Bekendtgørelse af lov om firmapensionskasser § 39

Den gældende § 28 i lov om tilsyn med firmapensionskasser foreskriver, hvornår bestyrelsen i firmapensionskassen er beslutningsdygtig (quorumkrav).

Den foreslåede § 39 er en delvis videreførelse af gældende ret. Som noget nyt indføres dog stk. 1, 4. pkt., hvorefter et medlem af bestyrelsen kan vælge at give en fuldmagt til et andet medlem af bestyrelsen i stedet for at indkalde en suppleant. Som en konsekvens heraf ændres ”til stede” til ”repræsenteret” i stk. 1, 1. pkt. Ændringen sker for at bringe bestemmelsen i overensstemmelse med selskabslovens regler.

Den foreslåede bestemmelse i § 39 foreskriver, at bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af medlemmerne er repræsenteret (quorumkrav). Vedtægterne kan foreskrive skærpede quorumkrav. Med forbehold for bestemmelsen i § 36 skal samtlige bestyrelsesmedlemmer have haft adgang til at deltage i sagens behandling, så vidt det er muligt. Såfremt et medlem af bestyrelsen har forfald, skal der gives suppleanten adgang til at træde i medlemmets sted, så længe forfaldet varer, hvis ikke medlemmet er repræsenteret på anden vis. Beskyttelseshensynet bag bestemmelsens quorumkrav er, at bestyrelsen ikke bør være kompetent til at kunne varetage sine forpligtelser, medmindre et vist antal af medlemmerne har deltaget aktivt i drøftelserne og beslutningen.

Inhabile medlemmer af bestyrelsen må ikke tælles med ved afgørelsen af, om lovens og vedtægternes krav til beslutningsdygtighed er opfyldt. Der henvises til lovforslagets bemærkninger til § 36. Hvis en beslutning ikke kan træffes af bestyrelsen på grund af inhabilitet og deraf manglende opfyldelse af quorumkravet, antages det, at beslutningen kan træffes af generalforsamlingen, forudsat at beslutningen ikke er åbenbart egnet til at skaffe visse medlemmer eller andre en utilbørlig fordel på andre medlemmers eller firmapensionskassens bekostning. Dette gælder dog ikke ved beslutninger, som er tillagt et bestemt organ ved lov, og hvor baggrunden herfor er et beskyttelseshensyn over for f.eks. direktionen eller en minoritetskapitalejer.

I praksis giver det sommetider i relation til de gældende regler anledning til tvivl, i hvilket omfang ikke tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer kan give tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer fuldmagt til at handle eller stemme på deres vegne på bestyrelsesmøder, der afholdes ved fysisk fremmøde. Dette skyldes, at den gældende regel foreskriver, at over halvdelen af bestyrelsens medlemmer skal være ”til stede”.

Hvis en bestyrelse f.eks. består af 5 medlemmer, kræves det ifølge de gældende regler, at mindst 3 af medlemmerne er ”til stede” på et møde, der afholdes. Der stilles i henhold til lovforslaget ikke længere krav om fysisk fremmøde. De 3 kan eventuelt bestå af en eller flere suppleanter eller tildelte fuldmagter.

Det antages, at aftalelovens almindelige fuldmagtsregler finder anvendelse på denne situation, men med lovens nødvendige tilpasninger. Dog kan der alligevel opstå tvivl, fordi de gældende regler forudsætter faktisk fysisk fremmøde.

I det foreslåede stk. 1, 1. pkt., beskrives quorumkravet, som ikke nødvendigvis forudsætter faktisk fysisk tilstedeværelse, når der er tale om møder, der afholdes ved fysisk fremmøde, jf. den ændrede formulering ”repræsenteret”. Denne formulering er indsat for at sikre, at quorumkravet fremover godt kan opfyldes ved brug af fuldmagter.

Fuldmagter tæller som udgangspunkt med, men der kan være afvigelser herfra, f.eks. hvis en vedtægtsbestemmelse eller firmapensionskassens forretningsorden foreskriver noget andet. Bestyrelsen kan ligeledes træffe beslutning om, at fuldmagter ikke kan tælles med.

