Bekendtgørelse om tilskud til projekter under »Pulje til mere cykeltrafik«

Private tilskudsmodtagere er i tilfælde, hvor der ydes et tilskud på mere end 50 pct. til et anlægsprojekt, forpligtet af gældende udbudsregler, jf. § 2 i udbudsbekendtgørelsen1).

Ændringer i projektet

Ændringer af et projekt kan godkendes af Vejdirektoratet på betingelse af, at ændringen vurderes at være i overensstemmelse med projektets formål. Ansøgningen om ændring skal godkendes af Vejdirektoratet, inden ændringen iværksættes.

Såfremt der sker forsinkelser i projektet i forhold til slutdato, skal der straks ansøges om godkendelse af revideret tidsplan med begrundelse for forsinkelsen.

Tilskudsberettigede omkostninger

Det godkendte budget udgør grundlaget for tilskuddet. Andre omkostninger end de godkendte kan ikke medtages i tilskudsgrundlaget, medmindre de på forhånd er skriftligt godkendt af Vejdirektoratet.

Refunderbar moms er ikke en tilskudsberettiget omkostning. Moms godtgjort til kommuner gennem momsudligningsordningen behandles som moms, der kan refunderes, og er derfor ikke tilskudsberettiget.

For virksomheder, organisationer og lignende, der enten har begrænset eller ingen fradragsret for moms, skal det fremgå af budgettet, hvilke omkostninger der er henholdsvis momsbelagte og ikke-momsbelagte.

Omkostninger til renter af gæld er ikke tilskudsberettigede.

Omkostninger til gratialer, provisioner og lignende er ikke tilskudsberettigede.

Opstår der indtægter i projektet, skal disse trækkes fra i tilskudsgrundlaget.

Personaleomkostninger

Personaleomkostninger til egne medarbejdere er tilskudsberettigede. Der kan maksimalt medregnes den faktiske timeløn ganget med det antal timer, som anvendes på projektet. Timesatsen for månedslønnede beregnes som den faste årsløn divideret med et nettoårsværk svarende til 1.500 timer. Til lønnen kan henregnes egentlig løn og pensionsbidrag. Personaleomkostninger skal være specificerede i det godkendte budget og fremgå som særskilt post i regnskabet.

Timesatserne til aflønning skal være i overensstemmelse med kravet om generelt at udvise sparsommelighed og effektiv finansforvaltning ved administrationen af projekter. Det betyder samtidig, at lønnen til den pågældende medarbejder ikke må overstige, hvad der anses for en almindelig, rimelig og realistisk løn for en ansat, der udfører den samme funktion udenfor projektet.

Der ydes ikke dækning til løn under sygdom eller sygedagpenge, ligesom medarbejdere i et projekt ikke vil få kompenseret indtægtstab i forbindelse med orlov, idet det forudsættes, at tilskudsmodtager afholder omkostningerne hertil.

Overhead

Overhead (indirekte omkostninger) til dækning af faste omkostninger som eksempelvis husleje, el, varme, telefon og kontorhold er tilskudsberettigede omkostninger.

Ved en overheadprocent i det indsendte budget på maksimalt 20 pct. af personaleomkostningerne, kræves ikke særskilt dokumentation.

Ved en højere overheadandel end 20 pct. af de samlede personaleomkostninger skal bidraget være specificeret i det godkendte budget og fremgå som en særskilt post i regnskabet. Tilskudsmodtager skal kunne dokumentere tilskudsberettigede omkostninger til overhead.

Rejseomkostninger

For rejseomkostninger dækkes i udgangspunktet kun indenlandske rejser. Udenlandske rejser dækkes, såfremt formålet hermed er dokumenteret i ansøgningen.

Transportomkostningerne skal holdes på et rimeligt niveau i omfang og omkostninger. Ved benyttelse af eget motorkøretøj ydes kilometergodtgørelse efter reglerne om tjenestemænds benyttelse af eget befordringsmiddel på tjenesterejser. Diæter og lignende i forbindelse med rejser er ikke tilskudsberettigede omkostninger.

