Bogføringsloven § 13

Efter § 6, stk. 1, 2. pkt., i den gældende bogføringslov skal bogføringen tilrettelægges og udføres således, at regnskabsmaterialet ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug.

Det foreslås i § 13, stk. 1, at virksomheder skal sikre sig mod, at regnskabsmaterialet ødelægges, bortskaffes, eller forvanskes, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug, jf. dog stk. 2.

Det foreslås i § 13, stk. 2, at stk. 1 ikke gælder for registreringer og bilag der opbevares efter § 16, stk. 1, nr. 2.

Bestemmelsen i stk. 1 indeholder et krav om, at den bogføringspligtige skal sikre sig fysisk mod, at det opbevarede regnskabsmateriale ødelægges eller bortskaffes. Kravet indebærer, at en bogføringspligtig skal gøre, hvad der må anses for rimeligt for fysisk at sikre sig mod, at digitalt opbevaret regnskabsmateriale f.eks. udsættes for brand, vandskade eller andet, der kan medføre, at materialet går tabt.

Opbevaring af regnskabsmaterialet hos en udbyder af cloudløsninger må anses for at indebære en meget høj grad af sikkerhed i langt de fleste tilfælde. Udbydere af sådanne løsninger tilbyder således typisk løbende sikkerhedskopiering, og der kan vælges tjenester, hvor opbevaringen af originalmaterialet og sikkerhedskopien sker på servere, der er placeret på forskellige fysiske lokationer. Derved undgås det, at såvel virksomhedens originale regnskabsmateriale som sikkerhedskopien går tabt, hvis der f.eks. sker uoprettelig skade på data, der ligger på serverne på én lokation.

Bestemmelsen indebærer imidlertid ikke et krav om opbevaring af regnskabsmaterialet hos en ekstern udbyder af sådanne løsninger. Opbevares regnskabsmaterialet digitalt og hos den bogføringspligtige selv kan det generelt anbefales, at virksomheden tilstræber, at regnskabsmaterialet opbevares på et mindre antal digitale medier eller enheder, og navnlig at der tages en samlet sikkerhedskopi af hele virksomhedens regnskabsmateriale. Opbevares regnskabsmaterialet på en lokal server, bør denne placeres et sted, hvor der ikke er nærliggende risiko for vandskade eller lign. Generelt må det kræves, at virksomheden har taget hensigtsmæssige skridt til at sikre sig mod fysisk skade på regnskabsmaterialet.

Bestemmelsen indebærer herudover, at den bogføringspligtige har pligt til at etablere nødvendige interne kontroller til sikring mod, at regnskabsmaterialet bevidst eller ubevidst ødelægges, forvanskes eller forsvinder, ligesom det skal sikres mod fejl og misbrug. Virksomheden må internt sikre sig, således at f.eks. kun bestemte medarbejdere har adgang til regnskabsmaterialet, og at der etableres arbejdsgange, der sikrer, at kun visse medarbejdere har adgang til at rette i registreringer i bogføringen og eventuelt et krav om, at en rettelse i bogføringen skal godkendes af to medarbejdere. Bestemmelsen indebærer også, at virksomheden skal etablere en rimelig it-sikkerhed, for så vidt angår det digitalt opbevarede regnskabsmateriale, så materialet f.eks. er søgt sikret mod hackerangreb.

Virksomheden skal efter den foreslåede § 6, udarbejde en beskrivelse af bl.a. virksomhedens procedurer for opbevaring af regnskabsmateriale efter forslagets § 4, nr. 2 og nr. 4-7. Det skal endvidere fremgå af beskrivelsen, hvilke medarbejdere, der er ansvarlige for procedurerne for opbevaring af virksomhedens regnskabsmateriale. Beskrivelsen skal gøre det muligt til enhver tid at følge, hvorledes virksomhedens regnskabsmateriale opbevares. Der henvises til bemærkningerne til denne bestemmelse.

Det bemærkes, at der for opbevaring af registreringer og bilag for visse virksomheder gælder særlige regler efter forslagets § 16, stk. 1, om opbevaring i et digitalt bogføringssystem. Efter stk. 2 finder reglerne i stk. 1 derfor ikke anvendelse på registreringer og bilag, der opbevares efter forslagets § 16, stk. 1, nr. 2, idet opbevaring i et digitalt bogføringssystem vil sikre, at registreringer og bilag ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes, ligesom det sikres mod fejl og misbrug.