Bekendtgørelse om bevaring og kassation af digitalt skabte data og dokumenter fra kommunerne

2. Kommunestyret i almindelighed

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Søgemidler til dokumenter eller sager, der bevares, samt sags- og dokumentregistre og sagshenvisnings- og advissystemer.

2. Journalsystemer samt sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer).

3. Data fra det fælleskommunale valgopgørelsessystem. Data afleveres til Rigsarkivet.

4. Forhandlings- og beslutningsreferater for kommunalbestyrelsen samt for udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen, såfremt de ikke findes i et it-system, der er bestemt til bevaring.

5. Mødereferater fra væsentlige interne udvalg (direktion, lederforum, samarbejds-/medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, projekt- og arbejdsgrupper m.v.), såfremt de ikke findes i et it-system, der er sat til bevaring.

6. Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v., såfremt de ikke findes i et it-system, der er sat til bevaring.

3. Økonomi

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Data fra kommunens centrale økonomisystem, der indeholder kontonumre med tilhørende kontooplysninger, kontotekster og posteringsoplysninger.

4. Dagtilbud, sociale opgaver og sundhed

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Data fra it-systemer vedrørende sundhedspleje, der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger samt oplysninger om barnets opvækstforhold og udvikling.

2. Data fra it-systemer vedrørende dagtilbud til børn og unge, der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, beregningsoplysninger vedrørende tildeling af friplads, søskenderabat, normeringsoplysninger for den enkelte institution o.l.

3. Data fra it-systemer vedrørende pleje og omsorg, forebyggelse, træning og genoptræning, handicap og psykiatri m.v., der indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, tildelt hjælp, normeringsoplysninger for den enkelte institution og o.l.

4. Data fra it-systemer vedrørende botilbud, døgninstitutioner, sikrede institutioner, misbrugsbehandling m.v., som indeholder identifikationsoplysninger, visitationsoplysninger, tildelt hjælp o.l.

5. Alle personsager vedrørende foranstaltninger for børn og unge (børnesager).

6. Alle personsager om integration af flygtninge og indvandrere, hvis sagerne forholdsvist let kan udskilles af det it-system, hvori de findes, og afleveres.

7. Personsager, som er af særlig eller principiel karakter, og som findes i et it-system, der er sat til bevaring.

5. Teknik og miljø

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Data fra it-systemer vedrørende anmeldelse af og tilladelse til byggearbejder (byggesager).

2. Data fra it-systemer vedrørende digitaliserede byggesager.

3. Data fra it-systemer vedrørende byggeprojekthåndtering af anlæg og nybyggeri af kommunale ejendomme.

4. Data fra it-systemer vedrørende miljøgodkendelser og miljøtilsyn.

5. Data fra it-systemer vedrørende trafik- og vejtællinger. Data i enkeltkommunale it-systemer afleveres til kommunens modtagende arkiv. Data i fælleskommunale it-systemer afleveres til Rigsarkivet.

6. Undervisning og kultur

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Data fra it-systemer vedrørende elevadministration i kommunale folkeskoler, der indeholder identifikationsoplysninger, elevoplysninger, skoleoplysninger, karakteroplysninger o.l.

2. Data fra it-systemer vedrørende pædagogisk-psykologisk rådgivning (PPR), der indeholder skoleoplysninger, identifikationsoplysninger og oplysninger om de personer, som er henvist til pædagogisk-psykologisk rådgivning.

3. Prøve- og eksamensbeviser, der ikke findes i elevadministrationssystemet.

7. Forskning

Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares:

1. Forskningsdata, som er af interesse for fremtidig forskning eller af væsentlig sundhedsfaglig, kulturhistorisk eller samfundsmæssig betydning. Ved forskningsdata forstås data, som er skabt i forbindelse med forskning med anvendelse af videnskabelig metode, samt dokumentation heraf. Dog kasseres forskningsdata, som er skabt gennem eksperimenter eller simulationer, der kan gentages, eller som alene er skabt ved samkøring af administrative registre, der afleveres til arkiv.

2. Data fra kliniske kvalitetsdatabaser. Dog kasseres data fra kliniske kvalitetsdatabaser, som alene er skabt ved samkøring af administrative registre, der afleveres til arkiv.

8. Kommunens institutioner

Følgende arkivalier skal bevares:

1. Vedtægter, interne politikker, retningslinjer, reglementer m.v.

2. Dagsordener, beslutnings- og forhandlingsreferater, mødereferater fra institutionens bestyrelse, råd og udvalg.

3. Et eksemplar af institutionens årsberetninger, personaleblade, meddelelsesblade, nyhedsbreve m.v.

4. Fortegnelser over institutionens elever, beboere, klienter.

5. Prøve- og eksamensbeviser fra institutioner, der afholder prøver efter folkeskoleloven, og som ikke findes i elevadministrationssystemet.

