsstyrelsen fastsætter efter § 15, stk. 2, nærmere bestemmelser om, hvilke krav et bogføringssystem skal opfylde. Det er væsentligt at fremhæve, at de krav, der stilles efter den foreslåede § 15 og regler fastsat i medfør heraf ikke er ensbetydende med, at virksomhederne også får pligt til at bogføre i overensstemmelse med kravene. Et eksempel er at det forventes at blive et lovkrav, at et digitalt bogføringssystem skal understøtte muligheden for kontering efter en offentlig standardkontoplan. Det forhold at bogføringssystemet skal understøtte brugen af en offentlig standardkontoplan, er imidlertid ikke ensbetydende med, at det bliver obligatorisk for virksomhederne at anvende standardkontoplanen. Virksomhederne vil fortsat kunne benytte deres egen kontoplan eller den kontoplan, som de får fra f.eks. deres revisor eller systemudbyder. En offentlig standardkontoplan vil ikke være hensigtsmæssig for store virksomheder i regnskabsklasse C og D, der ofte har mere komplekse regnskaber, og de kan derfor også forsat anvende en anden kontoplan.

Erhvervsstyrelsen vil udarbejde en vejledning om, hvad der nærmere gælder for virksomheder om brug af digitale bogføringssystemer, og om forholdet mellem krav reguleret af forslagets § 16, stk. 1 og 2, og § 15, herunder hvilke krav i loven, en bogføringspligtig virksomhed selv skal være særligt opmærksom på, og hvilke der understøttes af det digitale bogføringssystem.

Nogle mindre virksomheder foretrækker at overlade bogføring, regnskab og tilknyttede administrative funktioner til en revisor, som de giver adgang til oplysningerne i virksomhedens bogføringssystem, så revisor kan foretage lovpligtige indberetninger på virksomhedens vegne. I andre tilfælde anvender virksomheden en ekstern bogholder eller revisor til at udføre f.eks. registrering af virksomhedens transaktioner i løbet af regnskabsåret. Sådanne virksomheder behøver ikke selv anvende et digitalt bogføringssystem, men kan som hidtil overlade det til deres revisor eller bogholder at registrere virksomhedens transaktioner og opbevare dokumentationen herfor. Efter forslagets § 17 har virksomheder, der udfører bogføring for andre virksomheder, ved bogføringen for disse virksomheder samme pligt til at udføre bogføringen i et digitalt bogføringssystem, der lever op til kravene i forslagets § 15 og regler udstedt i medfør heraf, som den bogføringspligtige selv.

Det foreslås i stk. 3, at Erhvervsstyrelsen fastsætter nærmere regler om, hvilke bilag der omfattes af opbevaringspligten efter stk. 1, nr. 2.

Bilag efter forslagets § 4, nr. 3, kan omfatte mange forskellige typer af dokumenter, da bestemmelsen omfatter enhver nødvendig dokumentation for transaktioner, der registreres i bogføringen. Der kan derfor konkret være tale om købs- og salgsfakturaer, men f.eks. også kvitteringer, kontrakter m.v. Der kan også være tale om bilag fra udenlandske leverandører eller forretningspartnere, som i en række tilfælde ikke foreligger digitalt.

Det er på nuværende tidspunkt ikke alle relevante bilag, som kan opbevares i digitale bogføringssystemer uden uforholdsmæssige omkostninger for virksomheden. Erhvervsstyrelsen kan derfor efter den foreslåede stk. 3 fastsætte nærmere regler om, hvilke bilag der omfattes af opbevaringspligten. Det er hensigten, at reglerne skal afspejle, hvad der til enhver tid er sædvanligt at opbevare af bilagsdokumenter i almindeligt udbredte digitale bogføringssystemer.

Om baggrunden for forslaget henvises der til afsnit 3.2.2. i de almindelige bemærkninger.