Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos
Københavns og Frederiksberg Kommuner
I medfør af § 5 i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med Københavns og Frederiksberg Kommuner fastsættes:
Område
Bestemmelserne gælder for Københavns og Frederiksberg kommuners arkivalier, herunder arkivalier i den kommunale forvaltning og i kommunale institutioner m.v.
Bestemmelserne omfatter ikke arkivalier, som er lagret på elektronisk medium.
Bevaring og kassation
Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt før 1. april 1970, bevares og kasseres efter særskilte bestemmelser, som udstedes af Statens Arkiver efter drøftelse med Københavns eller Frederiksberg Kommune.
Arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt efter 1. april 1970, og som er anført i bilag 1, skal bevares.
Arkivalier, der er anført i bilag 2, kasseres uanset bestemmelserne i bilag 1.
Kommunalbestyrelsen kan beslutte at bevare arkivalier i større omfang end fastsat i §§ 3 - 5.
Arkivalier, der ikke skal bevares efter §§ 3 - 5, kasseres når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter kommunens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning.
Ikrafttrædelse m.v.
Bekendtgørelsen træder i kraft den 15. august 2003
Stk. 2. Ved ikrafttrædelsen ophæves bekendtgørelse nr. 152 af 18. april 1985 om kassation i Københavns Kommunes arkiver.
/Kirsten Villadsen Kristmar
Bilag 1
Bevaringsfortegnelse for arkivalier, som er skabt eller tilvejebragt efter 1. april 1970
1. Kommunestyret og forvaltningerne i almindelighed
A: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen og magistraten samt for kommunens valgte og nedsatte udvalg, nævn og råd.
B: Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, m.v.).
C: Journaler med tilhørende registre samt øvrige søgemidler.
D: Journalsager og lignende, med mindre rigsarkivaren udsteder særskilt bemyndigelse til kassation.
E: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v.
F: Årsberetninger fra lokale foreninger, institutioner, o.l., som modtager tilskud fra kommunen.
2. Økonomi- og personaleområdet
A: De obligatoriske budgetter, regnskaber og delregnskaber samt budgetmateriale, som er behandlet i kommunalbestyrelsen eller i magistraten.
B: Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger.
C: Sager om kommunens forhandlinger med regeringen om kommunens økonomi, sager om kommunens forhandlinger om overenskomster på arbejdsmarkedet samt andre sager, hvor kommunen er repræsenteret som forhandlingsberettiget part.
D: Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den 1. i en måned, eller som vedrører ansatte i lederstillinger.
3. Skatteområdet
A: Ligningsager efter 1970 for år, der ender på 9, med mindre sagerne er kasseret i medfør af de hidtil gældende bestemmelser.
B: Vurderingsfortegnelser og årsomvurderingsfortegnelser til og med 17. almindelige vurdering.
4. Folkeregister
A: Hovedregisterkort, herunder omskrevne registerkort fra tidsrummet indtil 1978.
B: Afgangsregisterkort fra tidsrummet indtil 1978.
C: Folkeregisterbilag, der på grund af tidligere ødelæggelse af register opbevares som erstatning for de ødelagte kort.
D: Mikrofilm, som erstatter makulerede eller ødelagte hoved- og afgangsregisterkort.
5. Social- og sundhedsområdet
A: Alle sociale personsager om børn og unges anbringelse uden for hjemmet.
B: Alle sager om integration af flygtninge.
C: Sociale personsager, som efter kommunens egen vurdering er af særlig eller principiel karakter.
D: Andre sociale personsager, som er henlagt efter cpr-numre, og hvor nummeret begynder med 01.
6. Plan-, teknik-, og miljøområdet
A: Kommuneplaner og lokalplaner, såvel oplæg som vedtagne planer.
B: Byggesager, som efter kommunens egen vurdering er af særlig eller principiel karakter.
C: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager.
D: Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg, herunder vand-, gas-, el- og kloakanlæg.
E: Forureningsrapporter.
F: Sager om godkendelse og tilsyn med forurenende virksomheder.
G: Matrikelprotokoller samt hovedmatrikelkort og –tegninger.
