Bogføringsloven § 14

Efter § 13, stk. 1, i den gældende bogføringslov skal virksomhedens senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med denne lov, når bogføringspligten ophører. Opløses en virksomhed ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest fungerende ledelse skal opbevare regnskabsmaterialet.

Efter § 13, stk. 2, i den gældende bogføringslov skal medlemmerne af den fratrædende ledelse sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med denne lov, i andre tilfælde, hvor ledelsen fratræder. Når en ny ledelse afløser en fratrædende ledelse, skal medlemmerne af denne videregive regnskabsmaterialet til den ny ledelse.

Det foreslås i § 14, stk. 1, at ophører bogføringspligten, skal den senest fungerende ledelse sørge for, at regnskabsmaterialet fortsat opbevares i overensstemmelse med kapitel 4 og 5.

Bestemmelsen svarer til § 13, stk. 1, 1. pkt., i den gældende bogføringslov.

Bestemmelsen præciserer, at regnskabsmaterialet skal opbevares, efter at den bogføringspligtige ikke længere opfylder forslagets § 1. Dette er f.eks. tilfældet, hvis virksomheden ophører, hvis den ikke længere er skattepligtig til Danmark, eller hvis der ikke længere modtages tilskud fra den danske stat eller EU.

I virksomheder med personlig hæftelse påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet de personlige deltagere i fællesskab. I et interessentskab ligger ansvaret hos interessenterne. I et kommanditselskab hos komplementaren. I aktie- og anpartsselskaber påhviler pligten ledelsen, dvs. bestyrelse, evt. tilsynsråd og direktion, jf. selskabslovens § 115, nr. 1, § 116, nr. 1, og § 118, stk. 1.

Overdrages en enkeltmandsvirksomhed, betragtes dette som afhændelse af aktiviteter, hvorfor den sælgende person også efter salget har pligt til at opbevare regnskabsmaterialet fra de frasolgte aktiviteter. Det samme gør sig gældende, hvis en juridisk person afhænder alle eller dele af sine aktiviteter.

I forbindelse med dødsfald vedrørende enkeltmandsvirksomheder vil skifteretten overtage opbevaringsansvaret ved offentligt skifte. Ved privat skifte overtager arvingerne opbevaringspligten.

I et interessentskab vil der ofte være en faktisk fungerende ledelse eller administrator. Opbevaringspligten udøves derfor af denne. Dette gælder også, hvor der udskiftes interessenter. I forbindelse med opløsning af interessentskabet vil den sidst fungerende ledelse eller administrator have ansvaret for, at regnskabsmaterialet opbevares i overensstemmelse med bogføringsloven.

Opløses kapitalselskaber, påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet den senest fungerende ledelse. I selskaber, der opløses ved likvidation, tvangsopløsning eller konkurs, er den senest fungerende ledelse likvidator henholdsvis kurator. Såfremt skifteretten konstaterer, at selskabet er insolvent, og der ikke er aktiver af en vis størrelse, vil skifteretten i praksis undertiden opløse selskabet efter konkurslovens § 143. I disse tilfælde påhviler pligten til at opbevare regnskabsmaterialet for de seneste 5 år den sidst registrerede ansvarlige ledelse, som oftest består af bestyrelse, direktion, eller de personer, som har overtaget den faktiske ledelse af selskabet. Har selskabet været under bobehandling forud for opløsningen efter konkurslovens § 143, påhviler pligten dog kurator eller likvidator.

Overtager en aktionær eller anpartshaver det faktiske ledelsesansvar, vil denne uden videre anses for at være tiltrådt som ledelse, uanset forholdet endnu ikke er registreret i Erhvervsstyrelsen. Det er således ikke afgørende, hvornår forholdet anmeldes over for styrelsen, men hvornår de faktiske ledelsesfunktioner overtages. Også andre end virksomhedsdeltagere kan indtræde som faktisk ledelse i et selskab.

At ansvaret påhviler den senest fungerende ledelse kan indebære, at denne vælger at lade f.eks. revisor eller en advokat forestå den faktiske opbevaring af regnskabsmaterialet. Dette fratager dog ikke den pågældende ledelse ansvaret for opbevaringen.

Der henvises i øvrigt til forslagets afsnit 4 om forholdet til databeskyttelsesretten for en nærmere gennemgang af dataansvaret ved ophøret af virksomhedens bogføringspligt herunder ved konkurs.

Det foreslås i stk. 2, at ophører bogføringspligten som følge af virksomhedens opløsning ved skifterettens mellemkomst, kan skifteretten beslutte, at andre end den senest fungerende ledelse skal opbevare regnskabsmaterialet.

Bestemmelsen svarer til § 13, stk. 1, 2. pkt., i den gældende bogføringslov.

Såfremt virksomheden opløses af skifteretten, kan denne altid træffe beslutning om, at opbevaringen af regnskabsmaterialet skal påhvile andre end den tidligere ledelse, f.eks. en eneaktionær. Den, som overtager den efterfølgende opbevaring, forudsættes helt eller delvist at kunne få omkostningerne hertil dækket af virksomheden.

Der henvises i øvrigt til forslagets afsnit 4 om forholdet til databeskyttelsesretten for en nærmere gennemgang af dataansvaret ved ophøret af virksomhedens bogføringspligt herunder ved virksomhedens opløsning ved skifterettens mellemkomst.

Det foreslås i stk. 3, at i andre tilfælde, hvor ledelsen fratræder, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet bliver opbevaret i overensstemmelse med kapitel 4 og 5. Når en ny ledelse afløser en fratrædende ledelse, skal medlemmerne af den fratrædende ledelse overføre regnskabsmaterialet til den ny ledelse.

Bestemmelsen svarer til § 13, stk. 2, i den gældende bogføringslov.

Fratræder eller afsættes ledelsen i f.eks. et aktie- eller anpartsselskab, har denne ledelse pligt til at sikre, at regnskabsmaterialet for perioden frem til fratrædelsestidspunktet fortsat opbevares betryggende. Denne pligt vedvarer, til en ny ledelse indtræder eller til skifteretten træffer anden beslutning.

Når en ny ledelse tiltræder, har den tidligere ledelse pligt til at videregive regnskabsmaterialet til den nye ledelse.