Bogføringsloven § 11

Efter § 7, stk. 3, i den gældende bogføringslov skal registreringerne i det omfang, det er nødvendigt efter virksomhedens art og omfang, afstemmes med beholdningerne, herunder kasse- og likvidbeholdninger.

Det foreslås i § 11, stk. 1, at virksomheder skal foretage de afstemninger, der er nødvendige for at sikre, at der foreligger et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger eller angivelser om moms, skatter, afgifter samt års- og delårsrapporter.

Det foreslås efter stk. 2, at afstemningen senest skal foretages på datoen for udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger og angivelser.

Dermed indeholder § 11 en frist for, hvornår en transaktion, der har relevans for en lovpligtig indberetning, senest skal være registreret, og bestemmelsen har dermed betydning for fortolkningen af § 7, stk. 1, hvor det fremgår, at transaktioner skal registreres i bogføringen snarest muligt, efter at de forhold, der er grund til registreringerne, foreligger.

Den konkrete afstemning vil afhænge af karakteren af indberetningen eller angivelsen og virksomhedens forhold.

For en virksomhed, der er pligtig til at aflægge en årsrapport efter reglerne i årsregnskabsloven, vil det normalt være nødvendigt at foretage afstemning af registreringer i bogføringen med f.eks. likvidbeholdninger, varebeholdninger og andre beholdninger afhængig af virksomhedens aktiviteter. Afstemningerne skal ske senest i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten, dvs. inden årsrapporten godkendes af virksomhedens ledelse og inden den lovpligtige indsendelsesfrist for årsrapporten til Erhvervsstyrelsen. Behovet for fysiske afstemninger, herunder fuldstændig optælling af et varelager kan variere efter varelagerets karakter og virksomhedens forhold. I virksomheder med stærke interne kontroller og registreringssystemer kan det være tilstrækkeligt at fortage optælling på stikprøvebasis for løbende at sikre, at registreringssystemet er pålideligt.

For en virksomhed, der f.eks. har pligt til at lade sig momsregistrere efter momsloven betyder det, at virksomheden skal foretage afstemning af relevante momspligtige registreringer, der er nødvendig for at sikre et ajourført grundlag for momsangivelsen. Afstemningen skal ske inden udarbejdelsen af momsangivelsen, dvs. senest på datoen for udløbet af angivelsesfristen til Skatteforvaltningen. Det vil normalt ikke i forbindelse med en momsangivelse være nødvendigt at afstemme alle periodens registreringer i bogholderiet, herunder ikke foretage afstemning af f.eks. varelager- eller anlægsbeholdninger.

For en virksomhed, der har pligt til at indberette lønsumsafgift, vil det tilsvarende være afgiftsperioden og indberetningsfristen, der er afgørende for, hvornår virksomheden som minimum skal sikre, at alle afgiftspligtige transaktioner er registreret og afgiftsbeløbet er beregnet korrekt.

Efter forslagets § 6 skal den bogføringspligtige udarbejde en beskrivelse af bl.a. virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres. Herunder også hvilke, hvor ofte og hvordan afstemninger foretages, da disse er med til at sikre løbende registrering af virksomhedens transaktioner. For mange virksomheder foregår afstemninger i praksis ikke efter fastlagte perioder eller manuelt ved at sammenholde udskrifter fra bogføringen med f.eks. udskrifter fra banken, men løbende via indbyggede funktionaliteter i bogføringssystemer, der integrerer med andre systemer eller via indlæsning af filer med bankdata i bogføringssystemet. I de tilfælde vil virksomhedens beskrivelse efter forslagets § 6 skulle indeholde en beskrivelse af disse funktionaliteter og hvordan de sikrer, at der løbende foretages de nødvendige afstemninger.

Om baggrunden for forslaget om afstemning af bogføringen ved lovpligtige indberetninger henvises der til afsnit 3.1.2 i de almindelige bemærkninger.