Datatilsynets tilsyn med Holstebro Kommunes fortegnelser over behandlingsaktiviteter gav anledning til opdatering af vejledning

Datatilsynet gennemførte i 2018 et tilsyn hos Holstebro Kommune for at vurdere, om kommunen overholdt kravet om at føre fortegnelser over behandlingsaktiviteter, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 30. Tilsynet undersøgte, om kommunens fortegnelser kunne bruges til de formål, der ligger til grund for kravet om fortegnelser. Datatilsynet fokuserede på, om fortegnelserne gav et tilstrækkeligt overblik over behandlingsaktiviteterne, og om de var udarbejdet på en måde, så den efterspurgte information klart kunne udledes direkte af fortegnelserne.

Kategorier af registrerede og personoplysninger

• Datatilsynet bemærkede, at Holstebro Kommunes fortegnelser indeholdt en oplistning af kategorier af registrerede, men at det ikke altid var klart, hvad disse kategorier dækkede over.
• Kommunen anvendte afkrydsningsfelter for Databeskyttelsesloven § 6, 9 og 10-oplysninger, men uden at specificere hvilke konkrete oplysninger der blev behandlet.

Kobling mellem kategorier

• Det var uklart, hvilke kategorier af personoplysninger Holstebro Kommune behandlede om de enkelte kategorier af registrerede.

Kategorier af modtagere

• Datatilsynet konstaterede, at det ikke var klart, hvilke kategorier af personoplysninger der blev videregivet til de modtagere, som kommunen havde anført i fortegnelsen.

Slettefrister

• Holstebro Kommune henviste til de anbefalede slettefrister i kommunernes emnesystematik, KLE.

Sikkerhedsforanstaltninger

• Kommunen henviste generelt til sin informationssikkerhedspolitik.

Tv-overvågning

• Det fremgik ikke af fortegnelserne, om kommunen behandlede personoplysninger i forbindelse med tv-overvågning.

Datatilsynet konkluderede, at visse afsnit af Holstebro Kommunes fortegnelser rejste udfordringer i forhold til formålet med at føre fortegnelser. Datatilsynet fandt dog ikke anledning til at udtale kritik.

Centrale punkter i afgørelsen:

• Datatilsynet fandt, at flere afsnit i kommunens fortegnelser ikke gav et tilstrækkeligt overblik over behandlingsaktiviteterne.