Tilskudsberettigede rejseomkostninger skal være specificerede i det godkendte budget og fremgå som en særskilt post i regnskabet.

Inventar og udstyr

Omkostninger til indkøb af inventar og udstyr er tilskudsberettigede omkostninger. Omkostningerne skal være specificerede i budgettet og fremgå som særskilte poster i regnskabet.

Dokumentationskrav

Alle omkostninger, der indgår i projektregnskabet, skal kunne dokumenteres over for revisionen (dog med undtagelse af overheadomkostninger i særlige tilfælde jf. ovenstående). Det gælder også omkostninger fra samarbejdspartnere.

En omkostning kan tidligst medtages i projektregnskabet, når betaling har fundet sted. Alle regnskabsbilag og øvrigt dokumentationsmateriale skal opbevares i 5 år, efter den endelige afregning har fundet sted.

De faktiske lønomkostninger skal kunne dokumenteres for den enkelte medarbejder. Der skal endvidere foreligge et timeregnskab for hver enkelt medarbejder, hvoraf det fremgår, hvor mange timer vedkommende har været beskæftiget med projektet. Timeregnskabet skal være attesteret af hver medarbejders leder.

Rapportering og regnskaber

Der skal udarbejdes og fremsendes statusredegørelser hvert halve år fra projektets godkendte startdato, så længe projektet er i gang. Projekter, der varer et år eller mindre, er ikke forpligtede til at udarbejde statusredegørelser.

Statusredegørelsen skal redegøre for udviklingen generelt i projektet i den forløbne periode samt indeholde opdateret oversigt over resterende aktiviteter, herunder færdiggørelsestidspunkt.

Såfremt projektet opdeles i delprojekter, skal statusredegørelserne redegøre for fremdriften i hvert enkelt delprojekt.

I forbindelse med statusredegørelserne skal tilskudsmodtager fremsende et regnskab til Vejdirektoratet. Regnskabet skal opstilles i overensstemmelse med det godkendte budget, således at det opdaterede restbudget også fremgår. Såfremt projektet er opdelt i delprojekter, skal regnskabet opdeles tilsvarende. Regnskabet skal omfatte en redegørelse for de gennemførte aktiviteter sammenlignet med de budgetterede aktiviteter.

For projekter, der har en varighed på et år eller mindre, er det ikke et krav, at der udarbejdes statusredegørelser men alene en slutrapportering.

Senest 3 måneder efter projektets afslutning skal der udarbejdes en slutrapportering for projektet. Slutrapporteringen skal indeholde en evaluering af projektets resultater og effekter. Omkostninger til evaluering skal være indeholdt i det oprindelige budget. Såfremt evalueringen ikke kan gennemføres inden for 3 måneder efter projektets afslutning, skal der aftales en særlig frist med Vejdirektoratet.

Med slutrapporteringen fremsendes et ledelsespåtegnet regnskab. Regnskabet skal være udformet i overensstemmelse med de enkelte poster i projektets budget. Sammen med regnskabet fremsendes en underskrevet revisorerklæring, der sikrer, at kun projektrelevante omkostninger er bogført på projektet. Tilskudsbeløb under 0,5 mio. kr. er dog undtaget kravet om revisorerklæring, og regnskabet skal i dette tilfælde alene være ledelsespåtegnet.

Tilskudsmodtager skal aflægge projektregnskabet således, at:

– Tilskuddet er opført som særskilt indtægtspost

– Eventuelle tilskud fra anden side til samme projekt og eventuel medfinansiering samt eventuelle øvrige indtægter er opført som særskilte indtægtsposter

– Afholdte omkostninger er specificerede på mindst samme måde som i det godkendte budget i forhold til eksempelvis delposter og hovedaktiviteter. Væsentlige udgifter skal være yderligere specificerede.

