Bekendtgørelse om aflevering af offentlige papirarkivalier til
Statens Arkiver
I medfør af §§ 13 og 14 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed og efter drøftelse med de kommunale parter fastsættes:
Bestemmelserne i denne bekendtgørelse gælder for offentlige papirarkivalier, som afleveres til Statens Arkiver.
Statens Arkiver anviser en plan for ordning, m.v., af statslige arkivalier, som skal afleveres.
Stk. 2. Myndighedernes afleveringsforberedende arbejde omfatter
udskillelse af materiale, som ikke skal bevares,
eventuel udbedring af skader på arkivalier,
pakning og mærkning af arkivalier efter Statens Arkivers anvisninger,
eventuel udarbejdelse af dokumentation af arkivalierne,
fortegnelse over arkivalier, der afleveres og
fortegnelse over arkivalier, som undtages fra aflevering som videnskabelig samling, eller hvis aflevering på grund af modstående hensyn udskydes.
Stk. 3. Statens Arkiver fastsætter efter drøftelse med den enkelte myndighed en tidsplan for udførelsen af det afleveringsforberedende arbejde.
Kommunen indsender en ordningsplan for de arkivalier, som ønskes afleveret. Ordningsplanen skal indeholde oplysninger om:
arkivaliernes sortering,
arkivaliernes søgbarhed,
tilintetgørelse af arkivalier, som ikke skal bevares,
eventuel udbedring af skader på arkivalier og
eventuel udarbejdelse af dokumentation af arkivalierne.
Stk. 2. Statens Arkiver godkender ordningsplanen.
Stk. 3. På grundlag af ordningsplanen pakker, fortegner og mærker kommunen sine arkivalier efter Statens Arkivers anvisninger.
Statens Arkiver godkender myndighedernes afleveringsforberedende arbejde.
Stk. 2. Konstateres det, at det afleveringsforberedende arbejde ikke er gennemført efter de anvisninger, der er givet af Statens Arkiver, skal de konstaterede mangler ved udførelsen af det afleveringsforberedende arbejde udbedres ved myndighedens foranstaltning eller for myndighedens regning.
Overførsel af arkivalier til Statens Arkivers magasiner finder sted efter aftale mellem den afleverende myndighed og vedkommende arkiv.
Stk. 2. Når arkivalierne er modtaget, meddeler Statens Arkiver kvittering for modtagelsen.
Stk. 3. Efter modtagelsen overgår ansvaret for arkivaliernes fremtidige bevaring til Statens Arkiver.
Bekendtgørelsen træder i kraft den 1. oktober 2004.
Stk. 2. Samtidig ophæves cirkulære nr. 194 af 20. november 2001 om aflevering af statslige myndigheders papirarkivalier til Statens Arkiver.
/Kirsten Villadsen Kristmar
