Bekendtgørelse af lov om firmapensionskasser § 38

Det følger af den gældende § 27 i lov om tilsyn med firmapensionskasser, hvilke regler der gælder for afholdelse af bestyrelsesmøder i firmapensionskasser, herunder hvem der indkalder til bestyrelsesmøder, og hvem der kan forlange, at formanden skal indkalde til bestyrelsesmøder.

Den foreslåede bestemmelse er en videreførelse af gældende ret. Det foreslås dog at lade ansvarshavende aktuars rettigheder udgå, så den ansvarshavende aktuars ret til at forlange, at bestyrelsen indkaldes til et bestyrelsesmøde, ret til at deltage og udtale sig ved bestyrelsens møder samt ret til at få sin mening indført i protokollen, ikke længere fremgår af bestemmelsen, da kravet om at firmapensionskassen skal antage en ansvarshavende aktuar, ikke videreføres. Ændringen er ikke til hinder for, at firmapensionskassens vedtægter foreskriver antagelse af en ansvarshavende aktuar, og herved tillægger ham de samme rettigheder som efter den gældende § 27, stk. 1 og 2, i lov om tilsyn med firmapensionskasser.

Det foreslåede stk. 1 foreskriver, at bestyrelsesformanden skal sørge for, at bestyrelsen holder møde, når dette er nødvendigt, og at formanden skal påse, at samtlige medlemmer indkaldes. Et medlem af bestyrelsen, en direktør eller en revisor kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. En direktør eller en revisor har ret til at deltage i bestyrelsesmøder, medmindre bestyrelsen i en konkret sag træffer anden bestemmelse. Direktøren og revisorens ret til at deltage i bestyrelsesmøderne er uafhængig af om mødet afholdes ved fysisk fremmøde, skriftligt eller elektronisk. Deres ret er således ikke begrænset til bestyrelsesmøder, der afholdes med fysisk fremmøde. Derudover har en direktør eller en revisor ret til at udtale sig ved bestyrelsesmøder.

Hensigten med bestemmelsen er, at direktører og revisorer sikres information på samme niveau som bestyrelsesmedlemmer, samt at disse får mulighed for direkte at orientere bestyrelsen om henholdsvis regnskabsmæssige forhold og andre forhold, der er af væsentlig betydning for firmapensionskassen. Som en konsekvens heraf må det forudsættes, at direktører og revisorer modtager dagsorden med bilag på lige fod med bestyrelsesmedlemmer.

Formanden bestemmer indkaldelsesmåden og varslet, i det omfang dette ikke er bestemt i bestyrelsens forretningsorden. Bestyrelsen fastsætter selv regler for afholdelse af møder, herunder for behandling af spørgsmål, som ikke er sat på dagsordenen.

Det foreslåede stk. 2 sikrer, at der føres en protokol over forhandlingerne i bestyrelsen. Protokollen skal underskrives af samtlige tilstedeværende medlemmer. Underskriften kan ske digitalt. Et bestyrelsesmedlem, en revisor eller en direktør, der ikke er enig i bestyrelsens beslutning, har ret til at få sin mening indført i protokollen.

Af hensyn til senere mulighed for dokumentation og eventuelt placering af ansvar skal protokollen være en forhandlingsprotokol, der afspejler bestyrelsens drøftelser, og ikke kun en beslutningsprotokol, der gengiver den endelige beslutning. Desuden skal det bagefter være muligt at genfinde forudsætningerne for de drøftelser, der har fundet sted.

Som udgangspunkt fritager det ikke et bestyrelsesmedlem for senere at ifalde ansvar, at vedkommende ikke har deltaget i et møde eller ikke underskrevet protokollen. Medlemmer af bestyrelsen, som ikke har deltaget i et møde, bør derfor efterfølgende orientere sig i protokollen og få det ført til protokols, såfremt vedkommende ikke er enig i de trufne beslutninger.

I lyset af det ansvar, der følger med at påtage sig hvervet, tilkommer der ethvert medlem af bestyrelsen fuld adgang til at gøre sig bekendt med indholdet af forhandlingsprotokollen. Tiltrædende medlemmer har således også ret til at gennemse tidligere protokoller. Protokollen kan føres elektronisk. I den forbindelse skal bestyrelsen tage højde for, hvordan det sikres, at den elektroniske version af protokollen er den ægte.

I det foreslåede stk. 3 er det et krav, at bestyrelsen skal udarbejde en forretningsorden, hvori den træffer nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Forretningsordenen skal overholde en række minimumskrav. Der henvises til bemærkningerne til stk. 4.

Forretningsordenen skal definere indholdet af bestyrelsens hverv mv.

Det foreslås med lovforslagets § 116, stk. 2, 1. pkt., at strafbelægge overtrædelse af stk. 3. Ansvarssubjektet for overtrædelse af bestemmelsen er bestyrelsen. Den strafbare handling består i undladelse af at træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af bestyrelsens hverv.

I det foreslåede stk. 4 får Finanstilsynet hjemmel til at fastsætte nærmere regler om de krav, som skal stilles til indholdet af bestyrelsens forretningsorden.

Ligesom bl.a. livsforsikringsselskaber er firmapensionskasser på grund af deres samfundsøkonomiske betydning underlagt omfattende regulering, og disse virksomheder beskæftiger sig i øvrigt ofte med komplekse forretningsområder. Bestyrelsen i en firmapensionskasse har derfor mange forpligtelser, der er en følge af virksomhedens særlige karakter. Af særlige forpligtelser kan nævnes udarbejdelse af politikker, fastlæggelse af firmapensionskassens risikoprofil og opfølgning på, om kravene i lovforslagets § 34 i øvrigt er opfyldt. Virksomheden bør sikre, at sådanne særlige forpligtelser inddrages hvor relevant i forhold til forretningsordenen for virksomheden.

Den tilsvarende bemyndigelse i den gældende lovs § 27, stk. 4, er i dag anvendt til udstedelse af bekendtgørelse nr. 1577 af 15. december 2010 om ledelse og styring af firmapensionskasser (ledelsesbekendtgørelsen). Af ledelsesbekendtgørelsens bilag 5 fremgår reglerne for tilrettelæggelse af arbejdet i bestyrelsen i firmapensionskasse. Bilag 5 foreskriver bl.a., at forretningsordenen skal indeholde bestemmelser om bestyrelsens konstitution og skriftlige og elektroniske bestyrelsesmøder samt procedurer for bestyrelsens løbende stillingtagen til firmapensionskassens forretningsmodel, risikoprofil, organisation og ressourcer. Ledelsesbekendtgørelsen og bilag 5 forventes videreført.