– Tilskudsmodtageren har i øvrigt ansvaret for, at alle relevante oplysninger om projektet og de afledte aktiviteter videreformidles til Vejdirektoratet.

På hjemmesiden www.vejsektoren.dk ligger de skabeloner, der skal anvendes til statusredegørelser og slutrapportering.

Udbetaling af tilskud

Tilskuddet udbetales bagudrettet, det vil sige for udgifter, der er bogført på projektet. Der kan indsendes anmodning om udbetaling af tilskud i forbindelse med de halvårlige statusrapporteringer. Vejdirektoratet anviser det bevilligede tilskud helt eller delvist i overensstemmelse med den fremsendte udbetalingsanmodning. De sidste 20 pct. tilbageholdes dog til udbetaling efter, at slutrapporteringen er godkendt.

I tilfælde af projektfællesskab, hvor flere parter har søgt om tilskud i fællesskab, er det tilskudsmodtagers ansvar at videresende de dele af tilskuddet, som vedrører projektets samarbejdspartnere.

Der kan påregnes en sagsbehandlingstid, fra Vejdirektoratet har materialet i hænde, til den faktiske udbetaling finder sted. Tilskuddet vil blive udbetalt til den konto, som tilskudsmodtager har angivet i acceptskrivelsen.

Tilbagebetaling af tilskud

Udbetalte tilskud skal tilbagebetales til Vejdirektoratet, hvis en eller flere af følgende betingelser er opfyldt:

– Tilsagnshaver har givet urigtige eller vildledende oplysninger

– Midlerne uden forudgående godkendelse har været anvendt til andre formål end beskrevet i projektbeskrivelsen

– Projektet ikke kan gennemføres som forudsat i den godkendte ansøgning

– Tilsagnshaver tilsidesætter sin underretningspligt efter bekendtgørelsens § 6, eller

– Betingelserne for tilskud ikke bliver opfyldt, som de fremgår af denne bekendtgørelse, revisionsinstruks eller af tilsagnsskrivelsen

Hvis projektet opnår besparelser i forhold til det oprindelige budget, reduceres tilskuddet, således at tilskudsandelen ikke overskrider den bevilligede tilskudsprocent.

Indberetning til SKAT

Vejdirektoratet indberetter alle tilskud til SKAT, uanset om det udbetalte tilskud er skattefrit eller ej. Derudover har tilskudsmodtageren pligt til at opgive skattepligtige beløb, som eksempelvis løn, til de lokale skattemyndigheder.

Bilag 2

Instruks for revision af projekttilskud under ”Pulje til mere cykeltrafik”

Denne revisionsinstruks omfatter revisionen af projektregnskaber for projekttilskud under »Pulje til mere cykeltrafik«. Revisionsinstruksen er udarbejdet med udgangspunkt i den i Rigsrevisionens rapport fra udvalget om et udredningsarbejde på § 4-området, marts 2000, opstillede modelinstruks.

§ 1. Revisionen udføres af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af BDO Kommunernes Revision A/S.

Stk. 2. I projekter hvor tilskudsmodtager er en offentlig institution, der er omfattet af Rigsrevisionens revisionskompetence eller hvor tilskudsbeløbet er under 500.000 kr., finder stk. 1 ikke anvendelse. I disse tilfælde vedlægges alene en ledelsespåtegning fra tilskudsmodtagers ledelse om, at alle gældende vilkår er opfyldt i forhold til regnskabet.

Stk. 3. I tilfælde af revisorskift i projektperioden skal den tiltrædende revisor rette henvendelse til den fratrædende revisor, der har pligt til at oplyse grundene til fratrædelsen.

§ 2. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, således som dette begreb er fastlagt i § 3 i lov om revisionen af statens regnskaber mv. (lovbekendtgørelse nr. 3 af 7. januar 1997) og nærmere præciseret i stk. 2 og §§ 3-7.