H: Begravelsesprotokoller og gravstedsregistreringer samt planer og tegninger over kirkegårde.
7. Undervisnings- og kulturområdet
A: Skoleplaner og undervisningsplaner.
8. Øvrighedsforretninger m.v.
A: Valgbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelser af liste- og valgforbund, samt klager over valg.
B: Borgerlige ægteskabsbøger, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 134 af 25. september 1989 om ægteskabs indgåelse.
C: Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater, der administreres af kommunen.
D: Sager om alkoholbevilling, som behandles af Københavns Magistrat.
9. Arkivalier fra kommunens institutioner
A: Vedtægter, forhandlingsprotokoller og mødereferater.
B: Oplysninger, der er nødvendige for udstedelse af eksamensbevis, m.v.
C: Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l.
D: Fortegnelse over elever, børn, beboere, klienter, m.v.
E: Sager om enkelte elever, børn, beboere, klienter, m.v., der er født den 1. i en måned.
F: Fundatser og forhandlingsprotokoller for legater og fonde, administreret af institutionen.
G: Sager, som efter kommunens egen vurdering er af principiel karakter, eller som i særlig grad belyser institutionens virksomhed.
H: Fra sociale institutioner med amtskommunale opgaver bevares desuden:
Alle sager anlagt før 1980 om enkelte elever, beboere mv. fra de centrale institutioner inden for åndsvageforsorgen.
Alle sager anlagt før 1980 om enkelte elever, beboere mv. fra de centrale institutioner inden for Døve- og Blindeforsorgen.
Arkivalier, som efter kommunens egen vurdering i særlig grad belyser institutionens virksomhed, herunder materiale om forsøgs- og udviklingsarbejde.
I: Fra gymnasier, HF- og studenterkurser samt VUC bevares desuden:
Særlige eller principielle sager, hvor bestyrelsen i henhold til lovgivningen træder i kommunens sted.
Mødereferater fra rektorforeninger o.l. i perioder, hvor institutionen har fungeret som sekretariat.
Et eksemplar af institutionens årsberetninger og studievejledninger m.v.
Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisningen og udviklingen af undervisningen, som ikke er indberettet til en overordnet myndighed.
Materiale af særlig eller principiel karakter om særligt HF-kursus for fremmedsprogede (GIF).
Eksamensbedømmelser indtil 1996 samt efter 1996 i tilfælde, hvor eksamensprotokollen ikke føres og indberettes elektronisk.
Prøveprotokoller vedrørende uddannelsesforløb, der afsluttes med en prøve frem for eksamen, med mindre prøveresultaterne indberettes til en overordnet myndighed.
10. Arkivalier fra De Videnskabsetiske Komitéer for Københavns og Frederiksberg Kommuner
Vedtægter, forhandlingsprotokoller, mødereferater.
Forskningsprojekter
Dog kasseres:
Projekter om forsøg med lægemidler.
Projekter, hvor komitéen har fungeret som sekundærkomité.
Bilag 2
Kassationsfortegnelse
Følgende arkivalier kasseres uanset bestemmelserne i bilag 1:
Regnskabsmateriale, bortset fra arkivalier, som skal bevares i henhold til bilag 1, afsnit 2.A.
Stillingsansøgninger, der ikke har ført til ansættelse.
Sager om bygningsmæssig drift, udstyr og forsyninger.
Sager om kontorhold, -maskiner samt inventar m.v.
Dokumenter, som er indskannet i et elektronisk system.
Samlinger af materiale, der alene er tilvejebragt med henblik på inddatering i elektroniske registre, databaser m.v. (inddata).
Samlinger af udskrifter fra edb-systemer, der alene anvendes til opslag, orientering og kontrol (uddata).
Publiceret materiale (pjecer, brochurer, internetudskrifter, m.v.), som ikke har givet anledning til sagsbehandling.
Andet materiale, der er modtaget til orientering, og som ikke har givet anledning til sagsbehandling.
Materiale om fremstilling af myndighedens publikationer, herunder internetsider (udkast, korrekturer m.v.).
Overtallige kopier, ekstra udskrifter af dokumenter m.v.