Brug af fuldmagt svækker ikke ansvaret for det enkelte bestyrelsesmedlem. Der bør ske stillingtagen til spørgsmålet om brug af fuldmagter i bestyrelsens forretningsorden.

I medfør af det foreslåede stk. 1, 2. pkt., må en beslutning ikke træffes, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer af bestyrelsen har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Dette er en vigtig ordensforskrift. Det påhviler bestyrelsesformanden at sikre, at samtlige medlemmer af bestyrelsen indkaldes til møde samt får adgang til at deltage i sagens behandling. Der henvises i øvrigt til lovforslagets § 38.

I det foreslåede stk. 1, 3. pkt., fremgår, at såfremt et medlem af bestyrelsen har forfald, og er der valgt en suppleant, skal der gives suppleanten adgang til at træde i medlemmets sted, så længe forfaldet varer.

Bestemmelsen medfører, at en suppleant for et bestyrelsesmedlem indkaldes, hvis et bestyrelsesmedlem har forfald, og der er valgt en suppleant. Her gælder, at suppleanten har samme stilling som det medlem, suppleanten træder i stedet for.

Firmapensionskassen bør i sin forretningsorden tage stilling til spørgsmålet om, i hvilket omfang der skal ske skriftlig orientering af suppleanterne både i relation til beslutninger truffet på bestyrelsesmøder, hvor suppleanterne ikke deltager, og i forbindelse med indkaldelse til et bestyrelsesmøde. Det vil således blive anset for betryggende at suppleanten er stedfortræder, hvis suppleanten løbende har modtaget materiale.

Som noget nyt i forhold til den gældende bestemmelse i § 27 i lov om tilsyn med firmapensionskasser foreslås det i stk. 1, 4. pkt., at medmindre andet er besluttet af bestyrelsen eller fastsat i vedtægterne, kan et medlem i enkeltstående tilfælde give fuldmagt til et andet medlem i stedet for at indkalde en suppleant, hvis dette er betryggende henset til emnet for drøftelserne.

Bestemmelsen medfører, at der i enkeltstående situationer kan gøres brug af fuldmagt, hvis dette vurderes hensigtsmæssigt.

De almindelige aftaleretlige regler om fuldmagter finder i givet fald anvendelse herunder reglerne om, at det fuldmagtsgivende medlem kan ifalde ansvar på grund af passivitet, hvis fuldmægtigen har overskredet sin bemyndigelse.

Fuldmagter til andre medlemmer af bestyrelsen bør kun gives i enkeltstående tilfælde og i forhold til et konkret spørgsmål, dvs. ikke i form af en stående fuldmagt.

Fuldmagter bør kun tælle med, hvis dette er betryggende i lyset af emnet for drøftelserne, og det bør kun kunne benyttes i helt enkeltstående tilfælde. Formanden for bestyrelsen skal således konkret vurdere, om der er behov for at udskyde diskussionen til et nyt møde. Det kan således efter omstændighederne være uhensigtsmæssigt at tælle fuldmagter med, hvis der er tale om beslutninger af usædvanlig karakter eller om beslutninger med omfattende konsekvenser for firmapensionskassen, medlemmerne og pensionsmodtagerne.

Det foreslås i stk. 2, at de anliggender, der behandles i bestyrelsen, afgøres, for så vidt der ikke efter vedtægterne kræves særligt stemmeflertal, ved simpelt stemmeflertal. Det kan i vedtægterne bestemmes, at formandens stemme skal være afgørende i tilfælde af stemmelighed.

Vedtægterne kan ligeledes bestemme, at afgørelser i bestyrelsen kræver vedtægtsmajoritet, dvs. 2/3, eller enstemmighed.

Hvis vedtægterne ikke indeholder bestemmelser herom, må et forslag i tilfælde af stemmelighed betragtes som ikke vedtaget. Forslaget kan herefter eventuelt indbringes for generalforsamlingen.