Stk. 2. Ved revisionen efterprøves, om projektregnskabet er rigtigt, og om de dispositioner der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af projektregnskabet.

§ 3. Revisionens omfang afhænger af tilskudsmodtagers og samarbejdspartneres administrative strukturer og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. Desuden har tilskuddets (tilsagnets) størrelse betydning for revisionens omfang.

§ 4. Ved revisionen skal revisor efterprøve:

1. Om projektregnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler.

2. Om tilskudsbetingelserne er opfyldt, herunder bestemmelserne i det fra Vejdirektoratet tilsendte og af tilskudsmodtager accepterede tilsagnsbrev.

3. Om tilskuddet er anvendt til formålet, herunder at kun projektrelevante omkostninger medtages.

4. Om tilskudsmodtager og samarbejdspartnere har udvist sparsommelighed.

5. Om de oplysninger, som tilskudsmodtager og samarbejdspartnere har meddelt Vejdirektoratet om opfyldelsen af resultatkrav, er dokumenterede.

6. Om tilskudsmodtagers ledelse opretholder de administrative forretningsgange, der er nødvendige for en dokumenteret og pålidelig opfyldelse af tilsagnsvilkårenes regnskabs- og rapporteringskrav.

7. Om regnskabet er opstillet som foreskrevet i tilsagnsskrivelsen.

8. Om egenfinansieringskravet er opfyldt.

9. Om momsfradragsretten er korrekt opgjort.

Stk. 2. Revisionen udføres ved stikprøveundersøgelser.

§ 5. Tilskudsmodtager og samarbejdspartnere skal give revisor de oplysninger, som må anses af betydning for bedømmelsen af projektregnskabet samt for revisors vurdering af forvaltningen, herunder mål og opnåede resultater. Tilskudsmodtager skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser, denne finder nødvendige og skal sørge for, at revisor får de oplysninger og den bistand, som revisor anser for nødvendig for udførelsen af sit hverv.

§ 6. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning i forbindelse med midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give tilskudsmodtager meddelelse herom, samt at påse, at tilskudsmodtagers ledelse i løbet af 3 uger giver Vejdirektoratet meddelelse herom. I modsat fald er det revisors pligt at orientere Vejdirektoratet. Revisors bemærkninger indsendes sammen med meddelelsen.

Stk. 2. Det samme gælder, hvis revisor under sin revision eller på anden måde bliver opmærksom på, at projektets gennemførelse er usikker af økonomiske eller andre grunde.

§ 7. Det reviderede projektregnskab skal forsynes med en påtegning, hvoraf det fremgår, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen. Påtegningen består af to dele. Først afgiver revisor erklæring om det finansielle regnskab, og dernæst afgiver revisor erklæring om resultatet af den udførte forvaltningsrevision.

Stk. 2. Revisor skal afgive en revisionsberetning med revisors vurdering og konklusion vedrørende den udførte revision, jf. § 4. Beretningen kan afgives i tilslutning til påtegningen eller i en revisionsprotokol.

Stk. 3. Genpart af revisionsberetningen indsendes af tilskudsmodtager til Vejdirektoratet sammen med det påtegnede projektregnskab.

Officielle noter

1. Se bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Det følger af § 2, at udbudsdirektivet skal overholdes, når Transportministeren yder direkte tilskud på mere end 50 % til en bygge- og anlægskontrakt (hvis anslåede værdi eksklusive moms er lig med eller overstiger 6 242 000 EUR), som indgås af andre end dem selv, og som omfattes af art. 8, litra a, i udbudsdirektivet. Det samme gælder for tjenesteydelseskontrakter (hvis anslåede værdi eksklusive moms er lig med eller overstiger 249 000 EUR) i forbindelse med sådanne bygge- og anlægskontrakter, jf. udbudsdirektivets art. 8, litra b.