6. Materiale, som efter institutionens skøn i særlig grad belyser institutionens virksomhed, herunder materiale om forsøgs- og udviklingsarbejde og billedmateriale.

7. Materiale, som er nævnt under pkt. 2 (Kommunestyret i almindelighed) til pkt. 6 (Undervisning og kultur), og som ikke bevares hos kommunens centralforvaltning.

Bilag 2

Bevaringsbestemmelser for digitalt skabte data og dokumenter fra kommunale fællesskaber og samarbejder efter 1. januar 2007

1. Generelle bestemmelser

1.1 Bestemmelserne er udformet i forhold til fællesskabers og samarbejders standardimplementering og standardanvendelse af den fælleskommunale emnesystematik og de kommunale it-systemer. Har fællesskabet/samarbejdet implementeret eller anvendt emnesystematikken eller et it-system på en væsensforskellig anden måde, aftaler fællesskabet/samarbejdet med modtagende arkiv, hvordan bevaringsbestemmelserne skal implementeres.

1.2. Digitalt materiale, bestemt til bevaring ifølge denne bekendtgørelse, bevares i form af en arkiveringsversion efter Rigsarkivets til enhver tid gældende regler om arkiveringsversioner.

Analoge lyd-, film- og videooptagelser, som ikke indgår i et it-system, bevares i form af en arkiveringsversion, medmindre den bevaringsværdige information i alt væsentlighed er fastholdt i dokumenter i et it-system, der er sat til bevaring.

1.3. Metadata i it-systemer, der er bestemt til bevaring, bevares i form af en arkiveringsversion, med mindre oplysningerne i alt væsentlighed er overført til fællesskabets/samarbejdets ESDH-system eller et andet bevaringsværdigt it-system sammen med tilhørende dokumenter.

Metadata og dokumenter fra flere it-systemer kan bevares via en arkiveringsversion. Det forudsætter, at den nødvendige dokumentation af de enkelte it-systemer indgår i arkiveringsversionens kontekstdokumentation.

1.4. Rigsarkivet udsteder bestemmelser, der giver fællesskabet/samarbejdet mulighed for at kassere dokumenter i it-systemer med dokumenter. Bevaring og kassation efter væsentlighedskriterier fastlægges af Rigsarkivet med udgangspunkt i den anvendte journalplan. Bevarings- og kassationskoder til journalplanen føres ajour på Rigsarkivets hjemmeside. – Kassation af digitale dokumenter forudsætter, at dokumentregistreringen i it-systemet muliggør en sikker udsondring af de dokumenter, der kan kasseres, og at fællesskabets/samarbejdets ledelse efter drøftelse med modtagende arkiv træffer afgørelse om eventuel kassation.

1.5. I arkiveringsversioner af data fra it-systemer med dokumenter medtages dokumenter, som bevares i henhold til Rigsarkivets bestemmelser om kommunernes dokumenter, med mindre de er overført til fællesskabets/samarbejdets ESDH-system eller et andet system, der er sat til bevaring.

1.6. Bevaringspligtigt materiale, der findes på intranet, internet, fællesdrev m.v., overføres til og bevares via it-systemet på det pågældende fagområde eller fællesskabets/samarbejdets ESDH-system. I særlige tilfælde kan fællesskabet/samarbejdet efter drøftelse med modtagende arkiv beslutte, at bevaringspligtigt materiale på intranet m.v. bevares i form af en selvstændig arkiveringsversion.

2. Følgende digitalt skabte data og dokumenter skal bevares

1. Forhandlings- og beslutningsprotokoller for bestyrelsen, generalforsamlingen og repræsentantskabet, samt de sager, der er behandlet i disse fora, såfremt de ikke findes i et it-system, der er sat til bevaring.

2. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.), såfremt de ikke findes i et it-system, der er sat til bevaring.

3. Søgemidler til dokumenter eller sager, der bevares, herunder sags- og dokumentregistre.

4. Journalsystemer samt sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH-systemer)

5. Journalsager bevares og kasseres i henhold til de bestemmelser, der fastsættes af Rigsarkivet for den journalplan, som anvendes af det pågældende fællesskab eller samarbejde.

6. Et eksemplar af fællesskabets/samarbejdets egne årsberetninger, publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v., såfremt de ikke findes i et it-system, der er sat til bevaring.

7. Materiale, som i særlig grad belyser det kommunale fællesskabs eller samarbejdes virksomhed.

8. Arkivalier, som i bilag 1 er bestemt til bevaring, og som ikke bevares hos andre kommuner.